Hace poco os dábamos algunos consejos para agilizar la gestión de correos electrónicos. Explicábamos que los gestores documentales, a menudo, incorporan diversas funcionalidades que agilizan el archivado de los documentos que recibimos a través del correo electrónico. Veíamos que se trata de herramientas que hay que manejar de forma manual y resultan perfectamente aptas si no recibimos un volumen elevado de emails. Lo cierto es que son herramientas muy cómodas que nos permiten archivar sin tener que cambiar de aplicación. Sin embargo, gracias a la automatización a través de centros de gestión de correo, el proceso puede realizarse de forma totalmente autónoma. Conseguiremos que ese proceso sea perfectamente independiente y podremos evitar que nuestros empleados dediquen tiempo a esas tareas.

AUTOMATIZACIÓN O CÓMO OLVIDARNOS DEL CAOS

Generalmente, en los buzones se acumula correo de muy diversa naturaleza y esto dificulta el cribaje y el archivado. Es cierto que muchas empresas toman la decisión de dedicar una dirección de correo exclusiva para la recepción de cierto tipo de contenido. Por ejemplo, es muy típico crear una dirección del tipo proveedores@dominio.es donde se reciben exclusivamente las facturas de proveedores. O bien, soporte@dominio.es para recibir ahí las incidencias, si la empresa proporciona algún servicio de mantenimiento a clientes.

Siempre se nos colará algún mensaje publicitario o cargado de malware, pero las aplicaciones de correo ya disponen de un buen sistema de detección de mensajes infectados o publicitarios. Así, estos mensajes suelen ser dirigidos de inmediato a bandejas de mensajes infectados o directamente se eliminan. Esto habitualmente se puede programar y/o configurar para profundizar en el detalle de la criba.

En cuanto a la configuración de los centros de gestión de correo, se realiza en base a parámetros. Es muy difícil que lleguen a archivar por error en nuestro gestor documental una información no deseada. Podemos establecer desde qué cuentas queremos que estén a la escucha como el formato de los archivos adjuntos o si queremos que se archive también el cuerpo del mensaje en sí. Podemos elegir que esos emails, una vez gestionados, se marquen como leídos o que directamente se eliminen. Una vez capturada la información, se procede a procesarla.

EXTRACCIÓN AUTOMÁTICA DE DATOS: LA MAGIA DE LAS PLANTILLAS

Parece magia, pero no lo es: recibimos una factura adjunta en un correo y de forma automática se descarga, se firma con el certificado digital, se clasifica según su tipo, se extraen sus metadatos en base a lectura OCR basada en plantillas y se archiva. Una vez archivada, puede disparar un flujo de trabajo que envíe una notificación al usuario indicado, avisándole de que tiene una factura, por ejemplo, pendiente de contabilizar.

Todo esto puede pasar mientras el contable se toma un café. Volverá a su escritorio después del merecido descanso y observará que el sistema, amigablemente, ha hecho él solito una serie de tareas un poco engorrosas y lentas si hubiera tenido que hacerlas él a mano.

El contable ya solo tiene que gestionar el asiento en el ERP. Se puede haber ahorrado más de un 80% del tiempo total de la gestión. Incluso si vamos un poquito más allá, podemos establecer parámetros para que la contabilización se realice también de forma automática. Pero de eso hablaremos otro día.

Hemos puesto el ejemplo de las facturas de proveedores, pero esto lo podemos llevar a cualquier escenario, proceso, necesidad y tipo documental. En GDX solo necesitamos que nos expliques cómo trabajas en la actualidad y qué necesidades detectas, para que te propongamos la solución que se ajuste a tu medida.

OPCIONES DE CENTROS DE GESTIÓN DE CORREO

En cuestión de Centros de Gestión de Correo, existe una gran variedad en el mercado para implementar en tu compañía el que mejor se adapte a vuestras necesidades. Vamos a hacer un repaso rápido.

egedexMail

En GDX disponemos de egedexMail, una aplicación de desarrollo propio que es capaz de acceder a una cuenta de correo electrónico y descargar la información que queramos extraer del mismo. Después, la redirige a una plataforma de gestión documental como puede ser Docuware u otras, ya que puede integrarse con un gran abanico de opciones. Se extraerá la información necesaria de forma automática en base a la configuración que queramos. Esta aplicación es perfecta para aquellos proyectos en los que el cliente no dispone o no quiere adquirir plataformas más robustas y costosas que ya incorporan esta funcionalidad por defecto. Por ejemplo, ABBYY o AuraQuantic, que son las que veremos a continuación.

ABBYY

En ABBYY se dispone de esta funcionalidad por defecto. Si ya cuentas con licencia en tu compañía, a través de la plataforma ABBYY podrás mejorar la satisfacción de clientes, proveedores y empleados. Se acortan los tiempos de procesamiento y respuesta con el direccionamiento y la clasificación automáticos de correo. Procesa todo tipo de documentos estructurados, como formularios, pero también no estructurados, como correspondencia genérica. Con el uso de esta funcionalidad se logra mayor rapidez para iniciar, asistir y completar cualquier transacción. Esto repercute de forma directa en una importante reducción de los costos operativos.

AuraQuantic

En AuraQuantic también es posible capturar y almacenar información sin importar la fuente de la que procedan los documentos. Para el caso de la integración con el correo electrónico, dispone de un amplio abanico de mecanismos que permiten la conexión con datos externos. El Conector Email analiza cualquier correo recibido según ciertas condiciones definidas, iniciando automáticamente el proceso si dichas condiciones se cumplen. Podemos configurar tantas configuraciones como sean necesarias.

¿El resultado de cualquiera de ellas? Un registro en nuestra plataforma de gestión documental con la información de metadatos desglosada en campos. Por ejemplo: Remitente, Asunto, Tipo documental, Fecha del documento, Fecha de vencimiento, Número del documento, Emisor, CIF, Domicilio, Líneas de detalle, Base Imponible, Tipo de IVA, IVA, Total, Albaranes, Estado… ¡Listo para visualizar o descargar a través de búsquedas!

Además, toda esta información extraída puede recogerse en un archivo estructurado y ser dirigida de forma instantánea al ERP, en el caso de documentos que deban ser contabilizados. O, como ya hemos comentado: cualquier documento puede disparar un proceso de validación por niveles que también puede terminar en el ERP o donde se desee.

¿Te gustaría explorar las posibilidades que estos centros de gestión de correo te brindan para solventar la gestión del correo electrónico en tu compañía? Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de ampliarte información y estudiar tu caso para proponerte la solución que mejor se adapte a tus necesidades.