Claves para agilizar la gestión de gastos de empleados

La aprobación, contabilización y archivo de tickets de los empleados, la gestión de gastos, son tareas engorrosas para cualquier empresa que, además, generan una gran cantidad de papel difícil de archivar por su formato irregular.

Gastos de viaje, estancias en hoteles, reuniones con clientes, eventos deportivos, combustible o restauración: gestionar todos estos pagos con los tickets o facturas en papel retrasa los reembolsos, produce deterioro en el papel, la tinta se borra a los pocos días y el gran volumen del papel engrosa los archivos. Con una simple app de gestión de gastos, reduciremos los tiempos de gestión en un 90% o más.

¿Cómo funciona la gestión de gastos?

La solución Okticket, que recomendamos desde GDX Group, agiliza el proceso, facilitando el escaneo desde el móvil de tickets y facturas sin necesidad de conservarlos físicamente, una vez les hagamos una foto con el móvil desde la app, que está disponible tanto para Android como para IOS.

1. Captura y validación

Cuando un empleado recibe una nota de gasto, simplemente tiene que acceder a la app de Okticket en su móvil y hacer una foto a la misma. Esta imagen viaja en tiempo real al servidor, donde pasará un escaneo OCR que extraerá toda la información necesaria: datos del emisor, desglose, IVA, base imponible, importe total, etc. La aplicación simplifica el registro de esta documentación puesto que es capaz de hacer una extracción de los datos de manera inteligente, que se basa en un proceso de reconocimiento automático totalmente transparente para el usuario.

2. Selección del tipo de gasto

Una vez realizado el escaneo, el empleado verá una nueva ventana en su móvil donde podrá elegir el tipo de gasto e IVA al que hace referencia el ticket escaneado: si se trata de dietas, hotel, gasolina, aparcamiento, etc. El documento físico ya se puede tirar, puesto que su homólogo digital tendrá toda la validez legal necesaria. Es más, hoy en día hemos comprobado que un objeto como un simple ticket puede ser un elemento portador de virus que facilite la transmisión y contagio. De esta manera, eliminaríamos esa posibilidad, ya que el documento no viajará a través de muchas manos hasta acabar en la caja de un archivo.

3. Digitalización certificada

Todos los documentos que se escaneen estarán homologados por la Agencia Tributaria y por las Diputaciones Forales del País Vasco y Navarra. Esto significa que la empresa estará cubierta legalmente ante una auditoría o inspección fiscal ya que, aunque no conserve los documentos físicos, su versión digitalizada asegurará la autenticidad de la imagen e incorporará los metadatos que legitiman la trazabilidad del documento. Además, irá firmado digitalmente con la incorporación del certificado digital de la empresa, emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

4. Informes de gastos

Accediendo con su usuario a la web de Okticket, cada empleado podrá exportar fácilmente sus hojas de gastos en distintos formatos (pdf, csv…) para su comodidad, así como enviarlas para su aprobación y pago a los responsables que se hayan configurado en cada caso (por cada grupo de empleados, por cada centro de coste, etc.).

Con Okticket, el departamento de administración tendrá acceso en todo momento a la información del gasto generado por sus empleados. Esto proporciona una visión general del proceso en cualquier momento y mayor control sobre el mismo.

5. Seguridad y accesibilidad

Las notas de gastos archivadas están siempre disponibles para su consulta y gestión; al estar almacenados en la nube, se garantiza que todos los datos estarán protegidos para el empleado y sus responsables. Además, con la API de Okticket es posible conectar de forma bidireccional la aplicación con el software ERP (SAP, SAGE, etc.) y de RRHH de la compañía, así como con el gestor documental si lo hubiere. Por ejemplo, se podría introducir el documento a través de la app y realizar el flujo de aprobación y archivado a través de DocuWare, ya que ambas soluciones estarían integradas.

Por otro lado, para evitar el fraude, la app no admite el registro de archivos que no estén generados por la propia app. Para cumplir con los requerimientos de la AEAT para la homologación certificada de tickets y facturas, no es posible subir archivos externos que hayan podido ser manipulados o editados: cualquier documento en PDF o foto del carrete no se admitirá en la aplicación.

6. Personalización del entorno

En GDX Group, nuestro equipo de consultores realizará un informe funcional con los procesos internos de la compañía que sea necesario replicar en la app, de modo que se establezcan usuarios y permisos, perfiles de aprobadores, alta de centros de coste, campos personalizados en los formularios de la plataforma, limitaciones temporales de gasto o importe fijo por kilometraje. En función de los roles designados y del flujo de trabajo definido, la aplicación mostrará unas opciones diferentes para cada tipo de usuario y se podrán establecer alertas.

7. Gestión de pagos y recuperación de IVA

Cuando los aprobadores visan el gasto, se genera un registro contable para proceder al pago. Además de la emisión del fichero, se puede realizar conciliación con tarjeta, establecer anticipos y demás personalizaciones que reflejen el procedimiento interno exacto de la compañía y siempre en base a sus necesidades (nuestro equipo de consultores propondrá mejoras, si las detectara). La inmediatez que proporciona esta aplicación facilita la comunicación con el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).

También es posible acceder al servicio de recuperación de IVA que ofrece Okticket y que puede contratarse como un módulo extra. Funciona tramitando con los proveedores la generación de las facturas, agrupando tickets del mismo origen. Para grandes volúmenes de notas de gasto, este reembolso puede ser realmente elevado y superará con creces el retorno de la inversión realizada en la aplicación Okticket.

Nuevas funcionalidades: teletrabajo

Durante los últimos meses y tras la experiencia del confinamiento y teletrabajo, el equipo de Okticket ha implementado nuevas funcionalidades que facilitan la gestión del gasto derivado del trabajo realizado desde el domicilio del empleado, tal y como obliga el nuevo Decreto-Ley 28/2020 de Trabajo a Distancia. Así, por ejemplo, el trabajador podrá informar fácilmente a la empresa de los gastos relacionados con material o suministros una vez reciba las notas de gastos correspondientes.

Si necesitas apoyo para tu implementación o estás buscando un Partner de garantía, estamos a tu disposición, ponte en contacto con nosotros y hablaremos para entender vuestra situación y necesidad. En GDX Group contamos con equipo de desarrollo propio, servicio técnico y soporte certificado.