Cómo abordar la transformación digital de la empresa: gestión de procesos y gestión de documentos

En la era de la omnipresencia de la tecnología, el camino natural en las empresas para abordar la transformación digital pasa por implementar sistemas que combinen tanto DMS (Document Management System) como BPMS (Business Process Management System). Ambos sistemas se basan en la digitalización, la automatización y la optimización de flujos de trabajo. Vamos a empezar definiendo estos conceptos:

• Un sistema de gestión documental o DMS es todo tipo de software diseñado con la intención de gestionar documentos. Este término incluye tanto a los sistemas de archivos como a otros programas que administran los documentos durante todo su ciclo de vida: desde la gestión de versiones hasta el archivado del documento, garantizando su integridad y su trazabilidad. En GDX trabajamos con DocuWare.
• Una plataforma para la gestión de procesos de negocio o BPMS es un software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos. Estos sistemas permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya existentes y la información que se va generando en la organización. En GDX nos apoyamos en la tecnología de AuraQuantic.

Para abordar correctamente la transformación digital, es importante considerar cuál es la mejor manera de utilizar una herramienta DMS, alineada con la estrategia digital de la empresa. Además, hay que evaluar al mismo tiempo cuál es el contexto adecuado para implementar una solución BPM como orquestador de procesos de la compañía.

Cómo abordar la transformación digital de la empresa

La efectividad de las iniciativas tomadas bajo lo que denominamos (r)evolución digital depende, por un lado, del potencial de la tecnología implementada y, por otro, del ritmo al que una organización pueda actualizar sus procesos. Es decir, si no podemos implementar nuevos procedimientos de manera efectiva o lograr un cambio en la forma de trabajar de los empleados, no seremos capaces de aprovechar esa transformación digital.

Es por ello que, para muchas empresas, el cambio en un determinado proceso, resultado de la implementación de una nueva tecnología, se convierte automáticamente en un área candidata para BPM. Y, al mismo tiempo, digitalizar procesos que antes se manejaban en papel representa el paso más fácil hacia la transformación digital.

La conclusión es clara: la digitalización de un documento en papel, combinada con un mecanismo de asignación de tareas dentro de un flujo de trabajo digital, permite una mejor gestión del proceso, garantiza la correcta ejecución de este, reduce los costes, aumenta la transparencia y, generalmente, facilita la vida de los empleados. Básicamente, una plataforma DMS combinada con un BPM nos permite salir de la Edad de Piedra, representada por procesos empresariales basados en documentos en papel.

La importancia de la integración para abordar la transformación digital

Como hemos visto, en la tipología tradicional de sistemas informáticos, la función principal del DMS es la digitalización de documentos. Nos referimos a funciones como registrar, escanear, clasificar, almacenar y compartir sus versiones digitales con quienes los necesitan y están autorizados a acceder a ellos. Por otro lado, el BPMS es la capa responsable de asignar tareas, manejar los procesos de aprobación y enrutar datos e información entre personas, departamentos y sistemas. Si nos proponemos abordar la transformación digital con estas tecnologías, pero sin una visión estratégica común, estas dos capas tienden a superponerse y volverse interdependientes.

Sin embargo, las cosas cambian cuando se trabaja con ambas plataformas integradas bajo un único paraguas estratégico. El sistema BPMS puede incorporar documentos gestionados por un DMS, lanzando un flujo de trabajo de aprobación (por ejemplo, para las facturas entrantes de una empresa). El flujo de trabajo impulsado por el BMPS también puede resultar de la recopilación de información y aprobaciones completadas en la capa de proceso (por ejemplo, acuerdos generados en el sistema basados en información que los empleados de ventas obtuvieron del cliente, análisis proporcionados por los departamentos de evaluación de riesgos, etc.).

Capacidad de adaptación al cambio

Además, la transformación digital trae consigo otra tendencia importante que está relacionada con el ritmo vertiginoso al que evolucionan los procesos. Debemos partir de la base de que las soluciones implementadas sufrirán modificaciones frecuentes. Esto puede ser debido a la necesidad de cumplir con regulaciones legales cambiantes, al deseo de una mayor optimización de los procesos, a nuevos avances tecnológicos, etc. Es por ello que resulta tan importante disponer de una plataforma BPMS basada en “código cero”. De esta manera, se requiere de menos tiempo para crear cualquier aplicación, siendo más fácil de modificar, en caso de que surja la necesidad.

En GDX Group somos expertos en AuraQuantic, que permite introducir cambios simples, inmediatos y controlados en el flujo de procesos y reglas de negocio. También permite realizar modificaciones en la capa de integración con sistemas de terceros, como nuestro DMS, DocuWare, en tiempo real, sin poner a la plataforma en riesgo de inestabilidad. En la práctica, no solo es más fácil cambiar las soluciones que se ejecutan en producción, sino también el proceso mismo de construcción. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a abordar la transformación digital de tu organización con las tecnologías más adecuadas.