Cómo realizar la gestión documental y administración de nóminas de forma automatizada

Casi todos los ámbitos de gestión están sufriendo cambios profundos en el contexto de la digitalización. En este sentido, el sector de los recursos humanos ha visto un nuevo amanecer desde la entrada en escena de los programas para la gestión documental y la administración de nóminas. La principal mejora para este departamento es que permite a sus responsables ocuparse de lo realmente importante: el empleado.

Los HRIS (Human Resources Information Systems) son sistemas diseñados para prestar soporte en las tareas de atención y gestión de personal. También favorecen un control más acertado de la trayectoria de cada trabajador, y le otorgan la opción de participar en flujos de trabajo relevantes para RR. HH., como son el control de gastos, la formación, etcétera.

Al margen de las múltiples funciones que nos ofrecen, si entendemos que cada tarea de administración genera un documento, la gestión documental optimizada potencia el registro de operaciones y de eventos relacionados con el trabajador (contratos, nóminas, expedientes…). No se trata solo de orden, ni de las evidentes ventajas de informatizar la gestión de documentos con respecto al manejo de sus contrapartidas físicas, sino también de integración de datos desde diferentes dimensiones para dotarnos de una perspectiva analítica nunca vista en este campo.

En suma, estamos ante una tecnología que favorece el aprovechamiento de las nuevas capacidades introducidas por la transformación digital que contribuyen al incremento de la productividad.

Gestión documental automatizada

Una de las posibilidades más interesantes para la administración del talento de la introducción de estos sistemas es que permite automatizar procesos en todas las fases que atraviesa el trabajador a lo largo de su relación con la empresa. Como puedes deducir, esto supone una ayuda de gran valor, que el departamento puede configurar de manera totalmente personalizada.

Disponer de una plataforma digital con registros maestros de todos los candidatos y empleados convierte su gestión en una operación programable asistida por el sistema. Los responsables pueden aplicar sus preferencias a cualquier proceso que sea susceptible de automatización: supervisión de días de vacaciones y autorizaciones, control de horas extraordinarias, entradas de retribución variable y un largo etcétera, y su asociación con procesos estándar de la administración, como suministros automáticos de información.

Administración de nóminas

Los componentes de nóminas favorecen una gestión simplificada de la administración de pagos y emisión de documentos justificativos. Ciertas soluciones, sobre todo las integradas en una plataforma más amplia, como un ERP, brindan una integración con contabilidad que actualiza los registros en ambos ámbitos y los conecta, para obtener trazabilidad del proceso de abono o reclamación.

La principal ventaja de contar con esta tecnología es el ahorro en horas de trabajo del que puede beneficiarse la empresa. El tratamiento de nóminas y la actualización de registros contables suponen procesos tediosos, que ocupan una parte importante del tiempo del personal de recursos humanos. Y, en este escenario digitalizado, ese tiempo que se ahorra en este particular puede traducirse en más horas dedicadas a otras tareas estratégicas, o incluso en la reducción del número de empleados necesarios para desarrollar el mismo trabajo.

Automatización del área de recursos humanos

Por supuesto, los procesos fácilmente estandarizables se pueden automatizar con mucha eficiencia, especialmente la gestión documental de la información básica entre empleador y empleado. Pero, ¿qué sucede con otras áreas de responsabilidad de RR. HH.? Te mostramos algunos ejemplos de cómo un HRIS soluciona o da soporte en actividades clave.

Selección de personal

El reclutamiento es una función básica del departamento. Por tanto, cualquier herramienta informática que se precie debe facilitarnos la captación de talento. Existen soluciones que nos dan la opción de realizar una criba asistida basada en criterios de clasificación previamente establecidos. Además, facilitan la trazabilidad de los resultados de las entrevistas y la negociación salarial.

Soporte al trabajador

Muchos trabajadores confiesan sentirse abandonados por RR. HH. y, cuando tienen que hacer una solicitud, a veces les resulta difícil cuadrar una cita con el responsable adecuado. Un HRIS cuenta con una infraestructura que funciona en ambos sentidos: por un lado, el empleado puede exponer sus necesidades en un portal habilitado para ello y, por otro, recibir una respuesta rápida por vía telemática. A lo largo de ese flujo el sistema almacena los datos generados en cada interacción, que pueden ser integrados en los informes.

Formación

Incluir formación en horas de trabajo siempre resulta difícil, debido al gran número de factores que hay que tener en cuenta. Sobre todo el más importante: la disponibilidad del trabajador. Con un HRIS, es posible compartir un calendario que se ajuste a la jornada de cada grupo de empleados y derivar el proceso de inscripción al terreno online.

A modo de conclusión, la gestión documental automatizada en el campo de los recursos humanos supone un soporte adicional que despeja las tareas repetitivas. Y, además, permite al propio empleado colaborar en la actualización de sus datos y otros trámites que, en el pasado, requerían la intermediación de un agente de RR. HH. para llevarse a cabo. ¿Tienes alguna duda? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.