Conoce los módulos de eGedex, plataforma electrónica de la administración
La e-Administración o Administración electrónica es la integración de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración pública. Es posible digitalizar toda la actividad administrativa de cualquier ayuntamiento a través de sistemas como eGedex. En tanto sea un sistema seguro y fácil de usar, puede ser aplicable a toda entidad que necesite adaptarse a tecnologías que mejoran sus actividades.
Una plataforma de e-Administración de alta calidad
eGedex es una plataforma modular de administración electrónica personalizable. Con este sistema, las diferentes tareas de la administración pública nunca habían sido tan fáciles. Con cada módulo se logra conjugar tres factores fundamentales que convierten a eGedex en un verdadero aliado: seguridad, escalabilidad y fácil funcionamiento. Conozcamos los principales módulos de esta plataforma digital y sus funciones.
Registro de entrada / salida
Es uno de los módulos esenciales en esta plataforma electrónica de la administración. Aquí se registra cada uno de los documentos físicos o digitales que deben ser archivados. A través del escaneo, digitaliza cualquier documento y lo guarda con hora y fecha de entrada o salida. Genera acuse de recibo e informes con listas de registros. Otras funciones como búsqueda y modificación de registros también están disponibles.
Ente módulo de eGedex puede ser integrado con otros programas para seguir gestionando los documentos. Cada entrada y salida puede ser guardada en un único registro para facilitar su gestión. En este libro se pueden realizar integraciones con otros libros de otras entidades. Es un módulo bastante completo con el que no existirá pérdida de información.
Portafirmas electrónico
El módulo de portafirmas de eGedex contribuye con el flujo de documentos aprobados o por aprobar, sin mucho esfuerzo. Cualquier miembro de la organización podrá solicitar firmas, mientras que quien la recibe podrá ver todas las solicitudes en un solo lugar. Puede conectarse con la plataforma @Firma y hacer uso de sus funciones. Lo mejor es que se pueden realizar aprobaciones múltiples de documentos.
Por otro lado, entre las ventajas de esta plataforma electrónica de la administración es que el funcionario podrá delegar las firmas a otro usuario. De esta manera el trabajo fluirá de forma óptima para todos los miembros. Permite insertar firmas y sellos o generarla desde un móvil. Es un módulo con muchas opciones, ideal para gestionar varios documentos a la vez en lugar de firmar uno por uno.
Gestor de expedientes
Con este módulo de eGedex ya no será problema hacer un seguimiento a los expedientes. Esta plataforma electrónica de la administración facilita la creación de plantillas adaptadas a la organización; establecer fechas para cada fase de este trámite y hacer el debido seguimiento de su estatus. Se puede crear las plantillas necesarias para cada tipo de expediente o trámite.
Notificaciones telemáticas
En eGedex entendemos que una plataforma electrónica de la administración no sería eficaz si no tienen un apartado de notificaciones fiable. Permite enviar notificaciones masivas o por bloques. En todo momento se podrá saber si la notificación fue recibida gracias al acuse de recibo. Y en cuanto a los registros, genera una notificación por cada registro hecho, con datos relevantes como fecha y hora exacta.
Órganos colegiados
Gestiona fácilmente cada resolución, como decretos de la Junta de Gobierno y otros organismos colegiados. Crea y gestiona libros de actas con su debido control de acceso para que solo personas autorizadas puedan entrar al libros y documentos relevantes. Como en otros módulos, también se podrá crear plantillas adecuadas para expedientes de cada entidad, y revisar el estado de cada una de ellas.
Gestión documental y archivo electrónico
Hay trámites de expedientes que tienen un curso finito, y que una vez terminado los papeles almacenados se vuelven un problema. Es en este sentido que la gestión de documentos electrónicos es la más adecuada para aligerar esfuerzos. En eGedex los documentos estarán seguros y autenticados. No solo permite eliminar documentos, sino que quedará un registro de ello.
Sede electrónica
Finalmente, eGedex no estaría completo sin un módulo dedicado directamente al usuario externo. La “versión electrónica” de una oficina de la Administración Pública puede estar “abierta” las 24 horas del día. Esto supone una mayor comodidad para los ciudadanos; quienes podrán iniciar y verificar el estado de sus trámites desde la comodidad de su hogar o desde cualquier lugar.
Cada uno de los trámites estarán bajo seguridad electrónica para que sean procedimientos personales. Además de ello, los ayuntamientos están en la obligación de plasmar de forma virtual toda la información pública que el español debe conocer. El objetivo es que el ciudadano pueda profundizar sobre el funcionamiento de la entidad.
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