Aunque en ocasiones tiende a subestimarse por parte de muchas empresas, la impresión masiva, descontrolada e innecesaria de correos electrónicos, facturas y todo tipo de documentos supone un auténtico despilfarro para las organizaciones. Miles y miles de folios malgastados inútilmente, tinta, tóner y otros consumibles, además del desgaste injustificado de las impresoras suponen, al final del año, un coste muy importante y, en gran parte, prescindible. 

Luego nos encontramos con otro factor que afecta al planeta y a la sociedad: el negativo impacto que el derroche de papel y de energía supone sobre el medio ambiente.

Por ello, todos debemos concienciarnos de la necesidad de optimizar nuestras impresiones. Un objetivo no tan difícil de conseguir si seguimos los siguientes consejos de ahorro de impresión en las empresas.

1. Imprimir únicamente lo que realmente necesitamos

A todos nos pasa que imprimimos muchos documentos por pura inercia que, una vez salen de la impresora, van a parar directamente a la papelera sin ni siquiera mirarlos. En su mayor parte se trata de correos electrónicos, borradores de cartas y otros documentos o facturas que podemos enviar por email. Esta única medida seguida de manera estricta ya nos puede suponer un ahorro muy notable en impresión.

2. Optimizar las impresiones con un enfoque en el ahorro

No siempre es posible dejar de imprimir. Pero sí se puede hacer una impresión responsable, con el objetivo de minimizar los gastos y ahorrar material y recursos. Especialmente en la impresión de documentos de uso personal o interno, podemos seguir las siguientes pautas sin problemas:

• Usar papel reciclado y reutilizarlo cuando sea posible. Ahorrar papel de oficina es clave para reducir los gastos derivados de la impresión.
• Imprimir por las dos caras
• Siempre que sea posible y la impresora lo permita, usar la impresión múltiple (imprimir varias páginas en una única hoja)
• Elegir una resolución menor o imprimir en modo borrador

3. Elegir cartuchos originales de alto rendimiento, reciclables y reutilizables

Aunque pueden ser algo más caros, los cartuchos originales de alto rendimiento suponen un importante ahorro económico, ya que pueden llegar a imprimir el doble de páginas. Por otro lado, muchos fabricantes ofrecen la opción de devolver los cartuchos vacíos para su reciclaje (nuevas utilizaciones) o su destrucción definitiva sin dañar el medio ambiente.

4. Actualizar los equipos con frecuencia

Comprar nuevos equipos es una de las mejores inversiones que podemos hacer, ya que los modelos de impresora más modernos, además de ofrecer una mayor calidad de impresión, suponen muchos otros beneficios. Ahorran energía y optimizan el gasto con funciones como el modo ahorro de energía, la liberación segura de la impresión (permite guardar las órdenes de impresión y ejecutarlas de golpe, lo que evita el calentamiento constante del tóner y el ahorro de energía), la impresión multipágina y otras opciones que se van sumando en cada nuevo modelo.

5. Sustituir las impresoras locales por las impresoras en red

Compartir impresoras por equipos de trabajo, además de ahorrar costes en la adquisición de los aparatos y promover una considerable reducción energética, promociona un uso de la impresión más responsable. El hecho de tener que desplazarse hasta una impresora común para recoger los trabajos impresos, provoca que la mayoría de empleados se piensen más lo que van a imprimir, enviando sólo los documentos que realmente necesitan tener en papel.

6. Implementar un sistema digitalizado de gestión documental

La implantación de un sistema de gestión documental permite disponer de todos los documentos de la empresa, incluyendo las facturas, en formato electrónico, pudiendo prescindir del papel y organizar, indexar y clasificar todo el papeleo de la empresa de manera ágil, rápida y eficiente.

Además, el software de gestión documental permite la integración con otras aplicaciones informáticas de la organización y el uso de APPs de almacenamiento online en tablets y smartphones. Todo esto se traduce en un aumento de la productividad de la empresa, el ahorro de costes y otras muchas ventajas. En lo que respecta a la impresión en papel, podemos afirmar que, salvo para cuestiones muy puntuales, casi deja de ser necesaria, prácticamente eliminándose, o reduciéndose al mínimo los gatos de impresión. 

7. Valorar la externalización de los servicios de impresión

En función de cuáles sean las necesidades de impresión de tu empresa, puedes plantearte la externalización (outsourcing) de este servicio. 

Los  servicios gestionados de impresión se adaptan a las necesidades reales de cada empresa, pudiendo llegar a un acuerdo de pago únicamente por las páginas efectivamente impresas.

La contratación de un servicio de este tipo elimina la necesidad de realizar inversiones en adquisición y mantenimiento de impresoras, así como ahorrar en compra de papel y otros consumibles. Permite, además, disponer de la última tecnología sin tener que actualizar frecuentemente los equipos. 

El seguimiento de estas pautas y recomendaciones te puede suponer un importante ahorro en costes de impresiones en oficina, sin que por ello se vea mermado la calidad de tus impresiones ni la imagen que ofrezcas a tus clientes, socios y proveedores.