La automatización de procesos es un fenómeno de alcance integral que está cambiando por completo nuestra forma de hacer las cosas. A los humanos no nos gustan las tareas repetitivas; sin embargo, a los ordenadores les encantan y están dispuestos a hacerlas por nosotros o asistirnos por el camino. Interesante, ¿verdad?

Un workflow está diseñado con un objetivo. Su implementación se lleva a cabo para mejorar la funcionalidad del propio proceso y eliminar al máximo la intervención humana. Esto supone un ahorro considerable en ciertos gastos fijos asociados a la gestión documental y a la operativa de eventos y actividades.

Pero, a pesar de que estamos rodeados de sistemas de automatización y subsistemas que hacen tareas programadas, a mucha gente le resulta difícil imaginar la aplicación de los workflows en el ámbito profesional. En realidad, casi cualquier procedimiento no creativo (y algunos creativos) asociado a tu negocio puede convertirse en un flujo automatizado.

Claro está, cada empresa es diferente, pero la mayoría realiza las mismas operaciones básicas dentro de las áreas contable, logística o comercial. Y la mayoría de ellas pueden automatizarse para incrementar la productividad. La mejor forma de demostrar el movimiento es andando y, por eso, a continuación vamos a mostrarte algunos ejemplos prácticos de este enfoque.

Ejemplos de automatización de procesos

Una funcionalidad básica: el registro y seguimiento de tareas pendientes

A veces, lo más difícil para tu personal es establecer en qué punto se encuentra una determinada tarea, quién se está encargando de ella o cuál es el plazo para terminarla. Hoy en día, con los sistemas de automatización se puede tener una trazabilidad absoluta del proceso e involucrar a los responsables de cada subtarea. Así cada usuario tiene un rol y, en función de este, unas tareas y plazos asignados.

Agilizar la toma de decisiones es una forma de automatizar procesos

Los datos son la base sobre la que tomar decisiones informadas; sin embargo y, especialmente en el caso de grandes empresas, resulta difícil recolectar, tratar e integrar información procedente de diferentes fuentes para tomar las mejores decisiones. Además, como bien sabes, la información puede perderse por el camino o estar incompleta.

Con un sistema informatizado que haga una gestión centralizada de workflows, esto no pasa. El responsable puede comprobar todos los requisitos asociados al cumplimiento de una tarea y reactivarla, de ser necesario, para recabar todos los datos que hagan falta.

Ampliar el tiempo de reacción de una empresa

Pensemos en el departamento comercial de una empresa y en la gestión que hace de sus clientes. Si cuenta con una red de sitios en Internet, incluyendo su propia web o sus perfiles sociales, es posible que reciba un gran número de visitantes y leads a lo largo del día y que los comerciales no pueden atenderles en un plazo razonable. Pues bien, es posible programar el envío de un email donde se informe de que pronto se establecerá contacto, todo mientras el lead está aún caliente.

También es posible programar respuestas automáticas o usar bots de conversación con respuestas preprogramadas a las principales dudas de tus clientes. En el ámbito logístico, una empresa puede mejorar sus tiempos de entrega mediante la gestión de pedidos y el picking automatizado. Las posibilidades son infinitas.

Acceso sencillo a la información relevante

Crear informes fiables requiere de un acceso completo y ágil a los datos sensibles. Por ejemplo, los informes de contabilidad analítica suelen hacer estimaciones de tesorería para los períodos posteriores. Si la gestión de la información y de la propia contabilidad no está automatizada e integrada con otros departamentos, como ventas o almacén, será difícil hacer previsiones acertadas sobre las necesidades de liquidez y mucho menos en un plazo en el que dicha información siga siendo relevante.

Poner cada cosa en su sitio

Automatizar procesos permite desde organizar tu archivo de facturas y registros contables, hasta asociar a un registro maestro de clientes el abono que se ha producido esa misma mañana, tras detectarse en almacén la entrada de una mercancía en proceso de devolución. La automatización favorece el orden.

Los trabajadores de distintos departamentos pueden saber en qué estado se encuentra una operación y actuar en consecuencia. Si dicho proceso contiene fases que pueden automatizarse por completo (por ejemplo, siguiendo el caso anterior, el envío de una notificación al cliente informando de que se ha recibido la mercancía defectuosa y que se ha procedido al abono), el personal humano solo tiene un papel supervisor.

Para terminar, destacamos el papel de la automatización de procesos en muchos otros procesos asociados con la empresa, como el marketing o la gestión de clientes y proveedores. La importancia de este paradigma es tal para algunas organizaciones que podría decirse que han resurgido a partir de la era digital y sus herramientas. En el pasado muchas de ellas, sin ayuda de los workflows, probablemente no hubieran sido viables.

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