La correcta y optimizada gestión del parque de impresión es una cuestión que muchas empresas subestiman, por considerarlo un tema residual de escasa importancia para los resultados globales de la empresa. Sin embargo, está demostrado que mejorar el rendimiento del parque de impresión supone, a medio y largo plazo, un ahorro de costes (impresoras, consumibles, papel…) considerable para las empresas.
Pero los beneficios de la optimización de las tareas de impresión no se limitan al ahorro de papel y consumibles. También se gana en productividad y eficiencia. Y luego están los beneficios para todos: cuidado del medio ambiente y uso adecuado de los recursos.
¿Cómo gestionar adecuadamente tu parque de impresión? Las 4 áreas de mejora
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Reciclaje y ahorro de recursos
El primer consejo es de puro sentido común, aunque muchas veces se nos olvida. Se trata de ser lógico y prudente con nuestras impresiones, no malgastar inútilmente y limitarnos a imprimir en papel únicamente aquello que de verdad necesitemos:
- Imprimir por las dos caras y, siempre que sea posible, en modo borrador y en blanco y negro.
- Utilizar consumibles óptimos, de alto rendimiento y que se puedan reciclar.
- Por supuesto, imprimir únicamente los documentos realmente necesarios.
- Usar folios reutilizados o de papel reciclado.
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Potenciar la digitalización documental
El ahorro de costes de impresión es una más de las múltiples ventajas de la digitalización documental. Las empresas más modernas y eficientes tienden a eliminar el papel convirtiendo todos sus documentos en archivos digitales.
Esto les supone ahorrar costes de personal y material y ganar en eficiencia, puesto que los documentos digitales son más sencillos de guardar, ordenar y recuperar cuando se necesitan.
Además, gracias a la digitalización certificada de facturas que aportan algunas de las soluciones de gestión documental, se elimina la necesidad de trabajar con facturas y tickets en papel. Si se cumplen los requisitos y la normativa, estos documentos son totalmente válidos ante Hacienda y otros organismos y pueden enviarse por vía telemática. El ahorro de tiempo y dinero, tanto en envíos como en presencia física en las delegaciones y otros organismos, es más que notable.
Otra de las ventajas de la digitalización documental es que se gana en seguridad. Tomando las medidas de control necesarias, es mucho más fácil garantizar la confidencialidad de los archivos digitales que la de los documentos en papel, ya que muchas veces quedan expuestos y al alcance de personas que no deberían tener acceso a los mismos.
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Externalización de los servicios de impresión
Muchas empresas optan por contratar los servicios de impresión gestionada. Estas empresas se encargan de la gestión integral de los servicios de impresión: instalación y mantenimiento de los equipos, envío de todos los consumibles necesarios, consultoría y soporte técnico y mejora de los procesos de gestión de los documentos, utilizando para ello el mejor software de impresión y gestión de documentos.
Los principales beneficios de contratar este tipo de servicios son los siguientes:
- Recibir el mejor asesoramiento técnico y contar con las mejores soluciones y servicios: renovación de las impresoras y del software cada cierto tiempo, optimización de los procesos relacionados con la impresión de documentos, etc.
- Control y ahorro de costes: consumibles, compra y renovación de las impresoras reparaciones etc.
- Mejora de la productividad y la eficiencia: estos servicios se adaptan perfectamente a las necesidades reales de la empresa, ahorrando recursos y haciendo más fácil el trabajo diario.
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Contratar un pago por uso
Los servicios de externalización del parque de impresoras incluyen diferentes modalidades de contratación. Una de las modalidades que está ganando cada vez más adeptos es el pago por uso.
Tras un estudio personalizado de las necesidades reales de la empresa, se llega a un acuerdo de pago por página o paquete de páginas impresas. De esta forma las empresas se aseguran de que solo pagan por las páginas realmente consumidas, lo que sirve para ajustar al máximo los gastos.
En GDX Group te ofrecemos servicios gestionados de impresión de alta calidad, que se adaptan a las necesidades reales de cada empresa. Esto permite un control total de los gastos de impresión y estar siempre al día tecnológicamente, lo que redunda en un aumento de la productividad y la rentabilidad. ¿Te ayudamos?
