Como ninguna otra cosa en el siglo XXI, la Covid-19 nos ha demostrado que el trabajo remoto no es solo una opción de mercado sino una necesidad. Las empresas se han dado cuenta de que existe una brecha en la forma en que colaboraban y que manejar todo a través del correo electrónico, sencillamente, no es suficiente. Aquí es donde entra en juego Office 365 y, especialmente, Microsoft Teams. Esta solución ofrece videoconferencias, chats y colaboración basada en equipos y en proyectos. Además, es posible la integración de Microsoft Teams con otras aplicaciones.
Desde su lanzamiento, Teams ha experimentado un fuerte crecimiento: en 2017 contaba con 13 millones de usuarios y ha alcanzado más de 75 millones de usuarios activos diarios en 2020. Una de las cosas que hacen que Teams sea cada vez más popular es el hecho de que ayuda a reunir la colaboración no estructurada en un solo espacio. Esto, por sí solo, mejora significativamente la experiencia del usuario, especialmente cuando el trabajo remoto es imprescindible.
Al mismo tiempo, muchas empresas han experimentado rápidamente una necesidad de mejora en el área de la colaboración estructurada. Nos referimos a todos los casos en los que es necesario seguir las políticas, hacer cumplir los procedimientos y ejecutar los procesos de negocio. MS Teams no fue diseñado para permitir manipular su código, pero está abierto a la integración y aquí es donde entran las plataformas de low-code basadas en procesos.
Vamos a ver algunos ejemplos de cómo la integración de Microsoft Teams con otras aplicaciones puede ayudar a hacer más eficientes algunos procesos habituales en las empresas.
Ejemplos de integración de Microsoft Teams
Gestión de datos estructurados y no estructurados a la vez – proceso de contratación
Para ver cómo funcionaría la integración de Microsoft Teams con el gestor documental DocuWare, vamos a tomar el proceso de contratación como ejemplo. En primer lugar, se abre una vacante y la empresa publica una oferta de trabajo en su sitio web y en varios portales de empleo o redes sociales. Los CV se reciben por correo electrónico. La aplicación de proceso captura todos los correos electrónicos entrantes con sus archivos adjuntos. Con la tecnología OCR, se reconocen los datos clave del CV y se introducen automáticamente en el formulario electrónico.
A continuación, los empleados involucrados en el proceso de contratación revisan los CV y programan reuniones con los candidatos más prometedores. Después de cada reunión, todos los datos relevantes, las impresiones y la calificación de los candidatos están disponibles en la solicitud de proceso. Al mismo tiempo, todo eso está disponible a través de Microsoft Teams, donde los gerentes de contratación pueden discutir sus impresiones y conocimientos sobre los candidatos.
Por lo tanto, todo el proceso de contratación puede estar respaldado por una poderosa combinación de actividades estructuradas (recopilación de datos, aplicación de políticas, seguimiento de procedimientos) con actividades no estructuradas (evaluación basada en habilidades blandas y aspecto humano). Y todo ello, recogido dentro de Microsoft Teams.
Combinación creativa y metódica: caso de estudio
Imagina que tu empresa ha terminado un contrato enorme, el cliente está muy satisfecho con los resultados y quieres que el mundo lo sepa. Es una gran razón para crear un caso de estudio.
Crear dicho material es siempre un proceso complejo. Requiere una buena historia, estadísticas, gráficos, citas, etc. Todo el caso de estudio debe ser elaborado y, después, aprobado, tanto internamente como por el cliente. La complejidad requiere una gestión adecuada del trabajo en el caso de estudio y aquí es definitivamente donde la aplicación del proceso puede ayudar. Al mismo tiempo, requiere mucho trabajo creativo y de colaboración entre todos los involucrados para lograrlo. Aquí es donde la combinación de Teams con aplicaciones ECM o iBPMs vuelve a ser útil.
Comencemos con una solicitud para la creación de un caso de estudio manejada a través de una aplicación comercial. En ella, el solicitante debe describir el tema principal, el objetivo y algunas de las ideas. Además, se asignan tareas y se especifica quién debe ser responsable de cada parte (escribir una historia, crear gráficos, maquetación general, etc.).
A continuación, se crea un nuevo equipo de MS Teams y se agregan todos los miembros seleccionados. Así, se pueden discutir todos los detalles y asegurarse de tener una visión coherente del proyecto directamente en Teams. Por último, se informa sobre la finalización de la tarea, lo que facilita el seguimiento del progreso en tiempo real.
Una vez que todo está preparado, el proceso continúa dentro de la aplicación empresarial. El caso de estudio es validado internamente y también es aprobado por el cliente. La última parte del proceso es asegurarse de que el caso de estudio se publique en todas las plataformas de medios deseadas (sitio web de la empresa, redes sociales, etc.).
Colaboración maximizada
La clave para asegurarse de que la colaboración entre los empleados sea lo más eficaz posible es proporcionarles herramientas fáciles de usar que les permitan combinar diferentes tipos de aplicaciones relacionadas con el trabajo. Microsoft Teams permite a los empleados trabajar de forma dinámica, intercambiar ideas y opiniones rápidamente. Al mismo tiempo, su apertura a la integración permite poner en marcha el proceso y garantiza una asignación clara de tareas, seguimiento del estado, informes y mucho más.
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