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La automatización de procesos gracias a BPM ¿cómo funciona y por qué deberías implementarlo?

La automatización de procesos y el rediseño que esto significa de los ya existentes representa un reto para los responsables de muchos negocios que abordan esta evolución tecnológica. Si es tu caso, valorar el uso de un software específico para este fin, como BPMS, es un requisito indispensable para el éxito final.

¿Qué implica la automatización de procesos?

Automatizar procesos es una acción estrechamente relacionada con sus posibles replanteamientos. Seguro que alguna vez has oído que el software de automatización es un lastre para la creatividad de los responsables de las correspondientes áreas de negocio; la realidad es que se trata de todo lo contrario. Cuando se aplica esta tecnología, es necesario contar con la colaboración de todos los profesionales de los diversos departamentos de la empresa para trazar de nuevo un diseño de los procesos que encaje correctamente con la novedosa organización de las tareas. El hecho de automatizarlos implica que hay que analizarlos y, en muchas ocasiones, redefinirlos, lo que ya supone un primer paso para su optimización.

Además, esta tecnología se implementa con el asesoramiento de profesionales especializados que evaluarán cómo trabaja tu empresa en la actualidad y te ayudarán a decidir a qué punto quieres llegar. A partir de aquí, iniciarán un proceso de transición que permitirá la adopción exitosa del sistema. De esta manera, se culmina el rediseño de los procesos empresariales.

El verdadero objetivo de aplicar un software de automatización para los distintos procesos de una empresa es conseguir su mejora continua. Y, para lograrlo, es necesario hacer un amplio análisis y optimización del rendimiento de cada uno de ellos. Para que esto sea posible, las sugerencias de todos los que trabajan en el negocio y están involucrados en sus procesos es indispensable. Además, hay que encontrar los puntos de conexión entre las diferentes áreas e identificar las más problemáticas, para poder así detectar posibilidades de mejora.

  • Lograr un buen resultado final en la automatización de procesos implica siempre el uso de un software específicamente diseñado para este fin, como BPMS, que te ofrece GDX Group. Gracias a las funcionalidades de esta solución tecnológica se pueden llevar a cabo con eficacia todos los pasos que conforman la tarea de automatizar procesos.
  • La creación de prototipos de interfaz, que guiarán todo el trabajo con éxito y asegurarán que se ejecuta cumpliendo todos los requisitos previamente establecidos.
  • La integración entre el software usado y las bases de datos de la empresa.
  • La aplicación de las diferentes reglas de negocio necesarias para evitar en todo lo posible los trabajos repetitivos que forman parte del proceso.
  • La monitorización, que proporciona información en tiempo real de los procesos que se llevan a cabo, con indicadores de rendimiento que resultan fáciles de entender por todos los implicados en cada uno de ellos.
  • La aprobación del resultado para certificar que la integración de las diversas herramientas tecnológicas ha sido satisfactorio. Estas pruebas se hacen habitualmente con usuarios.
  • Una vez aprobada la automatización de procesos, se entra en la fase de operación asistida, siempre ofreciendo ayuda al personal de la empresa para que el proceso culmine con éxito.

Si todo este procedimiento se hiciera sin la ayuda de herramientas como BMPS, su culminación sería tremendamente ardua. Los empleados deberían hacer un esfuerzo mucho mayor e, igualmente, debería realizarse una monitorización constante de todas las tareas.

¿Por qué implementar herramientas BPMS en una empresa?

Contar con la innovadora tecnología de BPMS, te permite automatizar los procesos de tu empresa reduciendo costes. Este tipo de software está pensado para crear modelos de procesos, implementarlos y ejecutarlos tanto a nivel de toda la empresa como en un departamento determinado.

Este modelo de gestión tiene como principal objetivo optimizar las actividades de la empresa para lograr un mayor rendimiento. En relación con los sistemas tradicionales de gestión, ofrece resultados tan excelentes que está avalado por la norma de calidad ISO 9000 y por el sistema europeo de excelencia y calidad EFQM. Una vez llevado a cabo todo el proceso de automatización en tu empresa con él, podrás disfrutar de sus principales ventajas:

  • Aumento de la eficiencia de cada departamento, ya que no absorbe muchos recursos.
  • Mayor rapidez a la hora de enviar notificaciones, generar documentos o adjuntar información actualizada.
  • Mejora de la organización y de los distintos procesos de la empresa, gracias a la implementación de elementos como el balanceo del trabajo.
  • Aumento del control de los procesos y de las actividades de la organización, con la definición de indicadores clave o KPI.
  • Completa gestión documental a nivel de contenidos y de políticas de la organización.
  • Estimación de costes de los cambios.
  • Establecimiento de alertas para los posibles errores de ejecución.
  • Elaboración de informes para el análisis de los resultados del proceso.
  • Posibilidad de planificar cambios y nuevas estrategias en base a los históricos de información existentes.

Todos estos cambios logran que la automatización de los procesos de una empresa con BPMS resulte mucho más sencilla. Y, además, permitirán la mejora continua del trabajo en todos los departamentos, identificando sus puntos críticos y buscando áreas de mejora. ¿A qué esperas para descubrir más sobre él? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a implantar la automatización de procesos con todas las garantías.

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