La contabilización de facturas es una de las tareas más importantes para las empresas. Puede ocupar un volumen de trabajo muy importante y por eso muchos negocios confían esta parte tan esencial a sus asesorías como parte de la gestión de la contabilidad. Gracias a la herramientas digitales estos procesos se ven simplificados aplicando procesos automatizados.
La digitalización del sector empresarial también ha afectado a las asesorías. Estas necesitan realizar las tareas de manera rápida y eficiente para sus clientes. Por eso es importante que cuenten con un software de contabilización automática de facturas que permita ofrecer un servicio adecuado a los tiempos que corren.
La forma en que los clientes se relacionan con las asesorías ha cambiado mucho en los últimos años gracias a la tecnología. Es importante contar con las herramientas digitales para destacar frente a la competencia. La contabilización automática de factura es una pieza clave que puede ocupar mucho tiempo si no se cuenta con los recursos adecuados.
En qué consiste la contabilización automática de facturas en las asesorías
Es un software que permite la extracción de la información contenida en una factura para incluirlas en la contabilidad de la empresa. Esta herramienta digital realiza los siguientes pasos para poder realizar esta tarea:
Entrada de documentos
En un primer momento se produce la llegada de la factura a la asesoría para su procesamiento. Estas pueden llegar de diferentes formas como por ejemplo, en una imagen adjunta a un email o como un archivo al que se accede a través de una carpeta compartida. A su vez se permite la clasificación automática del documentos si fuera necesario (clasificándolos por proveedor, fecha, etc.)
Reconocimiento y extracción de datos
Si la factura ha sido elaborada por un programa de facturación entonces este paso se hace de manera más rápida. Si por el contrario se tratase del escaneo de un documento o de un PDF es necesario aplicar la tecnología de reconocimiento de texto, caracteres y marcas (OCR/ICR/OMR). Se emplean métodos de verificación para asegurar que el dato identificado es de calidad. Luego se procede a su extracción para generar el asiento contable correspondiente.
Almacenamiento de la factura
La factura digital es almacenada para poder realizar cualquier consulta cuando sea necesario. Para ello existen herramientas de búsqueda inteligente que permite encontrar la información deseada introduciendo parámetros concretos.
Ventajas de la automatización en la contabilización de facturas
Las ventajas de automatizar la gestión de facturas para las asesorías son muy interesantes.
Permite unan gestión rápida y eficaz
Las herramientas digitales realizan este proceso en muy poco tiempo y permite tener la contabilidad actualizada en cualquier momento
Ahorra recursos
Ya no será necesario dedicar personal a la repetitiva tarea de introducir los datos de las facturas en los programas contables. Ahora se puede dedicar el talento de los equipos en tareas que resulten más productivas que ayuden a aumentar la rentabilidad de la asesoría.
Se mejora el servicio
La contabilización de las facturas se hace mucho más rápido y de manera más segura con lo que se puede ofrecer un mejor servicio a los clientes de la asesoría.
Se evitan errores humanos
Cuando una persona maneja mucha información es muy probable que se cometa algún fallo. Gracias a la contabilización automática de tareas las asesorías ya no se tendrán estos problemas y no necesitarán realizar revisiones duplicando el trabajo.
Se tiene un mayor control
Es posible conocer el estado contable en cualquier momento para poder tomar las decisiones adecuadas. La información siempre estará actualizada y proporcionará un a visión real del estado del negocio. Así se podrá realizar una labor de asesoramiento a los clientes de mayor calidad.
Permite la colaboración con el asesor en tiempo real
Una de las mayores ventajas de la contabilización automática es que ayuda a que la comunicación con el asesor sea mucho más fluida. Compartir las facturas se hace mucho más fácil y se puede usar un entorno común para que el flujo de la información sea mucho más eficiente.
No se necesita una gran infraestructura informática
Se pueden usar opciones On Premise o en la nube en modelo SaaS (Software como servicio). No es necesario invertir en nuevos equipos informáticos para poder beneficiarse de este sistema de automatización.
Contar con un software de contabilización automática de facturas se hace indispensable para las asesorías que quieran ofrecer un buen servicio a sus clientes. En GDX Group contamos con la herramienta perfecta para la factura la automatización de todo tipo de datos, incluyendo las facturas. Nuestro equipo de expertos te ofrecerá las soluciones que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.
