La transformación digital de las empresas es mucho más que la simple utilización de nuevas tecnologías y herramientas informáticas. Se trata de un concepto mucho más profundo, complejo y amplio, que implica cambios importantes en la propia filosofía de trabajo, en las relaciones con clientes, compañeros y proveedores y en la planificación estratégica de los circuitos y protocolos de trabajo a todos los niveles. 

Todo ello supone un gran esfuerzo por parte de todos los actores implicados, en especial los trabajadores, pero también los clientes y todos aquellos que establezcan una relación con la empresa. 

La digitalización implica la integración al máximo nivel de elementos como el cloud computing o el big data y, más recientemente, el internet de las cosas. Y todo ello supone un desafío importante y necesario para no quedarse atrás y ser competitivos y eficaces.

La transformación digital en la administración pública: un sector especialmente sensible y complejo

En el caso de la administración pública, la transformación digital es, si cabe, aún más importante que la que tiene lugar en las empresas privadas, puesto que el fin último es poder dar un buen servicio a los ciudadanos. Algo que, hoy en día, es literalmente imposible sin un buen uso de las tecnologías digitales. 

Por otro lado, la administración pública tiene la obligación de satisfacer las demandas e incluso, las expectativas, de un tipo de cliente que, cada vez más, es ya un nativo digital, es decir, ha crecido y se ha formado en el mundo digital y exige este medio para sus comunicaciones con la administración.

Los 7 grandes retos de la digitalización en el sector público

Los desafíos a los que se enfrenta la administración pública digital son enormes. Muchos de ellos tienen que ver con la naturaleza misma de sus objetivos (dar servicios, muchas veces complejos, a un gran número de ciudadanos), de su tamaño (las administraciones cuentan con un gran número de empleados, oficinas e infraestructuras) e incluso de sus hábitos de organización del trabajo (es habitual una cierta reticencia y hasta rechazo a los cambios).

Todo ello se traduce en retos y obstáculos que es necesario superar y que pueden agruparse en los siguientes 7:

1) El sector público tiene un gran peso en la sociedad

Para bien o para mal, la importancia de la misión de la administración pública en la sociedad es enorme y lo mismo se puede decir de su alcance y configuración.

Esto significa que cada paso que se dé en materia de digitalización debe estar muy bien planificado, analizado y testado antes de ponerlo en marcha. De lo contrario, es fácil caer en errores graves que supongan un grave perjuicio a los ciudadanos, muchas veces imposibles o muy difíciles de resolver y, por lo tanto, la pérdida de su confianza.

2) El problema de la seguridad

Un robo o un mal uso de los datos de los ciudadanos puede tener consecuencias fatales. No podemos olvidar que el sector público maneja datos tan sensibles como los que hacen referencia a la salud de las personas.

Ante este hecho, la administración no puede escatimar esfuerzos ni recursos en blindar sus sistemas informáticos para que, ni desde dentro de la propia de administración, ni tampoco desde fuera, se pueda llegar a hacer un uso fraudulento de la mucha e importante información que se maneja.

En este aspecto, los expertos en transformación digital están detectando el uso de sistemas de seguridad obsoletos y anticuados, anclados en una percepción de lo digital un tanto desfasada.

3) Hábitos de trabajo inadecuados y malas prácticas

Los empleados de la administración suelen pasar años en los mismos puestos, realizando las mismas tareas. Y esto es un arma de doble filo: por un lado, aprenden a hacer bien su trabajo con pocos errores, pero también les conduce, en ocasiones, a malos hábitos y a conductas que, en el contexto digital, pueden resultar inadecuados. Este es un problema ligado, en parte, al punto anterior: el de la seguridad, siendo necesario detectar y corregir estas actitudes para que los derechos de los ciudadanos no puedan verse comprometidos.

4) Desconfianza, reticencia o rechazo a los cambios

En ocasiones, la administración se convierte en un dinosaurio: es grande y fuerte, pero se mueve lentamente. Es, en parte, lógico por su gran tamaño y alcance y por la actitud, en ocasiones demasiado próxima a su zona de confort, de algunos de sus gestores y empleados. Otro reto es, por lo tanto, promover una actitud más abierta y receptiva a todo lo que significa la utilización de las nuevas tecnologías.

5) Falta de los recursos necesarios

La implantación de los últimos avances tecnológicos implica recursos económicos y humanos. Una cuestión que, sobre todo en épocas de crisis, el sector público no siempre se puede permitir. Esto puede suponer un freno a los proyectos más ambiciosos e innovadores de transformación digital.

6) Falta de conocimientos y escasa profesionalización de los responsables de la transformación digital

No siempre los profesionales que lideran estos proyectos en la administración pública digital son los más adecuados. Es frecuente observar una importante falta de competencias y de experiencia para poner en marcha proyectos complejos e innovadores.

Para afrontar con garantías este reto, la colaboración de empresas y profesionales del sector público y del privado debe ser constante y fluida, con el fin de crear sinergias positivas y un feedback continuo que permitan un aprendizaje mutuo en ambas direcciones.

7) El problema de los presupuestos y tiempos de ejecución

Para poner en marcha proyectos eficaces de transformación digital, seguros y sin errores, es necesaria una inversión importante, esfuerzo y horas de trabajo en formación, prácticas, ensayos… Por desgracia, los presupuestos y el tiempo son dos bienes de los que el sector público no suele ir muy sobrado.

En definitiva, la digitalización en la administración debe ser un proyecto ambicioso, que no solo informatice los productos o servicios que ya existen, sino también que rediseñe sus procesos de trabajo y ofrezca nuevas opciones y posibilidades. 

Pero todo ello debe realizarse de forma progresiva y estable, garantizando la protección de los datos de los ciudadanos y la eficacia en las gestiones, sin olvidar la necesidad de informar y formar debidamente a todos los usuarios en el uso de estas tecnologías y sus distintas opciones. 

En GDX Group contamos con eGedex, una plataforma exclusiva y específica para la digitalización de las distintas administraciones públicas. El objetivo y el enfoque de este sistema es dar el mejor servicio al ciudadano, que puede, siempre con las máximas garantías de seguridad, acceder a sus propios documentos y certificados. Se trata de un sistema muy flexible, gracias a su división modular: sede electrónica, registro, gestor de expedientes, portafirmas, notificaciones electrónicas a ciudadanos, archivo, libros oficiales, etc. Si estás interesado en su implementación, ponte en contacto con nosotros.