¿Quieres optimizar tu negocio? Elegir la intranet empresarial más adecuada para las características de tu organización es un paso indispensable para lograrlo. Y el asesoramiento de los profesionales de una buena consultora tecnológica te resultará clave en este sentido. ¿Quieres saber más sobre estas redes?
Intranet empresarial: consejos
Aplicar unos sencillos consejos prácticos al elegir una intranet para tu negocio te ayudará a valorar qué versión encaja con la estructura de tu empresa y sus requisitos organizativos. No debes olvidarte de repasar estos aspectos.
1. Busca un diseño amable
Cuando pasamos horas ante la pantalla, necesitamos ver en ella algo que nos resulte atractivo. Elige una intranet con un diseño estéticamente limpio, que resulte funcional y que, además, sea responsive. Cada vez más personas se conectan a través de dispositivos móviles y necesitan poder moverse a través de las pantallas con la misma eficacia que en el ordenador.
2. Elige una red que incluya a tus empleados
Elegir una intranet que sea capaz de recoger toda la información posible sobre tus trabajadores te ayudará a una gestión mucho más eficaz de tus recursos humanos. Eso lo hará todo mucho más fácil.
3. Que cuente con un calendario completo
Un calendario corporativo es funcional, porque te ahorra enviar mensajes para comunicar el día a día de tu empresa. Además, es un buen aliado para que tu plantilla se anime a entrar en la intranet. De esta manera, te aseguras de que se conectan y la usan.
4. Que incluya un repositorio de documentos
Si los documentos y comunicaciones están disponibles en la intranet, facilitarás el trabajo de los empleados que necesiten acceder a ellos. Asimismo, puedes establecer recordatorios para revisarlos anualmente, como parte de tus auditorías internas.
5. Piensa en los formularios en línea
Los formularios en línea te ayudarán a controlar mejor el trabajo diario. Pueden ser sobre prácticamente cualquier tema, desde reportes de gastos a solicitudes de compras o, incluso, vacaciones.
6. Una interfaz que facilite las búsquedas
Si una persona entra en la intranet a buscar alguna información y no la encuentra en los dos primeros intentos, se frustrará y acabará no usando la herramienta. Por eso es importante contar con un motor de búsqueda capaz de filtrar por valores como la fecha o el tipo de documento.
7. Trabaja el contenido
La mejor manera de fomentar el uso de la intranet es que aporte información relevante para sus usuarios. Además, sería conveniente que esta se actualizara periódicamente.
8. Revisa las funcionalidades
Contar con una intranet que reúna la mayoría de funcionalidades habituales de una empresa —como la creación de reportes o el registro de equipos— logrará que tu empresa tenga un buen flujo de trabajo y, además, que no necesites invertir en software adicional para cubrir estas necesidades.
Qué debe incluir una intranet
Si consultas con los profesionales de una consultora de tecnología, te proporcionarán una lista de los elementos básicos de los que debe disponer una buena intranet. Y, sin duda, incluirán lo siguiente:
Elementos de comunicación
El sistema que elijas para tu empresa debe recoger todas las rutas de comunicación que existan en el negocio. Debe ser un canal que comunique los mensajes de la organización al personal y que, a la inversa, permita a los trabajadores expresar sus opiniones al CEO.
Herramientas para colaborar
Las intranets deben pensarse como un lugar donde compartir información válida para la empresa. Pero también como un espacio de colaboración en el que los empleados puedan trabajar juntos para crear proyectos beneficiosos para el negocio.
Fácilmente accesible
La flexibilidad es una de las características más importantes de este tipo de sistemas, ya que las reuniones y llamadas con clientes son en la actualidad prácticamente constantes. Por lo tanto, los usuarios deben poder acceder a la intranet desde cualquier dispositivo portátil y realizar sus tareas sin problemas.
Trabajo en equipo
Poder colaborar en proyectos con otros empleados es más fácil si se cuenta con una intranet adecuada. De esta manera te puedes olvidar del intercambio continuo de mails entre los trabajadores y hacer que se encuentren en áreas centralizadas, que pueden ser abiertas o cerradas, distribuyendo los permisos de uso adecuados en cada caso. Esto permitirá establecer colaboraciones específicas con todas las garantías de seguridad.
Consultoría tecnológica
Conocer y aplicar todo lo necesario para la selección e implementación de una intranet resulta mucho más fácil si se cuenta con asesoramiento específico de profesionales expertos en este tipo de tecnologías. Contar con la ayuda de una consultora tecnológica te permitirá, por lo tanto, disponer del sistema más adecuado para las necesidades de tu empresa con la seguridad de que has elegido bien. Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados te ayudarán a escoger la mejor opción para tu empresa.
Y, si todavía dudas acerca de instalar una intranet empresarial para mejorar la gestión de tu negocio, no olvides que este tipo de tecnología es hoy una herramienta fundamental para centralizar el día a día de las tareas organizativas. Elegir el modelo más adecuado para tu empresa es clave para disfrutar de todas sus ventajas.
