De un modo general, el control de documentos puede definirse como un circuito de trabajo o procedimiento puesto en marcha por una organización con el fin de asegurar la disponibilidad de cualquier información en el momento que se requiera.

Para poder funcionar con eficiencia, evitando pérdidas inútiles de horas de trabajo e, incluso, exponerse a sanciones por parte de las administraciones, todas las organizaciones necesitan tener un control total de la documentación que generan, centralizando sus sistemas de gestión. Solo de esta forma es posible conseguir un sistema realmente ágil de gestión de la documentación, que posibilite archivar y organizar la información de forma que pueda ser encontrada sin problemas.

Los problemas derivados de  una mala gestión de los documentos

Cuando la organización de los documentos se realiza sin el suficiente cuidado, de un modo poco organizado y sin seguir una estrategia clara y centralizada, los problemas derivados de una mala gestión en este aspecto no tardan en hacerse evidentes:  

• Falta de disponibilidad de información importante en distintas áreas, de forma habitual 
• Falta de control de la documentación
• Existencia de documentos no confiables
• Necesidad de tener que elaborar documentos nuevamente o realizar muchos cambios por no haberse podido encontrar o estar desactualizados
• Multas y sanciones por parte de organismos fiscales e incluso judiciales por no poder presentar, o no hacerlo a tiempo, la información requerida
• Los empleados pierden muchas horas de trabajo en búsqueda de documentación o en tratar de organizar la misma de una forma ineficaz, un trabajo muchas veces tedioso que no aporta verdadero valor
• Incumplimiento de las fechas definidas en los procesos
• Mayores dificultades en la detección de riesgos y oportunidades y en la toma de decisiones basadas en información fiable y en tiempo real

Objetivos de un óptimo sistema de control de documentos

La implementación de un sistema adecuado de control de la documentación debe enfocarse, por supuesto, a organizar la documentación de manera que pueda ser encontrada con facilidad y estar siempre disponible, lo que sin duda contribuirá en gran medida a evitar los errores citados en el punto anterior.

Pero en la actualidad no es suficiente con que la documentación esté siempre disponible, sino que los sistemas de gestión y control de la documentación deben plantearse otra serie de objetivos:

• Optimizar el uso de la información, facilitando el análisis de datos históricos y en tiempo real con el fin de tomar las mejores decisiones y anticiparse a los problemas
• Preservar la memoria institucional de la organización
• Lograr que los distintos profesionales y departamentos de la empresa compartan información de forma efectiva, con el objeto de lograr más rentabilidad y productividad

El control de documentos y la ISO 9001

Resulta ideal que nuestro sistema de control de documentos siga las normas y recomendaciones de sistemas integrales de gestión de calidad, como por ejemplo la norma ISO 9001, actualizada en el año 2015.

De esta forma, podremos demostrar que nuestra empresa cumple con los estándares de calidad y los procedimientos de gestión exigidos por las normas ISO, lo que nos ayudará a mejorar la imagen de nuestra empresa. Además estas certificaciones son, a menudo, un requisito indispensable para la mayoría de administraciones públicas a la hora de contratar con ellas.

Procedimiento de control de documentos en base a la ISO 9001

Las normas ISO establecen un procedimiento tipo, que luego debe ser adaptado por cada empresa, con el fin de elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de calidad.

Dicho procedimiento de gestión documental se divide en las siguientes fases o etapas:

1. 1. Aprobación de los documentos. Se deben determinar los criterios y responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos, con el fin de que respondan a unas directrices estandarizadas y sean útiles.
   2. Revisión y actualización de los documentos. La documentación de cualquier empresa está en transformación constante. Los documentos van cambiando, y es positivo que así sea, para perfeccionarse poco a poco, siguiendo criterios de trabajo basados en la mejora continua.
   3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos. Las empresas deben crear un sistema claro de identificación de versiones y revisiones de los distintos documentos, manteniendo a su vez el histórico de los mismos. 
   4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso. Dicha distribución puede realizarse tanto en formato físico como en formato digital, garantizando que las personas tengan acceso a la documentación que necesitan en función de sus responsabilidades, funciones y tareas.
   5. Mantener los documentos legibles e identificables. Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.
   6. Control de documentos externos. También deben controlarse los documentos externos que sean de interés para el desarrollo de las actividades del sistema.
   7. Control de la documentación obsoleta. Cuando se realicen cambios en algún documento y se apruebe una nueva versión, se debe disponer de una metodología  establecida para retirar los documentos obsoletos, evitando consultas innecesarias.

Acciones de uso transversal

Existen una serie de acciones o criterios, que pueden usarse de modo transversal en varias de las etapas anteriores:

• Resulta muy útil agrupar la documentación por criterios, como proyecto, cliente, producto y fecha
• Establecer un método de indexación estandarizado para facilitar la búsqueda de información
• Es importante poner límites y filtrar el acceso a la documentación, según la responsabilidad o jerarquía de cada profesional  
• Establecer unos periodos de almacenamiento de documentos antiguos y valorar su eliminación 

La solución de GDX Group

El control de la documentación y la implantación de un sistema de gestión de la misma suele toparse con un problema recurrente en muchas empresas: la gran cantidad de información generada, muchas veces ubicada en distintos sistemas, archivos y formatos. Con un sistema de gestión documental como el de GDX Group es posible almacenar toda la información en un repositorio único y beneficiarse de importantes ventajas, como la búsqueda instantánea de documentos, la centralización de la documentación o la eliminación del papel.