La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales está cada vez más cerca de convertirse en una realidad cotidiana en España.
La aprobación del Real Decreto 238/2026 supone un paso decisivo en el desarrollo de la Ley Crea y Crece, que ya contemplaba la implantación progresiva de este sistema en las relaciones comerciales B2B.
La nueva normativa busca impulsar la digitalización empresarial, mejorar el control de las operaciones comerciales y reforzar la lucha contra la morosidad. Además, establece las reglas que deberán seguir las empresas para emitir, intercambiar y conservar facturas electrónicas, así como para comunicar el estado de las mismas durante todo su ciclo de vida.
Qué regula el Real Decreto 238/2026
El reglamento desarrolla técnicamente la obligación de utilizar factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos. Hasta ahora, la Ley Crea y Crece establecía la obligación general, pero faltaba concretar cómo debía aplicarse en la práctica.
El Real Decreto define aspectos esenciales como los formatos válidos para emitir facturas, los requisitos de interoperabilidad entre plataformas, las condiciones de conservación documental y la comunicación de determinados estados asociados a cada factura.
El objetivo es evitar que cada empresa utilice sistemas incompatibles entre sí y facilitar un intercambio de información homogéneo y seguro entre operadores económicos.
A quién afecta la factura electrónica obligatoria
La norma afecta a empresarios, autónomos y profesionales que desarrollen actividades económicas en España y emitan facturas a otros empresarios o profesionales.
Las operaciones incluidas son aquellas realizadas en el marco de una actividad empresarial o profesional entre sujetos establecidos en España. También se incluyen las facturas emitidas por terceros o incluso por el destinatario cuando la legislación lo permita.
Por el contrario, determinadas situaciones continúan sujetas a regulaciones específicas, como la facturación dirigida a consumidores finales, las operaciones con la Administración Pública o determinados supuestos internacionales.
Cuándo entrará en vigor la obligación
La implantación será progresiva y dependerá del volumen de negocio de cada empresa.
Las compañías que facturen más de 8 millones de euros al año deberán adaptarse un año después de la publicación de la orden ministerial que desarrollará algunos aspectos técnicos pendientes.
Por su parte, las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, dispondrán de un plazo más amplio y deberán cumplir la obligación dos años después de la entrada en vigor de esa misma orden ministerial.
Aunque todavía quedan desarrollos técnicos por concretar, muchas organizaciones ya han comenzado a revisar sus procesos para evitar adaptaciones apresuradas en el futuro.
Los requisitos principales que deberán cumplir las empresas
Uno de los pilares del reglamento es el uso de formatos electrónicos estructurados. Esto significa que las facturas deberán generarse en formatos que permitan su lectura y procesamiento automático por parte de sistemas informáticos.
La normativa contempla la convivencia entre plataformas privadas de intercambio de facturas y una solución pública impulsada por la Administración. Ambos entornos deberán ser plenamente interoperables para garantizar el intercambio fluido de documentos.
Además, cuando se utilicen plataformas privadas, será obligatorio remitir una copia fiel de la factura a la solución pública en las condiciones que establezca la normativa.
Los nuevos estados de las facturas
Uno de los cambios más relevantes introducidos por el reglamento es la obligación de informar sobre determinados estados de las facturas.
Las empresas deberán poder comunicar si una factura ha sido aceptada o rechazada comercialmente, así como informar sobre su pago efectivo y la fecha en que este se produce.
Esta medida pretende aumentar la transparencia en las relaciones comerciales y ofrecer una mayor visibilidad sobre los plazos reales de cobro, uno de los grandes problemas históricos de muchas empresas españolas.
Factura electrónica y VeriFactu: dos obligaciones distintas
La entrada en vigor del reglamento ha generado cierta confusión con VeriFactu, pero ambas normativas tienen objetivos diferentes.
La factura electrónica B2B regula el intercambio digital de facturas entre empresas y profesionales, centrándose en la interoperabilidad, la trazabilidad comercial y el seguimiento de estados y pagos.
VeriFactu, por el contrario, nace de la Ley Antifraude y se orienta al control de los programas de facturación. Su finalidad es garantizar la integridad de los registros, impedir manipulaciones y reforzar la lucha contra el fraude fiscal.
Por ello, muchas empresas deberán adaptarse simultáneamente a ambos sistemas, aunque se trate de obligaciones independientes.
Cómo prepararse para la nueva normativa
La adaptación no consiste únicamente en cambiar el formato de las facturas. También implica revisar procedimientos internos, circuitos de aprobación, sistemas de archivo documental y conexiones con plataformas de gestión empresarial.
Es recomendable analizar los procesos actuales de facturación, identificar posibles cuellos de botella, revisar la integración con ERP y sistemas contables, reforzar la trazabilidad documental y formar a los equipos implicados.
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