Llevamos años inmersos en la revolución digital. Sin embargo, la tecnología aún convive con formas tradicionales de trabajar. Todavía hay personas que se encuentran más cómodas gestionando su información con documentación en papel y se resisten a hacer el cambio, aunque la digitalización implique optimizar tareas y reducir costes.

Vamos a ver por qué es importante no quedarnos atrás en la transformación digital, dando la espalda a la tecnología. Independientemente de la naturaleza del negocio, todas las compañías generan y reciben documentación a diario, por lo que en algún momento hay que abordar cómo la gestionamos.

1. Rapidez en la recuperación de datos

La información bien estructurada y archivada en un gestor documental permite recuperar cualquier dato o documento a golpe de clic. Mediante un dispositivo conectado a internet podemos resolver una consulta, reenviar un documento que nos han solicitado o revisar en tiempo real el estado de los procesos internos.

En oposición a este modelo digital, tenemos armarios repletos de AZ o sótanos con archivos de difícil acceso. Con esta organización arcaica, encontrar un dato o documento puede ser una experiencia tediosa y larga. Se dificultan la transparencia, la inmediatez y la fluidez en los procesos.

2. Mejora en la eficiencia de los procesos

Gracias a la automatización de procesos, disponemos de un control exhaustivo y de una rápida capacidad de intervención en cualquier instancia cuando sea necesario. Conseguimos que los empleados sean más productivos evitando que se tengan que dedicar a tareas repetitivas y tediosas y fomentamos su creatividad y su capacidad de innovación.

Esto repercute en la facilidad para trabajar a distancia, reduce los tiempos de ejecución de las tareas y hace posible tener un control global sobre todos los procedimientos de la compañía. Todo esto, sin necesidad de acumular papel o emails recibidos, ya que la documentación estará en la nube con su correspondiente certificado digital, con cobertura legal. Las soluciones que ofrecemos en GDX están homologadas con Agencia Tributaria, por lo que podemos eliminar los documentos en papel y cumplir con los requerimientos legales mediante las copias digitalizadas.

3. Propicia nuevas oportunidades de negocio

Cuando tenemos la información estructurada y disponible, también podemos realizar fácilmente analíticas que faciliten la toma de decisiones. Por ejemplo, automatizar la generación de cálculos e informes, o bien descargar la información deseada de forma puntual.

A partir de una búsqueda en DocuWare que cumpla ciertos parámetros, podemos exportar la tabla de resultados en csv a nuestro ordenador. Este ejemplo pone de relieve un hecho objetivo: aunque la tecnología aún convive con formas tradicionales de trabajar, los métodos clásicos no pueden competir con la agilidad que nos proporciona la revolución digital.

4. Agiliza el trabajo en equipo y la colaboración

Solemos encontrarnos el caso de empleados que no comparten en red su información. Esto puede deberse a la falta de una estructura, inercia en la forma de trabajo estanca o por otros motivos. También existen departamentos que funcionan como organismos independientes, sin fluidez entre ellos.

Mediante un gestor corporativo, la transparencia está garantizada y es la ocasión perfecta para impulsar formas de trabajo actuales y productivas mediante la colaboración. Es aconsejable realizar las formaciones internas adecuadas que aclaren que la revolución digital no va a eliminar a las personas, sino que va a cambiar la forma en que trabajan: se necesitan personas innovadoras y creativas que estén dispuestas a formarse digitalmente y mantenerse actualizadas.

5. Mejora la experiencia del cliente y su relación con la marca

Se quedará atrás toda compañía que aún no sea capaz de incorporar herramientas tecnológicas, realizar facturación y firma electrónicas, aportar personalización a cada cliente, crear espacios remotos de comunicación, aplicaciones que agilicen los procesos, inmediatez de respuesta, etc. La incorporación de la tecnología nos ayuda a definir y llevar a cabo estrategias.

A medida que el panorama empresarial se vuelve cada vez más competitivo, las empresas no pueden permitirse seguir teniendo ineficiencias que les cuesten tiempo y dinero. La transformación digital permite a las organizaciones, especialmente a aquellas con activos de alto valor, mejorar la eficiencia operativa.

Para comenzar de la mejor forma su proceso interno de transformación, consulte a nuestros especialistas. Le aconsejaremos sobre las tecnologías que necesita y le acompañaremos durante todo el proceso de digitalización.