La gestión del parque de impresión, un paso más de la transformación digital

En el marco de los proyectos de digitalización de las organizaciones, dispositivos hardware, como escáneres, multifunciones e incluso impresoras, son también elementos esenciales en cualquier organización. Aunque este tipo de infraestructura ha sido la gran olvidada en los últimos años, es altamente susceptible de optimización, gracias a los servicios gestionados de impresión, que permiten a los responsables de las empresas y otras organizaciones desentenderse de la gestión de su flota de equipos y centrarse exclusivamente en su actividad. Pero no se trata solo de externalizar la gestión del hardware, sino que esto supone un primer paso para la transformación digital de cualquier organización, ya que implica abordar desde un punto de vista multidisciplinar la gestión de los documentos y flujos documentales de la misma.

Así pues, la implantación de servicios gestionados de impresión aporta las siguientes ventajas:

• Ahorro: se paga solo por las páginas producidas, con un único precio por página, incluyendo tanto los consumibles como la asistencia técnica y la garantía.
• Control de costes: en una sola factura figuran los volúmenes y los costes de impresión, facilitando la gestión y simplificando el control del gasto en este campo.
• Sostenibilidad: estas soluciones incluyen un análisis medioambiental, incluyendo objetivos de reducción de emisiones de CO2, mediante la instalación de dispositivos ecorresponsables.
• Seguridad documental: según las necesidades de la organización, se pueden implementar diferentes soluciones de seguridad, como tarjetas, autenticación, trazabilidad, encriptación y cifrado de las comunicaciones, etc.
• Optimización: a través de un estudio detallado de las necesidades de cada empresa, realizado por consultores especializados, se dimensiona el parque de impresoras, ajustando el número y características de los equipos a la organización.
• Más productividad: con la información que proporciona este sistema, es posible aumentar la eficiencia de los equipos de impresión y redirigir los documentos al dispositivo más rentable.

Además, confiar la gestión de los documentos de la entidad a una empresa experta en la materia supone no solo ahorrar en consumibles y papel y aumentar el control sobre los gastos, sino también poner en marcha una transformación digital de la gestión y los flujos documentales que va a permitir optimizar procesos y recursos. Por ejemplo, las multifunciones además de permitir escanear y fotocopiar, se convierten en puntos de captura de datos, aumentando la eficiencia de los procesos documentales. El proveedor de este tipo de servicios aporta así el valor añadido de una consultoría permanente de este tipo de procesos, evaluando y proponiendo mejoras de manera continuada.

Como hemos visto, la centralización de la gestión del parque de impresión puede aportar importantes beneficios a organizaciones de cualquier tamaño, aunque, lógicamente, tiene mayor alcance cuanto mayor es el tamaño de la entidad. Éste es el caso de un importante proyecto abordado por GDX Group: la instalación de 173 equipos de impresión y escaneado en una de las mayores entidades sanitarias de la provincia de Castellón, repartidos en siete ubicaciones diferentes, situadas en Castellón de la Plana, Vall d’Alba y Vila-real.

La gestión de una flota de equipos de esta magnitud requería de la existencia de una herramienta centralizada de control, que permitiera tanto su monitorización como su optimización, y proporcionara estadísticas de uso y consumo por usuario y también por dispositivo.

La monitorización de toda la actividad de los equipos se ha realizado mediante la instalación de una aplicación dentro de la red local del hospital donde los datos enviados por los equipos son procesados, proporcionando información en tiempo real sobre cuestiones como el estado de los consumibles y de los equipos, el firmware, los contadores de páginas impresas y los avisos por mal funcionamiento, así como informes de consumo eléctrico y de uso de papel. Así pues, mediante esta aplicación es posible controlar todos los equipos instalados en la organización desde un único punto y gestionar así las posibles incidencias sin demora. El sistema se complementa, además, con una herramienta de ticketing online para efectuar consultas técnicas, reportar los avisos y consultar su estado.

Por otra parte, para cumplir con el objetivo de la optimización del parque de impresión, se ha implantado una herramienta de gestión unificada, preparada para aplicar políticas de impresión a partir de reglas y configuraciones personalizadas. Así pues, según las reglas introducidas, el software permite o deniega la impresión, bloquea el usuario o redirige el trabajo al equipo más adecuado. Estas normas pueden configurarse de manera que se tenga en cuenta, por ejemplo, el número de copias global del dispositivo, o el nivel de consumibles que le queden a cada equipo.

Gracias a esta solución, además, se pueden generar diversos informes para conocer mejor cuál es el uso de la flota de impresión. Así es posible obtener, por ejemplo, el número de trabajos enviados por cada usuario a un equipo concreto, el número de impresiones restante para llegar a una determinada cuota de copias, o el número de copias, impresiones y digitalizaciones por dispositivo, entre muchas otras opciones.

Además, estos equipos suponen el inicio de la transformación digital de todo el hospital, puesto que las multifunciones, repartidas por todas las instalaciones, son puntos de digitalización de los historiales médicos. Así, los historiales médicos convertidos en archivos electrónicos no solo contribuyen al ahorro de papel y la reducción de costes de impresión, sino que también redundan en un mejor servicio a los usuarios. El hecho de que la información médica esté disponible al instante desde cualquier punto, facilita enormemente la tarea en departamentos como urgencias, agilizando la atención y reduciendo los tiempos de espera de los pacientes.