Trabajadores móviles: conectados desde cualquier lugar

La nueva aplicación DocuWare permite acceder a toda la información a través de dispositivos móviles

Los teléfonos móviles inteligentes nos han cambiado, han cambiado la sociedad y, con ella, también está cambiando el mundo laboral, a un ritmo casi igual de vertiginoso. Hoy, incluso en el ámbito empresarial, se tiende a unas estructuras menos rígidas, en las que el trabajo en equipo y la flexibilidad son valores que cotizan al alza. Trabajar ya no es sinónimo de estar sentado en una oficina de 9 a 18, rodeado de archivos. Hoy se puede estar trabajando en la sala de espera de un aeropuerto, en una cafetería o incluso desde casa y, además, a cualquier hora, gracias a los dispositivos móviles.

Esta transformación se ha producido, en gran medida, gracias al auge de los dispositivos móviles conectados a Internet. Hace solo unos pocos años, realizar una búsqueda en Internet requería un ordenador y una conexión por cable a la red, cuando ahora solo hay que sacar el móvil del bolsillo y abrir el navegador. En este sentido, tal y como comentábamos en un post anterior, las empresas deben adaptarse a los nuevos tiempos y proporcionar a sus empleados las herramientas necesarias para poder trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Con el fin de aprovechar todas las ventajas de los dispositivos móviles unidas a las de la gestión documental, DocuWare ha creado una aplicación móvil, disponible tanto para Android como para iOS. Esta aplicación permite, mediante flujos de trabajo móviles y con servicios proporcionados a través de la nube, comenzar un proceso en la oficina y terminarlo fuera de ella (o al contrario) y acceder a toda la información al momento, actualizada y sin retrasos.

¿Qué ventajas puede aportar una aplicación de este tipo? Pensemos lo que supondría que el personal de ventas pueda acceder a los registros de clientes y a información actualizada sobre su estado desde cualquier lugar, a través de su smartphone. O que el servicio post-venta puede escanear los datos de un pedido con su dispositivo móvil y grabarlos en un formulario web, que inicia, automáticamente, el proceso de facturación de ese pedido. O que el responsable de la aprobación de facturas pueda confirmar documentos mientras viaja. Estas ventajas suponen beneficios inmediatos para la organización, ya que cuando los trabajadores pueden acceder a la información de inmediato o poner en marcha el procedimiento necesario desde cualquier lugar y en cualquier momento, los procesos del negocio se agilizan, la calidad del servicio se incrementa y se crea más confianza tanto entre clientes como entre clientes potenciales.

Además de aportar eficiencia, estas soluciones de movilidad también pueden ayudar a atraer el talento de los profesionales más jóvenes. La flexibilidad horaria y la independencia son cuestiones cada vez más valoradas a la hora de elegir un puesto de trabajo, se tengan hijos o no. Esto se acentúa especialmente con los trabajadores más jóvenes, que se sienten más cómodos en empresas con espíritu de start-up que en estructuras tradicionales basadas en la presencialidad durante ocho horas al día.

Las herramientas digitales de gestión documental móvil favorecen también el trabajo en equipo, eliminando de la ecuación la necesidad de que todos los integrantes de este equipo estén en el mismo lugar y en el mismo momento. DocuWare proporciona información continuamente actualizada, seguridad en los datos y total trazabilidad de los cambios efectuados en cada documento, para que los empleados puedan hacer su trabajo donde y cuando quieran. Además, influyen también en el diseño de las oficinas, permitiendo crear espacios más abiertos y dinámicos, con lugares para reunirse, para trabajar en silencio o incluso para el descanso.

La aplicación móvil de DocuWare, ha sido totalmente reestructurada y rediseñada para mejorar su rendimiento y usabilidad. Puede utilizarse ya con la versión 6.10 de DocuWare, funciona en cualquier dispositivo y proporciona las siguientes funcionalidades:

• Tareas de flujo de trabajo
• Búsqueda y visualización de documentos
• Listas de tareas
• Sellos de aprobación
• Vista de detalles de documentos
• Acceso a archivos
• Configuración sencilla a través de código QR

Si quieres llevar a tu empresa hasta el siguiente nivel, gracias a procesos más eficientes y empleados más satisfechos, ponte en contacto con nosotros, y uno de nuestros consultores te recomendará la solución de gestión documental que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.