Si tienes tu propio negocio, seguro que ya eres consciente de la gran cantidad de documentación que implica el funcionamiento de una empresa. La digitalización certificada es la mejor opción para garantizar que tus facturas estén archivadas correctamente, cumplan con todos los requisitos legales y sean de fácil acceso. Descubre en qué consiste este proceso y aprende a diferenciarlo de la habitual digitalización de documentos.

Un proceso de garantías con validez legal

Se trata de un proceso por el que se obtienen copias digitales de las facturas, respetando el valor legal que tiene el documento original. Para ello, la Agencia Tributaria establece una serie de requisitos, que incluyen el uso de formatos estándares y de un determinado nivel de resolución. De hecho, pone a disposición de sus usuarios un software homologado para digitalizar las facturas con la oportuna certificación.

La orden EHA/962/2007 define este tipo de digitalización como la realización de una imagen digital íntegra de la factura original en papel, usando el software homologado para cumplir con todos los requerimientos legales.

Además, merece la pena que tengas en cuenta el significado de certificada, un concepto que hace referencia a la validez legal de las copias auténticas de cualquier documento, que se puede probar sin problemas.

Ventajas de la digitalización certificada de facturas

La digitalización certificada de facturas y otros tipos de documentos de empresa ofrece una amplia lista de ventajas. En cuanto las valores, te darás cuenta de la importancia de aplicar este software de digitalización homologada en la gestión de tu negocio.

1. Representa un ahorro importante en costes de material de oficina, sobre todo en papel, archivos y recursos para la clasificación de documentos.

2. Reducción de gastos de impresión, tanto en lo referente a la tinta como al hardware necesario para ello.

3. Cumplimiento de la norma ISO 14001, que regula la gestión ambiental y reduce el impacto negativo en el medio ambiente.

4. Ahorro en recursos humanos y en horas de trabajo.

5. Permite la automatización de procesos en la empresa, lo que implica una gestión más eficaz en aspectos tan habituales como la desgravación del IVA. De esta manera, el negocio gana en rentabilidad.

6. Al no tener documentos en papel, no se necesita tanto espacio de almacenamiento.

7. Permite evitar multas por parte de organismos como la AEAT, al no encontrar los documentos requeridos en una determinada inspección.

8. Simplifica las búsquedas de documentos, lo que permite agilizar el trabajo diario.

Proceso de digitalización certificada

A la hora de digitalizar los documentos de tu empresa y asegurar que la imagen no puede ser modificada, debes tener en cuenta una serie de requerimientos que garantizan su calidad. Esto incluye una resolución mínima de 200 ppp (puntos por pulgada), el uso de formato PDF para el guardado de los documentos a largo plazo y del JPEG 2000 como estándar de compresión y codificación digital de imágenes.

También es necesario asociar cada factura con una referencia identificativa e incluir la firma electrónica, regulada en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre. Igualmente, si no se usa el software suministrado por la Agencia Tributaria, es necesario recurrir a una auditoría externa que garantice que el usado cumple con los requisitos legales. Si has decidido hacer un proceso de digitalización certificada en tu empresa debes saber que puedes usar herramientas específicas como un gestor documental, el RPA para la automatización robótica de procesos o el BPMS, específico para la automatización de procesos de negocio.

Diferencias con la digitalización de documentos

La semejanza de nombres hace que muchas veces se confunda la digitalización de documentos con la digitalización certificada. Es importante aclarar las diferencias entre ambos conceptos, ya que su implicación legal es muy diferente.

La digitalización es un proceso que aplica técnicas digitales para convertir una imagen en papel en una con formato digital.

En cambio, la digitalización certificada va mucho más allá, ya que representa la transformación de un documento en papel en un formato digital que cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para su admisión.

Es decir, que si aplicas la digitalización certificada a las facturas de tu empresa conseguirás documentos con validez legal ante la propia AEAT o cualquier otro organismo oficial. ¿Y qué significa eso? Esencialmente, que si te limitas a digitalizar tus documentos deberás guardar su versión en papel durante un mínimo de 5 años para poder demostrar su validez oficial. En cambio, la digitalización certificada proporciona al documento digitalizado una validez legal. Por lo tanto, podrás destruir los documentos en papel sin temor a sanciones o multas ante cualquier requerimiento del fisco.

En definitiva, la digitalización certificada de documentos es un proceso indispensable para las empresas que quieran optimizar su gestión y sus recursos, siguiendo siempre todos los requisitos legales marcados por la Agencia Tributaria. Su aplicación representa un gran beneficio económico y de eficiencia en el trabajo. Si estás interesado en disfrutar en tu empresa de todas sus ventajas, ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos en la solución que mejor se adapte a tus necesidades.