Hoy más que nunca, los procesos burocráticos y administrativos tienen que ser rápidos, fluidos, prácticos y eficaces y es evidente que la firma de documentos a mano y su posterior envío y archivo no lo es. Descargar un documento, firmarlo a mano, escanearlo y enviarlo por correo electrónico es una importante pérdida de tiempo. Esta forma de trabajar es lenta e ineficaz y no se sitúa dentro de los parámetros óptimos que hoy en día exige un buen proceso de transformación digital.

Y luego están las cuestiones legales y de seguridad: una firma escaneada no tiene valor legal y puede ser suplantada fácilmente.

La solución: la firma electrónica o digital

Con el fin de dar solución a las necesidades actuales de verificación y seguridad de la identidad de una persona a la hora de autorizar una operación bancaria, realizar una compra, pedir un certificado, etc. de una forma rápida y segura, se han ido desarrollando una serie de sistemas.

Uno de ellos es la firma digital, un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático a un documento, orden o mensaje. Los objetivos de la firma digital son básicamente poder demostrar la identidad del emisor de un mensaje y la autenticidad de su contenido.

Tipos de firma digital

Entre los distintos tipos de firma digital definidos en España por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, encontramos tres tipos de firma:

Firma electrónica

Se trata del conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden emplearse como medio de identificación del firmante.

En la firma electrónica existe cierta identificación del firmante, pero sin el resto de garantías (no repudio, integridad, vinculada de manera única, exclusivo control del firmante, etc.) que sí ofrecen otros tipos de firma digital.

Firma electrónica avanzada

En un estadio de desarrollo superior se encuentra la firma electrónica avanzada, un sistema que permite garantizar que no se ha producido ningún tipo de alteración o variación en un documento desde el momento en que se firmó y sirve también como identificación del firmante. Es una firma electrónica vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere. Lo más significativo es que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

Firma electrónica reconocida

Es una firma electrónica avanzada generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma y basada en un certificado reconocido. En este caso, el certificado de firma electrónica que se emplea es similar al utilizado en la firma electrónica avanzada, si bien encontramos diferencias, como que el certificado ha sido emitido por un Prestador de Servicios de Certificación que, antes de su emisión, ha podido comprobar de forma fehaciente la identidad del titular del certificado. Este tipo de firma, según indica la Ley de Firma Electrónica, tendrá respecto de los datos consignados de forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

Firma biométrica digital

Existe, además, otro tipo de firma digital con total validez jurídica, la firma biométrica digital. Esta modalidad difiere del resto en que necesita de elementos específicos de hardware para poder llevarse a cabo, como por ejemplo una tableta o un panel de firma. Mediante estos dispositivos, se capta la firma manuscrita del interesado a través del soporte informático. El sistema recoge una serie de rasgos biométricos (presión, inclinación y velocidad del trazo, etc.), que van más allá de la simple grafía, lo cual posibilita vincular de forma única al firmante. Por lo tanto, se gana mucho en fiabilidad y seguridad, evitando situaciones fraudulentas de suplantación.

 ¿Por qué debería implementar las firmas electrónicas en mi empresa?

La implantación de una firma electrónica, en especial si es biométrica o avanzada, debe considerarse como una etapa fundamental dentro del proceso de digitalización de una empresa. Sus ventajas son muchas y evidentes:

• Optimizar los procesos, agilizando muchas de las actividades diarias de la empresa
• Mejorar la experiencia de clientes y proveedores
• Ahorrar costes económicos en papel y favorecer el medio ambiente
• Ofrecer una imagen más positiva de la empresa: moderna, innovadora, básicamente digital y comprometida con el medio ambiente
• Garantizar la validez de los documentos, su autenticidad y que no puedan ser manipulados
• Realizar los trámites burocráticos con organizaciones públicas y privadas de forma eficaz y con total validez legal

Diferencias entre firma digital y firma biométrica

A nivel legal, tanto la firma electrónica reconocida como la firma biométrica son totalmente válidas, sin embargo, podemos identificar algunas diferencias: 

• La firma biométrica, como hemos comentado, requiere de un soporte para firmar (tableta o panel de firma), mientras que el resto de tipos de firma electrónica solamente necesitan, en su caso, el certificado digital asociado a la firma.
• La firma electrónica reconocida implica que el firmante debe poseer un certificado generado por un Prestador de Servicios de Certificación, mientras que para la firma biométrica digital no es necesario, puesto que el certificado lo genera el mismo sistema de firma.

Software de la firma biométrica

Para la implantación y gestión de la firma biométrica se utilizan tabletas que permiten comunicarse con otros dispositivos informáticos y bases de datos, así como capturar y guardar la imagen de la firma.

Para ganar en seguridad y poder cumplir con todos los requisitos legales es necesario incorporar un software que sea fiable y seguro y que incluya algoritmos de protección que analicen una serie de parámetros biométricos. El fin no es otro que evitar cualquier posibilidad de implantación fraudulenta y poder así cerrar contratos vinculantes con todas las garantías legales.

En GDX Group hemos desarrollado una solución de firma electrónica para empresas, que permite validar documentos de un modo muy fácil e intuitivo con toda las garantías legales, la máxima seguridad y desde cualquier dispositivo. Los pasos son muy sencillos: 

• Se accede al portafirmas con un usuario y contraseña
• Se selecciona el documento y se firma
• Se envía a su destinatario por correo electrónico o al software que nos interese, para seguir trabajando con él.

Lo que diferencia nuestro software de otras aplicaciones de mercado es que muy versátil y flexible, permitiendo múltiples aplicaciones de diferentes departamentos tanto de la empresa (aprobar las facturas de contabilidad, firmar documentos de Recursos Humanos, gestionar albaranes, etc.) como en nuestras relaciones burocráticas con otras empresas y organismos tanto públicos como privados. Además, también incluye una potente API, que permite la integración del portafirmas con otras aplicaciones, como por ejemplo gestores documentales. ¿Te ayudamos?