Los servicios de outsourcing o externalización son cada vez más usados por empresas de todo tipo y tamaño y, especialmente por las pymes, por su capacidad para simplificar el trabajo de las organizaciones, aportar valor añadido y ahorrar costes, mejorando la rentabilidad.

El abanico de servicios susceptibles de externalización es cada vez mayor, alcanzando a muchísimas necesidades y tareas. Uno de ellos son los servicios de impresión.

¿Qué es el pago por uso de equipos de impresión?

Los servicios de impresión gestionada se encargan de la gestión integral del conjunto de necesidades de impresión de una empresa, incluyendo todos los servicios necesarios:

• Instalación de los equipos
• Mantenimiento y reparación de las impresoras
• Reposición de los consumibles
• Implementación y actualización del software de gestión

Existen diversas modalidades de externalización del parque de impresión, siendo el pago por uso una de las opciones más usadas y valoradas por las pymes.

En los contratos de pago por uso normalmente se pacta un precio por un volumen mínimo de páginas impresas entre la empresa proveedora del servicio y el cliente, para un determinado periodo de tiempo. Una vez consumido dicho volumen mínimo de impresiones incluido en la cuota, el precio por página para el exceso de impresiones suele ser más reducido. 

Cuando se contrata un servicio de pago por uso de impresión, la empresa proveedora se encarga de proporcionar las impresoras y cualquier otro equipo que sea necesario en función de las necesidades reales de cada pyme.

Estos aparatos se contratan en régimen de cesión y su complejidad o calidad influye también en la cuota que finalmente se pagará por el pago por uso. Por ese motivo, es importante contratar el tipo de impresora que realmente se ajuste a nuestras necesidades, sin alquilar aparatos con unas prestaciones o funcionalidades que nunca vamos a utilizar, pero tampoco impresoras demasiado simples que luego no van a ofrecer los estándares de calidad que precisamos.

Por otro lado, en la cuota de pago por uso (por lo general mensual) normalmente se suelen incluir los consumibles necesarios, así como el mantenimiento, reparaciones y asistencia técnica que se precise. Todo está incluido y de esta forma no hay lugar para las sorpresas. En todo momento sabremos cuánto nos va a costar en total cubrir las necesidades de impresión y copias de documentos de nuestro negocio. 

Otra cuestión importante y de gran valor para las pymes que se deciden a contratar este tipo de servicios es que muchas empresas proveedoras cuentan con servicios de monitorización remota, que permiten conocer, en tiempo real, si las impresoras están averiadas, necesitan algún ajuste o si es necesario cambiar los consumibles. Esto permite un funcionamiento perfecto y fluido, sin que se produzcan anomalías o parones que puedan afectar a los circuitos de trabajo.

Ventajas del pago por uso de impresoras para las pymes

La principal ventaja de contratar un pago por uso de impresión es el ahorro de costes, ya que se consigue un control absoluto de todo lo relacionado con la impresión y la generación de copias en papel: equipos, consumibles, mantenimiento, reparaciones, software, etc.

Ligado directamente al punto anterior, la contratación de estos servicios permite asimismo mejorar la rentabilidad, la eficacia y la productividad de las empresas ¿Por qué? Porque podemos adaptar los equipos de impresión a las necesidades reales de cada organización, sin sobrecostes de ningún tipo. Además, este tipo de externalización facilita la actualización de las impresoras y el software, permitiendo estar a la última y, por lo tanto, ofreciendo la máxima calidad a los clientes.

Otros beneficios de contratar este tipo de servicio son:

• Permite recibir el mejor asesoramiento técnico y disponer siempre de las mejores soluciones y prestaciones
• También se optimizan todos los procesos relacionados con la impresión, como puede ser la gestión documental
• Se evitan pérdidas de horas de trabajo de los empleados en actividades que no son productivas: reposición de consumibles, consulta del funcionamiento de las impresoras, reparación de averías, etc. 

Existe la falsa creencia de que la externalización de la impresión solo puede ser asumida por grandes empresas. Esto hoy en día es totalmente erróneo, ya que la flexibilidad en las condiciones y la amplitud de servicios existentes posibilita que empresas de pequeño y mediano tamaño, con un volumen limitado de impresiones diarias o mensuales, también se puedan ver muy beneficiadas con la contratación de un servicio de impresión por uso. 

GDX Group ofrece servicios gestionados de impresión  de alta calidad y completamente adaptados a las necesidades reales de las pymes. Esto permite un control total de los gastos de impresión y estar siempre al día tecnológicamente, evitando tener que realizar inversiones importantes en impresoras que la mayoría de veces no logran rentabilizarse.