El hecho de que todos los ciudadanos tengamos la posibilidad de relacionarnos con las administraciones públicas, de manera segura y eficiente, a través de medios electrónicos no es solamente una aspiración u objetivo deseable, sino un derecho recogido y regulado en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Cabe subrayar que la posibilidad de que un ciudadano pueda realizar sus comunicaciones y gestiones con la administración de modo telemático no significa una sustitución de la tramitación presencial ni del trato personal, que también son necesarios y que no deben desaparecer.

Las ventajas de la administración pública electrónica

Las posibles aplicaciones derivadas de la administración pública electrónica o e-administración son tan numerosas y diversas que prácticamente todos los ciudadanos podemos beneficiarnos en algún momento de sus evidentes ventajas:

• La disponibilidad de la administración electrónica es total, pudiendo estar operativa las 24 horas durante los 365 días del año
• No es necesario desplazarse hasta un lugar concreto para realizar los trámites, por lo que se ahorra mucho tiempo y se eliminan los posibles problemas de accesibilidad
• Se gana en flexibilidad, ya que este tipo de administración permite elegir entre diferentes canales para la realización de trámites
• Otro aspecto importante es que se aumenta la seguridad y protección de los datos
• Se optimizan costes, reduciendo gastos innecesarios en documentos de papel, infraestructuras, etc.
• En general, los trámites se simplifican, evitando pérdidas de tiempo tanto para los ciudadanos como para los profesionales de la administración

Los aspectos fundamentales de la administración pública electrónica

Un cambio integral, de enfoque y de filosofía

La transformación de unas relaciones basadas en los trámites presenciales al modo virtual o telemático va mucho más allá del cambio de los archivos en papel al formato electrónico, ya que responde a unos cambios socioeconómicos y culturales muy importantes.

En general, son los propios ciudadanos, cada vez más familiarizados y acostumbrados al uso de las nuevas tecnologías como medio de trabajo, comunicación y ocio, los que demandan poder realizar sus trámites con la administración de manera telemática, sin necesidad de desplazarse y de la forma más rápida y sencilla posible.

Esto implica cambios en la propia filosofía de trabajo, donde prime la eficacia y se eviten las redundancias burocráticas y las pérdidas de tiempo.

El reto de la protección de datos

Si bien los archivos electrónicos pueden suponer una ventaja en términos de confidencialidad y seguridad de los datos sensibles, al no verse expuestos en documentos en papel, también puede ocurrir lo contrario: que se produzca un robo de datos por terceras personas por un acceso no autorizado a las bases de datos.

Esto supone un reto muy importante para las administraciones, que deben extremar e invertir en medidas de seguridad para que estas situaciones no lleguen a producirse.

Los trámites deben poderse ejecutar de principio a fin

De poco sirve poner en marcha sistemas electrónicos de realización de trámites con la administración si no pueden realizarse totalmente, es decir, si al final el ciudadano tiene que desplazarse para estampar su firma o para cualquier otra cuestión.

En este sentido, es importante optimizar los sistemas, como ya se está haciendo, con la inclusión de firmas electrónicas y otros métodos que permitan realizar las gestiones de forma completa y con seguridad.

La innovación constante

Las nuevas posibilidades de las tecnologías de la información, siempre en constante evolución, deben ser aprovechadas por la administración para poner en marcha nuevos servicios que faciliten la vida de los ciudadanos.

El aspecto ecológico

La e-Administración tiene un efecto positivo muy importante: permite eliminar o reducir considerablemente el uso del papel. Esto implica un beneficio fundamental para el medio ambiente y debe ser uno de los aspectos que guíe la transformación de los archivos en papel en digitales.

Esto significa que los circuitos que se implanten a nivel de e-administración deben tener en cuenta que los documentos en papel ya no son necesarios y abogar por su eliminación completa en la medida de lo posible, evitando las impresiones innecesarias.

La plataforma eGedex de GDX Group

GDX group ha puesto en marcha la plataforma eGedex, una Plataforma de Administración Electrónica que permite a las entidades públicas disfrutar de todas las ventajas de la transformación digital.

Esta plataforma permite una gestión integral de las relaciones del ciudadano con la administración, con utilidades como el registro electrónico, que permite compulsar documentos telemáticamente entre otras muchas funcionalidades, la gestión de todo tipo de documentos en formato digital, el portafirmas electrónico, que permite configurar flujos personalizados de aprobación según las necesidades de cada organismo o entidad, así como el archivo de todo tipo de expedientes en un repositorio único. 

También ofrecemos una solución para los libros oficiales, que con nuestro sistema pueden ser gestionados de modo digital, permitiendo organizar la información de forma eficiente y realizar búsquedas rápidas, sencillas y eficaces.