Durante los últimos años hemos ido desplazando al móvil o smartphone cada vez más tareas que antes realizábamos con el ordenador portátil o de escritorio. También, tareas que antes realizábamos de otras formas alternativas: pagar con tarjeta, comprar billetes de tren en la ventanilla de la estación, encargar comida, enviar cartas, buscar trabajo, escuchar la radio… los ejemplos son infinitos. Las aplicaciones móviles de Gestión Documental aún son unas grandes desconocidas, hoy vamos a ver la manera de acelerar los procesos internos con su uso.

Aún cuesta que las tareas relacionadas con nuestro trabajo las realicemos también con aplicaciones móviles desde el smartphone, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Más allá de la consulta del email o participar en el chat del grupo de trabajo, sigue sin ser útil realizar muchas de estas funciones desde el móvil. Sobre todo, debido a las pequeñas dimensiones de estos aparatos. Pero hay muchas tareas que sí podemos llevarlas a este terreno y aún no somos conscientes de ello. Vamos a ver algunas.

1. Gestionar justificantes de pago

Una simple app en el móvil puede servir para hacer una foto del ticket que nos acaban de dar en un restaurante, guardar sus datos, lo que nos permite tirarlo. Con el uso de aplicaciones móviles de Gestión Documental le diremos adiós a esos tacos de tickets grapados, de complicado manejo por su diversidad de tamaño y forma. Por no hablar de la dificultad para realizar su contabilización. Este tipo de aplicaciones móviles realizan la extracción de los datos de forma automática y cumplimentan a lo largo del mes una hoja de gastos que será enviada para pasar al pago.

Además, se pueden establecer flujos de trabajo para que las personas responsables den el ok al pago, también desde su teléfono móvil. Tan sencillo como recibir una notificación, acceder a la app y revisar el movimiento con los datos bien organizados y la imagen del documento adjunta.

2. Participar en flujos de trabajo

Cualquier tipología documental puede ser susceptible de incorporarse a un flujo de trabajo. Por ejemplo, un caso típico puede ser la conformación de un documento o expediente dentro de un proyecto. Gracias a las aplicaciones móviles de gestión documental, podemos establecer una serie de parámetros para que los documentos recorran las instancias que nos interesen. Por ejemplo, a través de la asignación de tareas a personas o grupos dentro de la organización. Tanto la visualización de los documentos como su aprobación puede realizarse de forma sencilla a través de una aplicación instalada en el smartphone.

Cuando se trata del Departamento Financiero, los flujos de trabajo de las facturas incorporan plazos de procesamiento muy pequeños, por lo que es esencial poder gestionarlas con rapidez. Solo si se aprueban a tiempo podemos aprovecharnos de los descuentos por pronto pago. Tras una notificación, podremos revisar en tiempo real y aprobar o rechazar la factura, incorporar el código del centro de coste que le corresponda o cualquier tarea que necesitemos. Esto se define según sea nuestro proceso interno. Con una fácil revisión a base de sellos y una interfaz muy accesible que favorecerán realizar estas tareas desde cualquier lugar y al instante.

Además, los flujos de trabajo permiten disponer de un mayor control sobre los procesos de aprobación de documentos, ya que en todo momento es posible recuperar los documentos y conocer su estado de tramitación.

3. Firmar documentos

En muchas ocasiones, la firma de un contrato se demora por la dificultad de reunir a las personas implicadas. O bien, porque el documento tiene que viajar físicamente de una ubicación a otra hasta recopilar las firmas de todas. Esto lo podemos solucionar fácilmente con una aplicación que lance a la firma el documento deseado, incorporado o no a un flujo de trabajo como tal.

La firma se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo de lo que necesitemos. Por ejemplo, la firma digital incorporará nuestro certificado electrónico (o el de nuestra compañía o grupo empresarial) al documento.

Por su parte, la firma biométrica recogerá los parámetros de presión, velocidad e inclinación y los incorporará al “garabato” realizado sobre nuestro dispositivo móvil. Toda esta información quedará adjunta al documento firmado. Además, tendrá la misma validez legal que un documento en papel firmado de la forma tradicional que todos conocemos. Además, irá encriptada de modo que nadie pueda romper la seguridad y hacer un mal uso de la información.

No dejes pasar más tiempo y dales un impulso a los procesos internos de tu compañía. Si necesitas más información sobre cómo implementar aplicaciones móviles, consulta a nuestros especialistas. Te informaremos acerca de las opciones a tu alcance y te aconsejaremos sobre la opción que mejor se adapte a tu necesidad.