Cinco metodologías de gestión por procesos

En ocasiones anteriores hemos hablado de los beneficios que aporta una solución iBPMS a las empresas. También hemos explicado que la iBPMS es el punto de partida de la hiperautomatización. Sin embargo, existen otras metodologías de gestión por procesos como veremos a continuación.

Cada uno de ellos se basa en unas premisas y tecnologías diferentes. Pero tienen en común la capacidad para modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas. Las metodologías de gestión por procesos son capaces de automatizar procesos de cualquier naturaleza y objeto de negocio. Ya sea dentro de un solo departamento o aplicados a un grupo empresarial en su conjunto.

iBPMS es un término acuñado por Gartner Consulting Company para designar un software responsable de la gestión inteligente a través de procesos de negocio. Business Process Management (BPM) es una disciplina empresarial compuesta por metodología y tecnología, orientada a optimizar los procesos empresariales.

1. iBPM. MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIO

Como su nombre indica, el modelado de procesos de negocio (BPM) mapea los procesos y los representa visualmente. De este modo son más fáciles de entender y optimizar. Hay muchos tipos de modelos de procesos que se pueden aplicar a diferentes escenarios.

Por ejemplo, los modelos de simulación se pueden utilizar para modelar sistemas complejos como las cadenas de suministro. Por otro lado, los modelos de flujo de trabajo virtual se pueden dibujar con diagramas de flujo, diagramas de flujo de control e incluso herramientas de software modernas (como Bizagi).

En GDX, trabajamos con Aura Quantic para convertir en productividad el caos y la ineficiencia de los procesos de muchas compañías. Se trata de una herramienta potente y consolidada que está cambiando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones. Es una plataforma única donde se administra personal, tecnología, procesos y datos con total libertad mediante la creación de aplicaciones complejas sin código. Se trata de una de las principales metologías de gestión por procesos inteligente que se encuentra en el mercado actualmente.

2. LEAN

El pensamiento LEAN se deriva del sistema de producción de Toyota Production System. El método tiene como objetivo eliminar aquellas actividades que no aporten valor. Trata de acortar los ciclos de desarrollo de productos. Minimiza el consumo de recursos y elimina tareas rígidas. Contando únicamente con la mínima cantidad de producto necesaria, el objetivo es mejorar la experiencia del cliente.

Combina conceptos como Kanban y Kaizen. Kanban es un sistema de programación para la fabricación just in time (justo a tiempo). Por su lado, Kaizen es un concepto japonés que se centra en la mejora progresiva en lugar de cambios drásticos.

En los últimos años, este método ha vuelto a ponerse en boga gracias al libro de Eric Ries, “The LEAN Startup”. Como muchos otras metodologías de gestión por procesos, LEAN se puede aplicar a muchos procesos comerciales. Desde el desarrollo de software hasta la fabricación y la gestión en una cadena de suministro.

3. MBO. GESTIÓN POR OBJETIVOS

La gestión por objetivos (MBO) utiliza métodos de mejora centrándose más en las prácticas de gestión que en la optimización de procesos.
El enfoque de Peter Drucker establece objetivos bien definidos concertados entre gerentes y empleados. Juntos buscarán aquellas metas comunes y sus respectivas áreas de responsabilidad.

Los puntos principales de este proceso son:

• Creación de metas organizacionales.
• Procurar que estas metas sean claras para los empleados.
• Motivar a los empleados para que alcancen sus objetivos.
• Control de avances.
• Compensar con incentivos a los empleados por el alcance de sus logros.

MBO tiene algunos límites, aunque su objetivo no es ser la solución definitiva para mejorar el rendimiento. Es aconsejable utilizarlo en combinación con otras metodologías de gestión por procesos inteligentes para lograr unos resultados óptimos.

4. SIX SIGMA

El sistema Six Sigma fue desarrollado por Motorola por el ingeniero Bill Smith en los años 80. Fue ideado para aumentar la eficacia del proceso y minimizar los defectos y la mutabilidad. El objetivo era eliminar los defectos en la entrega de un producto o servicio al cliente. El máximo son 3.4 defectos (no cumple los requisitos) por cada millón de eventos realizados.

Refleja el proceso «Planificar-Hacer-Verificar-Actuar» y tiene dos técnicas principales:

• DMAIC. El objetivo es mejorar el proceso existente. Significa precisar el sistema, cuantificar los aspectos clave del proceso actual, examinar los datos, optimizar el proceso actual y controlar el proceso de estado futuro.
• DMADV. Este método tiene como objetivo generar nuevos procesos. Sus etapas son: delimitar los objetivos del diseño, cuantificar e identificar las peculiaridades de la calidad, examinar para desarrollar y trazar alternativas, diseñar alternativas mejoradas y confirmar el diseño.

5. TQM. GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL

TQM o Total Quality Management es una metodología centrada en la mejora continua y la satisfacción del cliente. Hay variantes de este mismo sistema, pero coinciden en algunas premisas como son:

• Lo primero es el cliente.
• Mejora continua.
• Cooperación y comunicación de los empleados.
• Toma de decisiones basada en información real.
• Foco puesto en los procesos.