Ya hemos comentado en artículos anteriores las numerosas ventajas de implantar un gestor documental: eliminación de riesgos, mejora de la búsqueda de documentos, flujos de trabajo más eficientes… Así pues, supongamos que ya estás convencido de que el gestor documental es la solución perfecta para hacer más eficientes los procesos que implican gestión de documentos en tu oficina y has cerrado el proyecto con una consultora especializada. ¿Quiere esto decir que ya puedes empezar a utilizarlo? ¿Cuánto tiempo tardará en estar en producción tu solución de gestión documental? En este artículo vamos a explicarte cuál es el proceso de implantación de un gestor documental para resolver todas tus dudas.
En el momento en que adquieres la solución, lo habitual es que hayas tenido varias reuniones con el consultor en gestión documental, hayáis visto las posibilidades que ofrece este software y cómo podría ayudaros a optimizar los procesos que se llevan a cabo en tu organización y hayas decidido por cuál de ellos empezar. Sin embargo, la concreción de todas estas ideas no llegará hasta que se inicie el proceso de implantación. Te contamos cómo lo hacemos en GDX Group, Platinum Partner de DocuWare.
Proceso de implantación de un gestor documental
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Kick off
Habitualmente empezamos con una primera reunión a la que asiste el equipo técnico encargado de desarrollar el proyecto en GDX y las personas que vayan a trabajar en él en la organización que ha adquirido la solución. La finalidad de esta reunión es definir con más claridad el objetivo último del proyecto, establecer el programa de trabajo y presentar al equipo de trabajo por cada una de las partes. Se trata de una primera toma de contacto entre los desarrolladores y el cliente para ir concretando el proyecto.
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Recopilación de información
Una vez realizado este primer acercamiento, es el momento de analizar en detalle los procesos a digitalizar. Se trata de establecer las directrices para la configuración, concretando aspectos como:
- ¿Qué tipos documentales quieren digitalizarse?
- ¿Cuáles son los pasos de los flujos de trabajo que se quieren automatizar?
- ¿Qué usuarios necesitan visualizar, editar o modificar documentos?
- ¿Qué campos se quieren indexar para después optimizar las búsquedas?
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Análisis
Cuando el equipo de desarrollo recibe toda esta información, se lleva a cabo un análisis en profundidad de todo el proyecto. El objetivo de esta fase no es solo adaptar los procesos que se llevan a cabo en la organización al entorno digital, sino también proponer mejoras en dichos procesos, para hacerlos todavía más eficientes.
Las conclusiones de este análisis se plasman en un documento que recoge el alcance del proyecto y que debe ser validado por ambas partes, pues será la base para la fase posterior de configuración.
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Configuración
El gestor documental es una herramienta en blanco que tenemos que configurar y personalizar. Así pues, en esta fase se traslada toda la información plasmada en el alcance del proyecto a la herramienta software, creando una solución totalmente personalizada y a la medida del cliente.
La complejidad de esta fase depende de la magnitud del proyecto: cuántos usuarios van a acceder a la solución, cuántos flujos de trabajo diferentes existen, cantidad de tipos documentales… y, especialmente, si es necesario integrar el gestor documental con un ERP o con cualquier otro software.
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Validación de la configuración
En esta fase se valida la configuración realizada a partir del alcance del proyecto y se valora si es necesario introducir algún cambio en la misma.
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Formación
El gestor documental DocuWare, con el que trabajamos en GDX Group, tiene una interfaz muy amigable y su manejo es muy intuitivo. No obstante, nuestro equipo de consultores ofrece formación a todos los usuarios para que le saquen el máximo partido posible a la herramienta.
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Preproducción
La fase de preproducción es el momento en que los usuarios pueden empezar a trabajar con la solución para probarla. Es una fase breve, de entre 3 y 5 días de duración, que sirve para realizar una última prueba y comprobar si es necesario realizar algún ajuste final.
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Producción
La solución se entrega al cliente, que ya puede trabajar con ella normalmente.
¿Cuánto dura la implantación de un gestor documental?
Aunque nos encantaría poder responder a esta pregunta, que seguro ayudaría a todos aquellos que están planteándose la instalación de una solución de este tipo, es imposible dar una respuesta concreta. Como hemos visto, se trata de un proceso personalizado en que inciden muchas variables: si se instala en la nube o on premise, si es necesario integrarlo con otras aplicaciones, número de tipos documentales o de flujos…
Al tratarse de una solución personalizada, la duración es diferente para cada proyecto. Lo que sí podemos garantizar es que nuestro equipo técnico estará a tu lado durante todo el proceso para resolver todas las cuestiones que puedan plantearse.
¿Quieres dar un paso adelante en la digitalización de tu organización y olvidarte del papel en tu oficina? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a crear la solución más adecuada para tu empresa.
