La comunicación organizacional es uno de los medios más potentes y eficaces con los que cuentan las empresas para definir y comunicar eficazmente sus estrategias, cohesionar a sus empleados y otros actores implicados y, en definitiva, conseguir los principales objetivos empresariales encaminados a alcanzar la transformación digital.
La cuestión es que la comunicación organizacional es mucho más que transmitir una serie de información. Para que realmente funcione, debe lograrse un feedback óptimo, una comunicación bidireccional potente, que genere interés y haga crecer a la organización en todos los sentidos.
Las nuevas tecnologías para la comunicación organizacional pueden funcionar como eficaces herramientas para potenciar la comunicación. Pero para ello hay que usarlas adecuadamente. Y este es, precisamente, uno de los grandes retos a los que se enfrentan hoy en día las empresas y, muy especialmente, las pymes.
¿Qué es la comunicación organizacional?
El concepto de comunicación organizacional es amplio y complejo, puesto que hace referencia a un conjunto muy variado de acciones de comunicación cuya finalidad es mejorar la información y las relaciones con el denominado cliente interno de la empresa, principalmente empleados, pero también socios, proveedores y sindicatos.
¿Qué objetivos persigue la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional se suele asociar a la comunicación eficaz de la información interna de la compañía, incluyendo los cambios en los procesos y circuitos de trabajo. Pero lo cierto es que es mucho más que eso.
Al menos idealmente, este tipo de comunicación debe servir también para cohesionar a todas aquellas personas interrelacionadas con la organización y mejorar su desempeño, con el fin de alcanzar los objetivos de la compañía previamente definidos.
Beneficios de este tipo de comunicación
Cuando una empresa consigue dar en la diana en lo que a comunicación organizacional se refiere, puede lograr importantes ventajas como:
- Informar eficazmente del día a día de la empresa: protocolos, gestiones, logros, necesidades y todo tipo de información de interés.
- Comunicar con claridad la misión, visión y valores de la compañía.
- Potenciar la fidelización de los trabajadores de su empresa y crear un orgulloso sentimiento de pertenencia a la misma.
- Hacer que los trabajadores se conviertan en los principales embajadores de la organización, ayudando crear una buena imagen de marca (branding).
- Evitar rumores negativos y falsas interpretaciones.
- Abordar situaciones de crisis de la empresa.
- Mejorar el clima laboral y la motivación de los empleados.
- Recoger las opiniones e ideas de empleados y colaboradores.
- Identificar problemas, errores y puntos de mejora.
- Alcanzar mejores niveles de rentabilidad y productividad.
¿Con qué herramientas cuentan las empresas para lograr los objetivos y ventajas de la comunicación organizacional?
Las Tecnologías de información y comunicación, conocidas como TICs, son el conjunto de sistemas tecnológicos que proporcionan a usuarios y organizaciones datos e información en tiempo real, posibilitando compartir datos y trabajar en equipo. El uso de TICs incrementa los niveles de calidad, eficiencia y productividad en cualquier área de la empresa, incluyendo, por supuesto, la información corporativa.
Es indudable que las TICs tienen un papel cada vez más importante en empresas de todos los tamaños y sectores. Por ello, en general, las organizaciones tratan de usar cada vez más TICs y de una forma más intensa, para mejorar sus comunicaciones y tareas, conscientes de que es la forma de ser más eficaces, rentables y competitivas.
Sin embargo, en el campo concreto de la comunicación corporativa el uso de las TICs, exceptuando las compañías de gran tamaño, es en general bastante reducido. Es habitual observar cómo muchas empresas carecen de una Intranet para comunicarse internamente, de un blog donde publicar información enfocada a los empleados o de un sistema de correo electrónico bien desarrollado, con el envío de boletines electrónicos o newsletters.
Claves para definir una estrategia de comunicación organizacional basada en las TICs
La comunicación organizacional es fundamental para el éxito de una empresa y para implantarla es imprescindible el uso de TICs. La experiencia demuestra que estas dos afirmaciones son totalmente ciertas, pero para que el plan comunicación funcione debemos elegir las TICs que mejor se adapten a las necesidades de las empresas, de acuerdo a las siguientes 5 claves:
- Seleccionar las plataformas más adecuadas, en función del tamaño, infraestructuras y posibilidades de la empresa.
- Priorizar las herramientas con la cuales los colaboradores se sientan cómodos y a las que estén más acostumbrados.
- En general, las campañas de información por intranet, blogs y sistemas de mensajería interna (tipo chats), funcionan bien en la mayoría de empresas.
- Identificar a los influencers de la empresa para ayudar a una implementación más rápida y con mejor acogida.
- Tener en cuenta también algunas desventajas de las TICs en las empresas, como mal funcionamiento, bloqueos del sistema, dificultades para los usuarios menos acostumbrados a las nuevas tecnologías, noticias mal redactadas que pueden dar lugar a confusión, posibilidad de que se produzcan distracciones o confusión por exceso de información y riesgo de pérdida o de robo de datos importantes.
La importancia de una buena implementación
Una vez ya se tienen elegidas las herramientas TICs, llega el momento crucial: la implementación de la estrategia global de comunicación y sus diferentes acciones. Lo importante es hacerlo de forma gradual, asegurando la comunicación y el conocimiento de las herramientas por parte de todos y fomentando la colaboración y participación. También es importante comprobar si se están cumpliendo los objetivos y hacer los cambios oportunos.
El asesoramiento de una consultora especializada en transformación digital y automatización de procesos como GDX Group, puede llegar a ser una inestimable ayuda para lograr una excelente comunicación organizacional en tu empresa. ¿Colaboramos?
