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Cómo un gestor documental puede ahorrarnos dinero

Conocemos las ventajas de un gestor documental, pero ¿nos va a ahorrar dinero?

En este blog hemos hablado en varias ocasiones (aquí, aquí y aquí) de los beneficios que puede aportar a las organizaciones un gestor documental. Vamos a repasar algunos de ellos:

  • Toda la información se almacena en un repositorio digital único, de manera que todo el que la necesite puede acceder a ella (siempre que esté autorizado)
  • Para mayor seguridad de los documentos, pueden establecerse controles de acceso y de modificación de los archivos
  • Pueden establecerse flujos de trabajo automatizados, agilizando los procesos que requieren la participación de varias personas y permitiendo visualizar el estado de los mismos
  • El acceso al gestor documental se realiza a través de internet, así que es posible trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar
  • La solución es flexible y escalable, y puede integrarse con el software que se utilice en la empresa, o con soluciones complementarias, como un sistema de firma electrónica o de captura de datos
  • Proporciona un mayor control de los documentos, aportando trazabilidad y facilitando el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos
  • Gracias a la digitalización certificada de facturas por la AEAT, es posible eliminar el archivo de facturas en papel

Aunque estas cuestiones suponen indudables ventajas para la empresa, cuando una organización se plantea realizar una inversión económica como la requerida para implantar una solución de este tipo, necesita también ver cuál es el beneficio económico que le va a proporcionar. A continuación, vamos a detallar los principales ahorros económicos que han detectado nuestros clientes, desde que utilizan una solución de gestión documental.

Ahorro de costes de archivado

Supongamos una empresa que gestiona 100 facturas al mes, y que el 80% de ellas llegan por e-mail. Para archivarlas, hay que imprimir al menos una copia de cada una. Si consideramos una media de dos páginas por factura, estaríamos hablando de 160 copias al mes, como mínimo. Además, debido a la obligación de almacenar esta información durante 5 años, ante un posible requerimiento de la Agencia Tributaria, muchas empresas necesitan también dedicar un espacio físico al archivo que, en ocasiones, es alquilado.

Pues bien, con un gestor documental todos estos gastos se eliminarían. Gracias a la digitalización de facturas certificadas por la AEAT, es suficiente con almacenar estos documentos en formato electrónico, olvidándose de imprimir facturas y del archivo.

Ahorro de tiempo de búsquedas y archivado

¿Cuánto cuesta archivar una factura en papel? Imaginemos el proceso: imprimirla, revisarla, desplazarse al archivo, buscarle su lugar entre el resto de facturas… Estimamos que se dedican a esta tarea 4 minutos por factura. Si multiplicamos por las 100 facturas supuestas, estamos hablando de más de 6 horas al mes dedicadas solamente a archivar facturas. Pero buscar todavía es más costoso, se calcula que se tarda en encontrar un documento (sin gestión documental) un promedio de 18 minutos. Por no hablar de las ocasiones en que, justamente la factura que necesitamos, no aparece. Para complicar más la situación, la Agencia Tributaria podría requerir a esta empresa que presentara todas las facturas del año anterior ¿cuánto tiempo se tardaría en reunir todos estos documentos?

Con un gestor documental, las búsquedas y archivados se realizan con un solo clic, pudiendo dedicar todo este tiempo a otras tareas más productivas. Además, habitualmente en un archivo físico, las facturas solamente se ordenan mediante un criterio, por ejemplo, la fecha. Sin embargo, con un gestor documental se pueden establecer tantos criterios como se desee: fecha, cliente, proveedor, cantidad, número de factura… siendo posible realizar búsquedas por todos y cada uno de ellos.

Flujos de trabajo más rápidos y bajo control

En ocasiones, las facturas deben ser validadas por una o varias personas. Cuando estos procesos se gestionan en papel, normalmente suponen imprimir la factura y dejarla en la mesa de la persona que la debe revisar. A su vez, esta persona la validará y la pasará al siguiente aprobador. Sin embargo, a veces quien debe revisar la factura está de viaje, o ha pedido el día libre, o tiene mucho trabajo y la factura queda escondida debajo de otros documentos… Así, el proceso de validación puede alargarse días, o incluso semanas, y la persona de Administración que ha iniciado el flujo no tiene ni idea de dónde está su factura.

Gracias a los flujos de trabajo personalizables y automatizados, este proceso es mucho más ágil. El validador recibirá una alerta en su e-mail y podrá validar el documento desde cualquier lugar donde tenga acceso a internet y pasará automáticamente al siguiente aprobador. Así, los documentos no se pierden ni se retrasan. El personal de Administración podrá, además, comprobar en todo momento en qué estado se encuentra el documento. La agilización permite, por ejemplo, además de tener un mayor control sobre el proceso, aprovechar los descuentos por pronto pago, al poder validar las facturas más rápido.

Si quieres descubrir cómo puede ahorrar dinero tu organización con una solución de gestión documental, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros consultores analizará la manera en que se gestionan los documentos en la empresa y calculará el retorno de la inversión.

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