Conociendo Egedex, plataforma de administración electrónica

Egedex es la plataforma de E-Administración que permite la digitalización de las administraciones públicas. Es una herramienta que permite la integración de los expedientes electrónicos en los distintos procesos y gestiones que se llevan a cabo en las entidades públicas.

Una de las principales características de Egedex es que es un sistema totalmente seguro que usa la información de manera encriptada. Para garantizar que el acceso a la plataforma sea legítimo, el DNI (que sirve como usuario) y las claves de acceso circulan por líneas separadas. Además, se puede hacer un seguimiento del uso de los documentos gracias a una eficiente herramienta de trazabilidad.

Egedex es una plataforma con un diseño intuitivo totalmente integrable con los sistemas informáticos que tenga la entidad. También proporciona potentes herramientas analíticas y se puede configurar su organización en diferentes apartados web para que el acceso sea más eficiente. Por supuesto, garantiza el cumplimiento de la Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la LOPD.

La plataforma de administración electrónica Egedex cuenta con un sistema modular que le permite adaptarse a entidades públicas de cualquier tamaño. Estos son los módulos que incluye:

Registro electrónico de entrada y salida

Este módulo se usa para el tratamiento de los documentos que se gestionan de manera telemática. Para una mejor organización todos los documentos se archivan en un Libro de Registro que contiene toda la información relevante y al que se accede con solo un clic. Además, se puede integrar totalmente con las aplicaciones que ya usa la entidad o con otros registros externos. Todo esto con la garantía de estar cumpliendo la normativa SICRES.

Este módulo tiene todo lo necesario para la entrada y salida de documentos por vía telemática.

– Digitalizaciones certificadas con el sello de la entidad.

– Compulsa electrónica y copia auténtica.

-Certificación con validez legal de la fecha y hora de entrada o salida del documento.

– Anotación de los asientos y acuse de recibo de la gestión.

– Búsqueda y modificación de los registros.

– Generación de informes y listados de registro.

Portafirmas electrónico

Egedex cuenta con este práctico módulo que recoge todas las solicitudes de aprobación mediante firma del sistema e-Administración y otras aplicaciones externas. Hace uso de la Plataforma @Firma y soporta la validación de los certificados de la Agencia de Certificación de la Comunidad Valenciana. También admite el uso del DNI electrónico.

Cuenta con utilidades como la posibilidad de adjuntar documentos de consulta o la firma en bloque o establecer flujos cuando son varios firmantes para agilizar gestiones. Se puede realizar la firma desde un dispositivo móvil lo que facilita mucho las operaciones. También inserta la firma electrónica y el sello con la fecha.

Gestor de expedientes

Una herramienta para la administración electrónica que permite la gestión de expedientes electrónicos de manera eficaz. Se pueden crear plantillas personalizadas para cada entidad. Este módulo de Egedex también permite la automatización de tareas para que los flujos de trabajo sean más rápidos y eficientes. Se pueden establecer alarmas que avisen del cumplimiento de los plazos. También facilita la consulta del estado de los expedientes y permite que se relacionen entre sí.

Notificaciones telemáticas

Permite el envío de comunicaciones de una manera eficiente que ayuda a que la gestión electrónica sea mas eficiente. Sirve para dejar constancia del envío y la entrega del documento según la normativa vigente.

Con este módulo de Egedex Se acredita el momento del asiento registral y crea el sello con la hora y fecha, lo que es fundamental para el correcto funcionamiento de un sistema de administración electrónica. El emisor podrá contar con un acuse de recibo de la operación realizada. Todo esto se puede realizar mediante el uso del email y del SMS móvil.

El sistema es realmente versátil ya que se integra fácilmente con otras aplicaciones u otras administraciones electrónicas externas. Los usuarios pueden elegir en qué servicios quieren estar dados de alta. Además, para facilitar el trabajo se pueden realizar notificaciones en bloque. Todo esto se haciendo uso del certificado digital y forma electrónica para garantizar la autenticidad de las gestiones.

Órganos colegiados

Muchas entidades públicas funcionan mediante órganos colegiados que necesitan tramitar sus resoluciones que se puede realizar de manera electrónica gracias a Egedex. Esto también se puede aplicar a los decretos de la alcaldía.

Las utilidades que ofrece esta plataforma permiten el uso de plantillas personalizadas que se pueden gestionar mediante flujos de trabajo automáticos. Además, distribuye las propuestas entre los miembros del órgano colegiado junto con la documentación necesaria.

Gestión documental y archivo electrónico

La gestión documental es uno de los puntos claves de todas las administraciones electrónicas. Egedex proporciona las herramientas necesarias para que se realice de manera rápida y eficaz. Gracias a esta potente plataforma se asegura que los documentos tengan un ciclo de vida controlado y el cumplimiento de la normativa.

Con Egedex se garantiza la integridad y veracidad de los documentos. También asegura su destrucción cuando sea necesario. Ofrece transparencia para el ciudadano que quiera realizar cualquier consulta. Las consultas se realizan de manera rápida y eficaz gracias a la indexación de los documentos y los filtros de búsqueda. Este módulo es totalmente versátil y se integra a la perfección con los programas de gestión documental ya usado por la administración pública.

Sede Electrónica

Este módulo es uno de los más importantes ya que ofrece una plataforma para que los ciudadanos puedan realizar gestiones en cualquier momento. Es una de las mayores ventajas de contar con una administración electrónica en una entidad u organismo público.

Gracias a Egedex se puede ofrecer un catálogo de gestiones a disposición de los ciudadanos que podrán verificar su autenticidad mediante la firma electrónica o el certificado digital. También sirve como soporte para la comunicación electrónica de actos, edictos y convocatorias en un tablón de anuncios virtual. También sirve como Portal de Transparencia donde se podrá consultar cualquier tipo de gestión realizada por el organismo público.

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