Vamos a imaginar que tu compañía ya hace tiempo que inició su transformación digital. Que los procedimientos internos más importantes ya están completamente automatizados y que apenas quedan dos o tres archivadores con documentación en papel en la oficina. Os habéis olvidado de introducir manualmente los datos de las facturas y demás documentos porque tenéis un programa de gestión que lo hace solo. Os llegan notificaciones personalizadas para cada instancia así programada. Ni siquiera recordáis cómo se hacían las cosas antes.

Ahora bien, es muy útil disponer de la documentación digitalizada y que se realicen procesos de aprobación de forma automática. Y, por supuesto, es muy importante que podáis disponer del documento necesario a través de una simple búsqueda y un par de clics. Pero, ¿qué más podemos hacer con toda esa información? Ahora que la tenemos recogida en una base de datos y perfectamente estructurada, vamos a sacarle partido. Información es poder y cuál mejor que la nuestra para aprovecharla al máximo. Sigue nuestros consejos y mejora tus informes con Business Intelligence.

Business Intelligence

Como ya hemos tratado en anteriores ocasiones, el iBPMS es una nueva categoría de software empresarial. Permite modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas automatizando procesos de cualquier naturaleza. Si disponemos de una plataforma como AuraQuantic, la base de datos será visible. Es decir, podemos acceder a ella ya que la herramienta incorpora funcionalidades para atacarla de forma controlada.

A través de Business Intelligence manual a medida (como, por ejemplo, Microsoft Reporting Services) podemos configurar la creación de informes en base a los parámetros deseados. Esto no solamente nos permite recoger la información o definir cómo queremos verla, sino también y muy importante, publicarla (vía intranet, extranet o web). También podemos programar el envío por email a diferentes destinatarios.

Una vez tengamos esta información organizada, seremos capaces de explotarla para realizar actividades como toma de decisiones. Incluso puede ayudar en la predicción de datos, es decir, podemos convertir el sistema en inteligente. En base a patrones, aprenderá y encontrará mejoras en un proceso, por ejemplo. La iBPMS consigue resultados excepcionales y mejora tus informes con Business Intelligence. Es decir, no solamente podemos manejar los datos para la operativa del día a día. Podemos sacarle un excelente partido que nos permita ahorro de costes y recursos a futuro. De esta manera, recuperaremos aún con creces la inversión realizada en estas herramientas.

Gestión Documental

Si disponemos de un gestor documental como DocuWare, quizá no podamos generar automáticamente informes tan evolucionados y profesionales como los que acabamos de comentar. Pero sí que seremos capaces de jugar con los datos y de exprimirlos para extraerles todo el partido posible. Y lo más importante: conseguir mejorar nuestros informes de forma muy profesional. A través de una sencilla búsqueda, donde acotaremos los metadatos deseados, obtendremos un listado de todos aquellos registros que cumplen las condiciones del filtrado. Cada registro podrá tener uno o más documentos asociados. Por ahora nos interesan solamente sus metadatos (es decir, la información extraída de cada uno de ellos como, por ejemplo, fecha, número de documento, emisor, receptor, importe total, etc.).

La visualización es muy sencilla e intuitiva ya que se organiza en columnas por metadatos. Por ejemplo, podemos obtener todas las facturas correspondientes a un mismo periodo temporal que procedan de un mismo centro de coste. Por ejemplo, el anterior año fiscal. Una vez dispongamos de los resultados en la pantalla, tendremos la opción de exportar esa tabla de datos en formato CSV. Ya con el fichero en nuestro ordenador, podemos generar una tabla dinámica en Excel y conformar informes y gráficos. Pero, además, si es algo que realizamos de forma recurrente (por ejemplo, mis jefes me solicitan un informe trimestral) podemos invertir un tiempo inicial en configurar una macro. Así, cada vez que obtengamos datos nuevos, moldearlos en la misma para obtener nuestro informe con una inversión de tiempo mínima.

Además, DocuWare permite exportar la búsqueda a través de una funcionalidad llamada Request. Cuando la ejecutamos genera una mini base de datos exportable con un buscador. Por ejemplo, es muy útil para obtener una salida de documentos que cumplan una serie de requisitos y proporcionársela a un auditor. O a un profesional al que vayamos a confiar la generación de nuestros informes para la posterior toma de decisiones.

¿Quieres saber más?

Las posibilidades son infinitas, solamente necesitamos identificar nuestras necesidades. Parece una perogrullada, pero no siempre es tan sencillo localizar puntos de mejora y seleccionar la solución más adecuada.

¿Quieres que uno de nuestros consultores te proporcione más información sobre iBPMS y estrategias para impulsar tu actividad y mejorar tus informes gracias a la automatización? Ponte en contacto con nosotros y te aconsejaremos la solución más adecuada.