La digitalización es un proceso tecnológico que posibilita, mediante un escáner, convertir las imágenes contenidas en cualquier tipo de documento en papel en imágenes digitales. Esto supone múltiples ventajas para las empresas, que adquieren una dimensión aún más importante cuando hablamos de digitalización certificada. Este sería el procedimiento tecnológico que permite transformar la imagen de un ticket, factura o cualquier otro documento a formato digital admitido por la Agencia Estatal de Administración Pública.

Ventajas de la digitalización en las empresas 

Poder prescindir del papel y, por lo tanto, poder guardar toda la documentación en archivos digitales y gestionarla desde el ordenador, la tablet o el móvil supone un cambio radical en el modo de trabajar de las empresas, abriéndose un amplio abanico de beneficios y ventajas de todo tipo.

1) Ahorro de costes en material 

Papel, tinta o tóner, impresoras, archivadores y un largo etcétera. El ahorro de costes que supone la digitalización de toda la documentación que generan las empresas hace que la inversión inicial que dediquemos al proceso tenga un retorno positivo muy rápido.

2) Ahorro de personal y horas de trabajo

Otra de las grandes ventajas de la digitalización es que reduce muy significativamente los costes en personal y horas de trabajo en la gestión, archivo y búsqueda de facturas, contratos y todo tipo de documentación.

3) Mejora de la rentabilidad y productividad de la empresa 

El papel hoy en día es un método de trabajo claramente ineficaz y obsoleto. Una digitalización bien planteada y óptimamente ejecutada revierte en importantes ventajas para las empresas, mejorando ampliamente sus ratios de rentabilidad y productividad.

4) Permite automatizar los procesos

Si nos planteamos la digitalización dentro de un proyecto más amplio y ambicioso de transformación digital de la empresa, vamos a poder automatizar prácticamente todos los procesos de la empresa, eliminando las tareas repetitivas y sin valor añadido.

Una de las funcionalidades más potentes e interesantes de la digitalización en la actualidad es que nos permite trabajar en la nube, sin ocupar espacio en discos duros, con total seguridad y con la opción de trabajar en remoto desde cualquier lugar. Siendo únicamente   necesaria una conexión a la intranet de la empresa.

5) Trabajadores más satisfechos y felices

La digitalización libera a los empleados de la realización de tareas farragosas y repetitivas, como archivar y buscar facturas. Un buen proceso de digitalización reduce al mínimo de tiempo estas tareas, haciéndolas además mucho más fluidas. El resultado es que los profesionales van a tener mucho más tiempo para dedicarse a tareas más creativas, con verdadero valor para ellos mismos y para la organización para la que trabajan.

 Un trabajador motivado es sinónimo de mayor rentabilidad personal y colectiva y la mejor forma de retener a los mejores talentos, evitando así que formen parte de la plantilla de la competencia.

6) Trabaja con criterios medio ambientales y de sostenibilidad

La importancia de la digitalización en las empresas alcanza a cuestiones como el respeto al medio ambiente y la consecución del equilibrio entre la producción y la rentabilidad y la reducción del impacto ambiental. La reducción del uso del papel juega un papel básico en el logro de estos objetivos de respeto a la naturaleza y seguimiento de criterios de sostenibilidad.

7) Mejora de la imagen de la empresa

La digitalización nos aporta una imagen de empresa innovadora, moderna y eficaz ante nuestros clientes, colegas y proveedores, además de más sostenible medioambientalmente. 

Si la digitalización es certificada, nuestros archivos digitales tendrán validez legal ante cualquier requerimiento y petición de la Agencia Tributaria o cualquier otro organismo oficial. 

8) Cumplir con la normativa de la Agencia Tributaria

Ante cualquier inspección o petición por parte del fisco, podremos presentar tickets, facturas y otros documentos, en formato digital, en los plazos requeridos, evitando cualquier tipo de multa o sanción.

9) Simplificación de la presentación de tiquets y facturas

Una simple foto con el móvil puede ser suficiente como justificantes de gastos. De esta forma nuestros empleados no pierden el tiempo recopilando y ordenando facturas, pudiendo dedicar su tiempo y esfuerzo a tareas realmente rentables. Esta ventaja es especialmente interesante para los comerciales.

10) Integración con otros sistemas o departamentos de la empresa 

La digitalización de facturas, sobre todo si es homologada, permite la total y completa integración con el software central de la empresa, evitando tener que introducir datos  manualmente.

La transformación de la documentación en papel en archivos digitales es una cuestión ventajosa y actualmente del todo necesaria para las empresas.