Es un día típico en el trabajo. Como todos los demás, empiezas con una taza de café y con un montón de objetivos en mente: diseñar la estrategia del negocio para el nuevo año, empezar a planificar ese gran proyecto que lleva meses rondando por tu cabeza, revisar cada una de las necesidades y gastos de la empresa y un sinfín de tareas más. Pero aún no has comenzado estas tareas cuando… empiezan a surgir fuegos y la productividad desciende.

Un cliente que llama urgentemente con un problema, crisis de personal, reuniones de última hora, montones de documentos que revisar o que necesitan tu aprobación. De repente, son las 19 horas y todo lo que has hecho en el día es apagar fuegos. ¿Quieres que mañana sea diferente? Entonces sigue leyendo, te mostramos varias formas que te ayudarán a simplificar los procesos de tu empresa, a aumentar la productividad y a tener tiempo para lo que de verdad te importa.

Productividad personal

El tiempo se consume a la velocidad de la luz, sobre todo si no te organizas correctamente. Si quieres mejorar la empresa debemos empezar por nosotros mismos y por nuestro equipo. Aquí te dejamos unas tácticas que te ayudarán a gestionar mejor el tiempo de trabajo.

Decide qué externalizar

No es necesario que tengas todos los procesos de la empresa bajo tu control. Deja que otras personas se ocupen de parte del trabajo. Delega en otros empleados o externaliza servicios y enfócate en lo más importante.

Organiza tu tiempo

Establece un horario de trabajo y un horario de ocio. No necesitas estar las 24 horas del día comprometido con la empresa. También necesitas respirar, disfrutar, pasar tiempo con tu familia. No importa lo ocupado que estés, tómate este consejo en serio y verás como tu mente responde mucho mejor.

Acorta la lista de tareas

Una lista de tareas no es otra cosa que una lista de deseos. Una lista de tareas muy larga te dejará menos tiempo para concentrarte en ideas que de verdad generen ingresos. Céntrate en las tres tareas más importante para el día. El resto puede esperar.

Tecnología

La tecnología nos facilita la vida, pero, si no la utilizamos bien, también puede suponer verdaderos quebraderos de cabeza. Aquí tienes algunos consejos para mantener tus servicios tecnológicos en buena forma.

Cuida tu web

Tu página web es el principal punto de acceso a tu negocio por parte de un cliente potencial. Debes preocuparte tanto por la parte gráfica como por si los usuarios están obteniendo la información que necesitan. Por ejemplo, funciones como una lista de preguntas frecuentes accesible desde el menú pueden reducir el número de llamadas o mensajes de clientes preguntando por cuestiones simples y evitan que un usuario frustrado se vaya a otra web.

Elimina el papel

Un archivador digital para tu creciente pila de documentación resulta un potenciador de la productividad. Reducirás enormemente el tiempo dedicado a búsquedas y archivado de documentación. Además, aumentarás la seguridad, ya que, guardando los papeles en un servidor central, será más complicado que se pierdan.

Automatiza y aumenta la productividad

¿Cuántas veces has perdido tiempo buscando o solicitando facturas que estaban físicamente en otros departamentos o esperando la aprobación de una persona que estaba fuera de la oficina? Automatizando estos procesos ya digitales, aumentarás enormemente la velocidad en la que se procesa un documento, desde que entra por los canales ordinarios (papel, mail, pdf…), pasando por diferentes departamentos para su revisión o aprobación, hasta su archivado.

Externalización del conocimiento

No podemos ser expertos en todo. De la misma forma que tenemos asumido que externalizamos proceso que requieren conocimientos jurídicos o de contabilidad a empresas y profesionales externos, podemos apoyarnos en consultoras tecnológicas para buscar soluciones que, sin este tipo de ayuda, posiblemente no conoceríamos.

Apóyate en la experiencia externa

La labor de una consultora tecnológica no sólo es facilitarte el producto que solicitas. Ellos analizarán tu situación y te ofrecerán soluciones personalizadas. Aprovecha esa base de conocimiento y experiencia para que puedan aconsejarte nuevas soluciones y modernizar tu empresa.

Mantente al día

En el mundo de las soluciones tecnológicas, donde las novedades ocurren casi a diario, es importante seguir el ritmo para no quedarse atrás. Mantener este ritmo desde dentro de la propia empresa va a suponer un esfuerzo importante y un consumo de tiempo innecesario. La ventaja de tener los servicios tecnológicos externalizados es el ahorro de recursos tanto de tiempo como económicos.

¿Quieres que te ayudemos a aumentar la productividad en tu empresa? En GDX Group somos expertos en diferentes tecnologías para digitalizar y automatizar procesos: gestión documental, firma electrónica, automatización robótica de procesos (RPA), automatización de la gestión por procesos (BPMS)… Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores te ayudaran a encontrar la solución o combinación de soluciones para disparar la productividad en tu organización.