3 pasos esenciales para implementar un nuevo software

Implementar un nuevo software puede ser una tarea ardua para cualquier empresa. Sin embargo, hay que enfocarse en los beneficios que este software va a aportar y apoyarse en un partner experimentado que nos ofrezca las suficientes garantías para acompañarnos en este proceso. A continuación, te explicamos cuáles son los pasos que debes seguir para que implementar un nuevo software sea un proceso fructífero y sin contratiempos.

1. Calcular el ROI para justificar la inversión

Antes de hacer cualquier avance en un proyecto de software, debe haber una necesidad empresarial concreta y definida, con una propuesta de valor sólida. Pero, además, se debe haber valorado el beneficio que se obtendrá después de implementar el software. Por lo general, este beneficio se calcula con el famoso concepto “retorno de la inversión” (ROI), que es el calculo que toda empresa debe de hacer para justificar la inversión a realizar.

Por ejemplo, supongamos que una empresa decide implementar un nuevo software. La inversión total estimada para este software es de 100.000 €. Y el ahorro de costes previsto (o las ganancias previstas) tras la implantación es de 250.000 €. Por lo tanto, el ROI previsto para este proyecto es del 67%. Digo «previsto» porque este cálculo se basa, en un principio, en suposiciones y esas suposiciones pueden ocurrir o no.

2. Buscando un proveedor o partner para implementar un nuevo software

Con el ROI en orden y con la aprobación de dirección a la implantación del nuevo software, empezamos a darle forma al proyecto. Para ello, lo primero es seleccionar el proveedor de la solución.

Sin embargo, antes sería recomendable crear un pequeño equipo interno multidisciplinar en la organización. Este grupo, formado por miembros de varios departamentos y con diversas funciones, nos ayudará en la evaluación del proyecto. Las tareas de este grupo serían analizar procesos, evaluar el estado actual del negocio y los puntos críticos que es posible mejorar. Hay que anotar lo que se está haciendo bien y los beneficios que debería aportar el nuevo software al proceso actual.

Este trabajo inicial es importante para poder exponer al posible proveedor la situación actual y los puntos de mejora que se espera cubrir con la implantación del servicio.

Características que debe tener el nuevo software

Para establecer las características que debe reunir el nuevo software, es importante desarrollar criterios para evaluar, no solo el precio, sino también la plataforma, el tipo de servicio, las funcionalidades, los beneficios, las mejoras a futuro, así como también las actualizaciones y la facilidad de adaptación a cambios legislativos. A continuación, hay que agrupar estos criterios en función de la importancia para la organización, es decir, si son muy importantes, importantes o menos importantes. Por último, conviene asignar una puntuación (por ejemplo, de 1 a 5) a cada uno de los conceptos, para facilitar su evaluación.

A continuación, te explicamos algunos criterios que puede ser interesante tener en cuenta en este punto:

Experiencia en tu sector

¿En qué medida conoce el proveedor tu sector? ¿Ha trabajado con empresas de tu sector? ¿Tiene experiencia en mejora de procesos de tu industria, en procesos generales o concretos de tu negocio? Nuestro consejo es que las soluciones que analices deben, como mínimo, abordar los requisitos empresariales específicos de tu sector.

Coste total del producto

No nos referimos únicamente al coste de licencias, sino también aconsejamos determinar y calcular el coste total a largo plazo. Hay que tener en cuenta las tarifas de la consultoría que nos cobrará ese partner para la implementación del nuevo software, el soporte, el mantenimiento, las actualizaciones y todo lo relacionado, para calcular a largo plazo el coste total de la implantación.

Soporte del software

A menudo vas a encontrar a proveedores cuya única misión es venderte la licencia y hacerte la implantación. Pero, ¿qué pasa después? ¿quién te va a dar soporte cuando surja algún problema? Comprueba la fiabilidad de ese partner para no quedarte solo o sin servicio al cabo de los años. Por otro lado, también es interesante considerar si el proveedor puede darte soporte y servicio en todas las ubicaciones o delegaciones de tu organización.

Atención al cliente

¿El proveedor del software tiene su propio soporte interno o lo subcontrata? Comprueba que el fabricante del software que te estás planteando adquirir tiene departamento de atención al cliente. En ese caso, si tu proveedor dejara de darte servicio, podrías acudir al fabricante para responder dudas técnicas, de aplicación o para solicitar asesoría o un cambio de partner por falta de servicio.

Pide referencias

No dejes que el proveedor te envíe una lista de referencias preseleccionadas: seguramente, todas te dirán cosas buenas de ese proveedor en particular. En su lugar, solicita que te proporcionen referencias de empresas que pertenezcan a tu mismo sector o que suelan enfrentarse a retos empresariales similares.

Una vez seleccionados el software y proveedor, pasamos a la primera fase del proyecto. Se trata de una fase muy importante, que es aconsejable realizar antes de la firma del proyecto. De esta manera, tendrás una visión real de la calidad del proveedor escogido.

3. Primera reunión. Kick-off y puesta en marcha

El primer paso de la puesta en marcha del proyecto consiste en crear y reunir al equipo. Es importante que en esta reunión participen personas de varios departamentos, para tener una visión global de los procesos a implementar y mejorar. Para garantizar el éxito del proyecto, es importante definir bien qué personas van a formar parte del proceso de implantación.

Este equipo debe transmitir al proveedor tanto la situación actual de la empresa, como las mejoras específicas que se buscan. También debe permitir a dirección tener una visión clara de la situación del proyecto, alineado con la estrategia de la empresa.

Normalmente, este comité está compuesto por el director del proyecto, el patrocinador del proyecto, la oficina de gestión del proyecto (PMO) y, lo que es más importante, los altos directivos de la unidad de negocio que tienen un interés directo en el éxito del mismo. Este último grupo es importante porque representará a los usuarios dentro de cada función de la empresa.

Director ejecutivo

Es un directivo que ha participado en el proyecto desde el inicio y que tiene un perfil técnico. Se trata de que consiga entender técnicamente los flujos, procesos o mejoras a aplicar. Lo ideal es que este directivo tenga el mayor rango posible, pues deberá tomar decisiones teniendo conciencia del proyecto como un todo, lo que ayudará a alcanzar los objetivos. Parte del trabajo de este director es promover el proyecto dentro de la organización, asegurándose de que todo el mundo entiende los beneficios que aportará el proyecto. En muchas ocasiones, el directivo es la persona responsable de autorizar financieramente el proyecto y de crear la hoja de ruta del proyecto, apoyado por el proveedor.

Director de proyecto

Es la persona responsable del rendimiento y el éxito general del proyecto. Será el enlace entre los líderes funcionales/técnicos y la PMO/patrocinador del proyecto/comité de dirección. Se trata de un papel muy importante y ocupar este puesto supone un esfuerzo de colaboración dentro de la organización.

Nuestra experiencia al implementar un nuevo software

Después de cientos de proyectos implementados en GDX, hemos seleccionado algunas lecciones que nos dejan las diversas implantaciones que pueden servirte a lo largo de tu camino hacia la digitalización.

Por ejemplo, te aconsejamos definir el proyecto por fases y entregables. Se trata de establecer con el proveedor fases a ser completadas, con fechas concretas. Una vez entregada, la fase terminada debe quedar documentada y firmada, tanto por la empresa como por el proveedor.

Otro de los puntos importantes es solicitar un informe final del proyecto terminado, que recoja todo lo que se ha realizado, la metodología, las tareas y las funciones. Este informe servirá, por ejemplo, si el día de mañana necesitas cambiar de proveedor, para aportar al nuevo partner todos los desarrollos realizados.

En GDX Group somos expertos en diferentes tecnologías: gestión documental (ECM), automatización de la gestión por procesos (BPMS), captura y procesamiento automático de datos (OCR), firma electrónica, automatización robótica de procesos (RPA) y gestión de tickets y notas de gasto. Si necesitas un partner de garantía que te aporte experiencia, seguridad y un equipo técnico y de desarrollo propios para implementar una solución de software, ponte en contacto con nosotros.