Un Sistema Integrado de Gestión Documental es un conjunto de herramientas que se utilizan para conseguir que las compañías funcionen de manera coordinada y eficiente. Por ello, es indispensable contar con un sistema que gestione toda la información de forma clara y precisa. Las soluciones integrales deben contar con un enfoque de gestión orientado a procesos. Gracias a la tecnología que existe en la actualidad, podemos conseguirlo.
Para garantizar que este control de la información se realice de forma eficiente y organizada, un sistema integrado de gestión documental debe suponer una importante reducción de tiempo en las tareas. Es decir, que suponga una menor inversión de tiempo en comparación a trabajar de forma manual o tradicional.
La elección del software de gestión documental se debe basar en los procesos que queremos incluir y los objetivos que perseguimos. Así, seleccionaremos herramientas independientes o un sistema integrado de gestión documental. Si queremos abarcar todo el ciclo de vida de un documento o expediente, automatizando al máximo los procesos en los que interviene, necesitaremos un sistema integrado de gestión documental. Si, por el contrario, solamente necesitamos, por ejemplo, contabilizar el registro de documentación, podremos utilizar una herramienta informática mucho más básica.
Es decir, un sistema complejo logrará alcanzar mayor control y automatización en los procesos. Implantar un sistema integrado de gestión documental es un paso decisivo para cualquier organización dentro de su política de calidad y mejora continua. Aunque su uso supone aplicar un control estricto en todas las áreas, está unido a los objetivos globales y esto hace que el trabajo resulte motivador para todos los departamentos implicados.
En GDX contamos con las siguientes tecnologías para alcanzar una integración total:
1. ECM: Gestión documental
Implementar un sistema integrado de gestión documental te ayudará a optimizar procesos, automatizar aprobaciones y a eliminar legalmente el papel físico en tu organización. Puedes ver más información en este enlace.
2. IOCR: Captura y procesamiento automático de datos
Se procesa automáticamente cualquier documento, incluso en formato de imagen proveniente de un anexo de mail, de una carpeta caliente o como resultado de un documento escaneado. Los documentos se clasifican automáticamente gracias a la tecnología de base neuronal. El reconocimiento, extracción, verificación y exportación se realizan de forma automática y desatendida.
3. BPMS: Automatización de la gestión por procesos
Permite modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas automatizando procesos de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto. Es la metodología recomendada tanto por la norma de calidad ISO 9000 como por el modelo de excelencia europeo EFQM.
4. RPA: Automatización robótica de procesos
Es una tecnología disruptiva que permite disponer de un trabajador virtual que hace sus funciones de forma automática y autónoma sobre las diferentes aplicaciones ofimáticas de tu empresa. Puede tratarse de aplicaciones tales como: sistemas ERP, portales CRM o aplicaciones de Microsoft, entre otras.
Es habitual encontrarnos áreas que incorporan herramientas para mejorar exclusivamente su área de negocio. Sin embargo, desde la dirección de la compañía se debe procurar la cooperación o interrelación de las diferentes áreas para la consecución de objetivos comunes. De lo contrario, conseguiremos departamentos que funcionan de forma aislada, casi como si compitieran entre sí: esto solo puede derivar en un estrepitoso fracaso empresarial.
Normativa aplicada a Sistemas Integrales de Gestión Documental
Hay muchas organizaciones que han apostado por abordar la implantación de un sistema integrado de gestión documental siguiendo las pautas de entidades de normalización tales como ISO (Organización Internacional de Normalización). Conseguida la certificación ISO, la compañía acredita que cumple la normativa vigente en la elaboración o ejecución de un producto o servicio. Es un distintivo prestigioso de cara al mercado y proporciona garantía y seguridad ante los clientes. Por ejemplo, en el caso que nos ocupa sería de aplicación la serie de normas ISO 30300 Sistema de Gestión para los Documentos.
Para aplicar un sistema integrado de gestión documental que una a todos los departamentos, es imprescindible realizar un análisis para conocer exactamente las necesidades que tiene la compañía. Una vez se planifique la estrategia y se calcule el ROI, se podrán alcanzar los objetivos marcados. Estas soluciones deben estar enfocadas a mejorar la productividad y a disminuir los costes. Estas dos variables favorecerán los resultados en la empresa.
Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores te ayudarán a detectar aquellos procesos en los que resulte más apremiante y necesario comenzar a implementar automatización, y la tecnología más apropiada para ello.
