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DocuWare: ¿qué es y por qué debo implementarlo en mi empresa?

DocuWare es una solución de software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, que permite a las organizaciones digitalizar y optimizar los procesos que impulsan el núcleo principal de su negocio. Gracias a esta automatización se eliminan muchas tareas manuales tediosas, que absorben gran parte del tiempo de los empleados, de manera que estos pueden centrarse en otros proyectos que aumenten la productividad y los beneficios de la empresa.

GDX Group es Gold partner de DocuWare desde hace cuatro años y ha llevado a cabo una treintena de proyectos, tanto en pymes como en grandes empresas. Cuenta con un equipo técnico especializado en la implantación de soluciones DocuWare con una amplia experiencia, capaz de desarrollar aplicaciones adaptadas a las necesidades de cualquier organización.

¿Qué ventajas ofrece el uso de DocuWare?

Repositorio digital único

Con DocuWare, todos los documentos se almacenan en un repositorio digital único, al alcance de todos los trabajadores de la organización. Además, el acceso a DocuWare se realiza online, por lo que la información está disponible, para los usuarios autorizados, en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

Seguridad de la información

A pesar de que el acceso a la información es más sencillo, esta se encuentra mucho más segura, lo que facilita el cumplimiento de la normativa en protección de datos y seguridad de la información.

Por una parte, el archivado en un repositorio digital garantiza que los documentos están protegidos frente a incendios, inundaciones y otras catástrofes naturales. También resulta mucho más sencillo programar y realizar copias de seguridad.

Por otra, la solución DocuWare dispone de un sistema de permisos totalmente personalizable, de manera que es posible restringir el acceso o la edición de determinados documentos a determinados usuarios. Además, se conserva completamente la trazabilidad de los archivos, pudiendo conocer en todo momento quién ha accedido, cuándo y qué cambios se han realizado.

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Gestión más rápida y más eficaz

DocuWare dispone de un sistema de captura de datos que permite olvidarse de la introducción manual de información, lo que disminuye el tiempo dedicado a estas tareas mecánicas y elimina la posibilidad de errores. Además, la información se almacena indexada, por lo que tanto el archivado como las posteriores búsquedas de documentos son mucho más ágiles, realizándose con un solo clic. De esta manera, es posible buscar en los documentos a partir de tantos criterios como se hayan definido en el momento de archivarlos.

Flujos de trabajo automatizados

Normalmente, son los procesos que implican la intervención de varias personas los que más retrasos generan en las empresas, como sucede, por ejemplo, con la aprobación de facturas. Para este tipo de tareas, DocuWare incorpora flujos de trabajo automatizados y totalmente personalizables.

De esta manera, la persona que debe validar un documento recibe una alerta tanto en su panel inicial de DocuWare como en su correo electrónico, pudiendo examinar el documento, aunque no se encuentre en la oficina. El sistema permite también conocer en todo momento cuál es el estado del documento y en que punto de su proceso de tramitación se encuentra. Así, la organización puede agilizar estos procesos de aprobación de documentos, manteniendo en todo momento el control sobre el estado del archivo.

Reducción de costes y sostenibilidad medioambiental

Gracias a todas estas ventajas, es posible reducir costes en la empresa, tanto en papel como en impresión. La productividad también aumenta, ya que las tareas manuales que requieren mucha dedicación se realizan más rápidamente, pudiendo dedicar este tiempo a tareas más productivas. Además, DocuWare incorpora la digitalización de facturas certificada por la AEAT, lo que deja sin efecto la obligación legal de conservar este tipo de documentos durante 5 años. De esta manera es posible también eliminar el espacio y el material dedicado a albergar el archivo físico en papel.

Esta reducción de costes supone una reducción del consumo, tanto de energía como de papel y otros suministros, que repercute también en un menor impacto ambiental de la actividad de la organización.

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¿Cómo puede ayudar a las empresas, en función de su tamaño?

DocuWare es una solución escalable, adaptable a organizaciones de todos los tamaños y a todo tipo de procesos documentales, que puede aportar beneficios a cualquier entidad, tanto del sector privado como del público.

• Startup: para pequeñas empresas tecnológicas de nueva creación, una solución como DocuWare permite trabajar desde el principio sin papel. En estos casos, el trabajo con documentos digitales se percibe como algo natural, acorde con la personalidad de la organización.

• Pymes: muchas de las pequeñas y medianas empresas llevan más años en funcionamiento, y eso implica que cuentan generalmente con un doble archivo, compuesto de documentos electrónicos y de documentos en papel. Por ello, una solución como DocuWare resulta muy útil para unificar estos archivos y para dotar de agilidad y transparencia los procesos, tanto de compras como de ventas.

• Grandes organizaciones: cuanto mayor sea el volumen de documentación que se maneja en la empresa, más necesaria es una solución que organice toda esta información para que sea útil y eficiente. Además de en los procesos financieros, en este tipo de entidades DocuWare puede ser muy útil, por ejemplo, para gestionar la documentación relativa a Recursos Humanos.

¿Qué coste supone un gestor documental como DocuWare?

El precio de DocuWare es variable y depende de muchos factores, ya que se trata de una solución compuesta de diferentes módulos, totalmente adaptable tanto a las necesidades como a las dimensiones de cualquier organización. Así pues, el coste es diferente según los módulos contratados, los procesos documentales afectados, el número de usuarios necesario, si la solución se instala on premise o on cloud o el tamaño del almacenamiento requerido.

No obstante, las empresas que implementan este tipo de soluciones ahorran tanto tiempo dedicado a tareas repetitivas como recursos, generando un retorno de la inversión considerable, que hacen que esta se rentabilice en un período de tiempo muy breve.

Si quieres descubrir las ventajas que puede aportar a tu empresa un gestor documental como DocuWare, ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores analizarán los procesos y los cuellos de botella de tu organización para ofrecerte una solución personalizada que te permita ganar en eficiencia y transparencia, además de modernizar tu empresa.

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