A estas alturas, queda claro que automatizar los procesos es clave para que las organizaciones sigan siendo competitivas. Las empresas que no hayan iniciado su transformación digital ya se están quedando atrás y las que ya han empezado, tienen que seguir revisando y automatizando sus procesos para mejorar su competitividad. Aquí es donde entra en juego un concepto introducido por Gartner en el informe Top 10 Strategic Technology Trends for 2020: la hiperautomatización.

Descubriendo la hiperautomatización

La automatización se define como el proceso que utiliza la tecnología para automatizar tareas que alguna vez requirieron del trabajo humano. Mientras, la hiperautomatización se ocupa de la aplicación de tecnologías avanzadas, incluida la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, para automatizar cada vez más los procesos. La hiperautomatización se refiere a toda la gama de herramientas para automatizar procesos, pero también a la sofisticación de la automatización: descubrir, analizar, diseñar, automatizar, medir, monitorizar y reevaluar los procesos.

Al abordar un proyecto de hiperautomatización en una organización, es muy importante entender el alcance de la automatización que vamos a abordar y establecer un plan. En función del plan, elegiremos las herramientas que más se ajustan a las necesidades de la empresa y cómo las vamos a combinar para alcanzar el objetivo.

Por ello, es importante también contar con el apoyo de una consultora tecnológica experta, que domine diferentes soluciones, ya que es quien mejor nos puede asesorar a escoger la herramienta o combinación de herramientas más adecuadas para resolver nuestras necesidades. Así pues, como muchas veces es necesario recurrir a diferentes soluciones, la integración entre ellas es más importante que nunca.

Además, como todos estos proyectos de optimización se llevan a cabo en un entorno altamente competitivo y en constante cambio, necesitaremos herramientas de software fáciles de usar, escalables y que sean capaces de extraer datos de las diferentes soluciones que componen nuestro sistema de software.

iBPMS como base para la hiperautomatización

A la hora de establecer una combinación de diferentes soluciones de software, la automatización inteligente de la gestión por procesos (iBPMS) puede ser clave. Estas herramientas ofrecen facilidades para poner en marcha procesos y pueden integrarse con otras plataformas que ya se estén usando en la compañía. Además, permiten obtener informes y realizar un seguimiento del estado de las tareas que se llevan a cabo en otras aplicaciones, ofreciendo un control total de la organización.

Así, un software iBPMS permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas (procesos), aplicando reglas de negocio. Estos sistemas son muy útiles para el control de la organización, ya que soportan todo el ciclo de vida de los procesos y decisiones de negocio.

Además, se trata de una herramienta muy fácil de configurar, que simplifica el entorno de desarrollo y permite a los trabajadores colaborar con el entorno de IT en el proceso de creación del software. Por lo tanto, crear una aplicación ya no es un trabajo exclusivo del departamento de IT y el trabajo en equipo favorece el intercambio del conocimiento dentro de la empresa.

Otras herramientas para la hiperautomatización

Automatización robótica de procesos (RPA)

Un RPA reproduce las actividades repetitivas llevadas a cabo por humanos en diferentes sistemas informáticos, de manera que pueden llevarse a cabo de forma más rápida y eficaz, sin errores, de lo que la haría cualquier persona. Por ejemplo, pueden gestionar y evaluar los límites de crédito, descargar documentos de pago de los bancos, dar de alta y de baja a los clientes, validar la política de cobros, detectar errores administrativos, formalizar contratos, enviar correos certificados, registrar propiedades en los sistemas, recopilar y enviar formularios, registro y cancelación de trabajadores, alertas de renovación, emisión y envío de recibos, apertura y cierre de reclamaciones…

Gestión documental (ECM)

Un sistema de gestión documental organiza los documentos y los almacena en un repositorio digital único, accesible a través de la web. Además, los documentos se archivan indexados de forma automática, de manera que es posible realizar búsquedas por diferentes criterios con un solo clic. Con estas soluciones también es posible establecer flujos de trabajo automatizados, que agilizan y aumentan el control sobre los procesos, lo que resulta muy útil, por ejemplo, para procesos de validación de facturas. Si el gestor documental está homologado por la Agencia Tributaria, también permite eliminar el archivo de las facturas en papel y seguir cumpliendo con los requerimientos legales gracias a la digitalización certificada, que incorporará el certificado digital de la compañía a todas las facturas que se archiven en al sistema.

Captura y procesamiento automatizado de datos (iOCR)

Estas plataformas procesan cualquier tipo de documento, incluso en formato imagen, y lo clasifican automáticamente gracias a plantillas predefinidas y subcategorías personalizadas. A continuación, de modo totalmente desatendido, se reconocen todos los datos, se validan de manera inteligente y se extraen automáticamente en el formato requerido, fuera cual fuera el tipo de documento de origen. Finalmente, los datos se exportan para ser incorporados a la herramienta de destino. En estos sistemas existe también una estación web de administración y monitorización desde la que se puede acceder al proceso y se pueden validar manualmente las extracciones que hayan sufrido alguna incidencia.

¿Quieres implantar la hiperautomatización en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores analizarán los procesos de tu organización para ofrecerte la herramienta o el conjunto de herramientas más adecuadas.