La evolución tecnológica que ha experimentado nuestra sociedad en los últimos años ha hecho que las Tecnologías de la información se hayan convertido en las protagonistas de numerosos aspectos de nuestra vida diaria. Realmente, estos sistemas de Administración Electrónica nos ayudan a que muchas de las tareas más habituales sean más fáciles y rápidas, por lo que nos permiten optimizar nuestro tiempo y no depender completamente de las oficinas tradicionales. Estos beneficios han hecho que se implanten también en organismos públicos. Si conocemos las ventajas de la e-Administración, entenderemos las razones de su éxito.

¿Qué es la e-Administración o Administración Electrónica?

Según la definición de la Comisión Europea, la e-Administración supone el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en las Administraciones Públicas. Esto implica tanto la realización de cambios en la organización como el desarrollo de nuevas aptitudes por parte de los empleados que van a usarlas. Su objetivo final es la mejora de los procesos en los servicios públicos y el apoyo a las políticas públicas. 

Características de la Administración Pública Electrónica

Antes de hablar de las ventajas de la e-Administración, debemos conocer los factores básicos en que se basa este sistema electrónico, para entender todo lo que ha aportado a las organizaciones públicas y a sus usuarios desde su implantación en España.

En realidad, podemos comparar este tipo de administración con una ventana virtual, que permite ofrecer la prestación de servicios a través de medios electrónicos. Todo ello, con un alto nivel de calidad y transparencia, para que el usuario pueda controlar en todo momento el estado de la tramitación de sus gestiones.

Hay que tener en cuenta que la facilitación de los actos administrativos a través de los  sistemas de administración electrónica no implica, en ningún momento, la eliminación del canal físico habitual. De esta manera, los ciudadanos pueden seguir haciendo sus trámites presenciales, si lo desean.

Otra de las ventajas de la Administración Pública Electrónica es que su puesta en marcha implica un cambio en la mentalidad tradicional de este tipo de organizaciones. A partir de la implantación del sistema electrónico, el ciudadano pasa a ser el centro de atención y el destinatario de todas las actividades. Esto implica, sobre todo, que la realización de ciertas tareas específicas ya no dependerá exclusivamente de la actuación de las personas, sino que tendrá una parte automatizada.

Ventajas de la e-Administración

La transformación digital, que ha supuesto la aplicación de las TIC a la Administración Pública, ha significado también la implementación de un sistema electrónico con una base legal sustentada, que facilita la realización de procesos administrativos y trámites de los ciudadanos.

La lista de ventajas de la e-Administración tanto para los usuarios como para la propia Administración incluye:

• La simplificación de los procesos habituales de la Administración Pública
• El acceso fácil y simple de los usuarios a la información
• La posibilidad de llevar a cabo trámites a cualquier hora del día, sin depender de los horarios de cada oficina
• La interacción entre organismos públicos, que permite acelerar el desarrollo de diversos procesos y, por lo tanto, mejorar su efectividad
• La reducción del coste de las operaciones administrativas
• El estímulo de la participación de los ciudadanos en las administraciones
• Menor uso de papel para la tramitación de expedientes
• Mejora de la seguridad de las transacciones

En definitiva, podemos decir que todas estas ventajas de la e-Administración consiguen transformar las relaciones internas entre los empleados y los distintos órganos de la Administración Pública, así como con sus usuarios.

Tipos de soluciones para la Administración Electrónica 

Las empresas expertas en Tecnologías de la Información y la Comunicación ofrecen una amplia gama de funcionalidades para el desarrollo eficaz de la administración pública electrónica y para posibilitar la eficiencia de todas las gestiones desarrolladas por este sistema. Entre ellas, destacamos las más importantes:

Sede electrónica

Se trata de un sitio web que se pone a disposición de los ciudadanos en Internet para que puedan acceder a la información, los servicios y los trámites administrativos en cualquier momento. La Administración Pública dispone de su titularidad y asume la responsabilidad de su gestión. Por lo tanto, garantiza su integridad y la veracidad y actualización de la información que publica, así como la accesibilidad, autenticación e identificación de sus usuarios.

Registro de entrada y salida

El registro de entrada y salida es indispensable en los organismos públicos para que los ciudadanos podamos disfrutar de todas las ventajas de la e-Administración. Se trata de un sistema que clasifica e incluye el sello de control a toda la documentación y las solicitudes que se reciben y se emiten en las oficinas de registro de la Administración Electrónica.

Gracias al registro de entrada y salida, la información puede distribuirse eficazmente y de forma automática a cada destinatario. Además, este sistema también permite la explotación de la información a través de informes y estadísticas. Por supuesto, el registro de entrada y salida cumple con todos los requerimientos legales de acceso a la información y protección de datos.

Otra de las grandes ventajas para la e-Administración que ofrece esta funcionalidad es el establecimiento de los criterios de distribución de la documentación registrada. Además, permite el traslado de registros entre unidades sin tener que pasar por el registro general. Todo ello se controla de manera estricta a través de un histórico de movimientos de entrada y salida. También se ofrecen a los ciudadanos los justificantes de registro de sus solicitudes y de los documentos aportados que regula la normativa.

Gestor documental

El gestor documental permite conservar toda la información con la que trabaja la Administración Electrónica. La gran cantidad de documentos generados hace necesaria una solución específica, que tenga en cuenta tanto la seguridad de los datos como el gran volumen de los mismos que se maneja. Sin duda, esta es otra de las grandes ventajas de la Administración Pública Electrónica.

Repositorio único

El repositorio único tiene por objetivo la centralización de la información de los expedientes y documentos con los que trabaja una Administración Electrónica. De esta manera, se facilita su gestión e integración, así como la  interoperabilidad entre los distintos organismos. Para conseguir este fin, se cuenta con diversos elementos, como un navegador de expedientes, una bandeja de entrada y una capa de integración de servicios web.

Firma electrónica

Otra de las ventajas de la e-Administración es la seguridad que ofrece en sus trámites, tanto a la organización como a los usuarios. Una de las claves para conseguirlo es la firma electrónica, una solución tecnológica que la autenticidad y la integridad de los documentos.

Esta aplicación web permite, esencialmente, centralizar todos los documentos que debe firmar una persona, mostrando toda su información complementaria para posibles consultas.

Libros oficiales

Los libros oficiales de la administración electrónica pública reúnen toda la información en un soporte electrónico u online. Pueden incluir enlaces a otras publicaciones. Se trata de la versión digitalizada de los tradicionales libros de inscripciones de registros de cada órgano.

Todas estas soluciones electrónicas son la base del funcionamiento de una Administración Electrónica y los elementos fundamentales para que los usuarios podamos disfrutar de todas las ventajas de la e-Administración a la hora de realizar los trámites necesarios en nuestro día a día.

Ventajas y características de la plataforma de e-Administración eGedex de GDX Group

eGedex es la plataforma exclusiva de GDX Group para disfrutar de todas las ventajas de la e-Administración. Este sistema flexible puede adaptarse a todo tipo de entidades para realizar el proceso de digitalización de las distintas Administraciones Públicas.

Los distintos módulos que forman esta plataforma están diseñados para mejorar de manera significativa el servicio al ciudadano, facilitándole trámites tan habituales como el acceso a sus propios documentos o la solicitud de certificados.

Una de las grandes ventajas de la plataforma de e-Administración eGedex es el alto nivel de seguridad que ofrece para la realización de las comunicaciones. El sistema permite el envío de información encriptada y la circulación de las claves de acceso de los usuarios por líneas separadas. De esta manera, se las protege de posibles usos fraudulentos. Además, también permite la comprobación de la trazabilidad de los documentos gestionados.

Asimismo, esta opción de e-Administración incluye plantillas personalizables para la conformación de diversos tipos de expedientes. Además, eGedex dispone de un sistema de soporte y formación para que los usuarios cuenten con el apoyo necesario para la implementación de la solución en todo momento.

Nuestro objetivo es hacer posible que los servicios públicos y los ciudadanos puedan disfrutar de las ventajas de la e-Administración en cualquier momento, facilitando su  trabajo y su interrelación.