Las empresas deben adaptarse al mundo digitalizado, lo que les exige llevar a cabo otras actividades, además de las propias de su negocio. Así pues, además de dedicarse a la fabricación y comercialización de sus productos o la prestación de sus servicios, deben preocuparse también de la innovación, de la comunicación, del mantenimiento de infraestructuras básicas para el negocio… La solución para poder atender tantos nuevos frentes sin incrementar los costes exponencialmente está en el outsourcing tecnológico.

En qué consiste el outsourcing tecnológico

El outsourcing supone la contratación por parte de una empresa de los servicios de otra entidad para el desempeño de determinadas tareas específicas. Se trata de lo que habitualmente se conoce como subcontratación o externalización. Entre las características del outsourcing está la de resolver de forma rápida y más económica una necesidad que surge, evitando atravesar todo el proceso de seleccionar y contratar a personas expertas en esta materia, formarlas para que desempeñen la tarea en cuestión y adquirir el equipamiento necesario. El factor económico es fundamental: con una política de outsourcing bien desarrollada, se estima que se puede conseguir una reducción de los gastos en estas áreas de entre un 20% y un 60%.

No obstante, la decisión de externalizar un determinado servicio no es un simple trámite. Debe realizarse a partir de un análisis detallado de todas las opciones disponibles, puesto que se trata de encontrar a otra empresa que trabaje codo con codo con los empleados de la organización en el desarrollo de un determinado proceso.

Aunque el outsourcing tecnológico es uno de los más extendidos, existen otras tareas que también pueden externalizarse. Estas son algunas de las áreas más comunes para la externalización:

• Asesoría laboral y legal y contratación de personal: habitualmente, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con la envergadura necesaria para disponer de un departamento propio de Recursos Humanos o de un gabinete jurídico, sino que subcontratan estas tareas a asesorías y gestorías. También es muy común encargar la selección de personal a una consultora especializada.
• Informática: aunque muchas organizaciones sí disponen de un departamento de informática, sigue resultando muy práctico el outsourcing de servicios informáticos para aspectos como el mantenimiento de los equipos, incluyendo los de impresión, el mantenimiento de páginas web o la seguridad informática, liberando así el tiempo de estos departamentos para que puedan centrarse en procesos más enfocados a la mejora de la productividad de la empresa.
• Procesos de negocio: existen numerosas aplicaciones informáticas destinadas a mejorar los procesos relacionados con administración, ventas, finanzas o contabilidad. Entre ellas, encontramos programas como los ERP, CRM o ECM, que suelen incluir también un servicio de soporte.
• Logística y tecnología aplicada a la producción: nos referimos a soluciones destinadas a la gestión del stock y del transporte de mercancías, y a tecnología específica desarrollada para la fabricación, que requieren la implantación y el mantenimiento por parte de personal experto altamente cualificado.

Tipos de outsourcing

Existen diferentes tipos de outsourcing, según los criterios que utilicemos para clasificarlos.

Según su finalidad, tenemos outsourcing táctico o estratégico:

• Outsourcing táctico: se trata de la externalización de una función no especialmente importante para la empresa. La razón general para implantarlo suele ser la necesidad de reducir costes.
• Outsourcing estratégico: se trata de la delegación de una función determinada en la empresa subcontratada, a través de una relación estable. Es una alianza estratégica, ya que se busca mejorar la calidad de la función delegada o de algún servicio, o aumentar la capacidad de la empresa.

Según la periodicidad del servicio, puede tratarse de servicios puntuales, estrictamente bajo demanda, o de servicios tecnológicos recurrentes, que se contratan para un determinado período de tiempo.

De acuerdo con su naturaleza, encontramos:

• In-house: los servicios subcontratados deben prestarse dentro de la organización que los contrata.
• Off-site: los servicios se realizan en las instalaciones de la organización que los presta, fuera de la organización contratante.
• Co-sourcing: tanto la parte contratada como la contratante comparten las responsabilidades y los riesgos de la prestación del servicio.
• Off-shoring: se trata de la contratación de terceros ubicados en países con unos costes más bajos, para reducir los gastos al máximo.

Ventajas del outsourcing tecnológico

1. Reducción de gastos

La contratación de empresas externas permite ahorrar costes, como los asociados a la inversión en infraestructuras o tecnología, o los destinados a la contratación de nuevos empleados para desempeñar las tareas que se requieren.

2. Focalización en la actividad principal de la empresa

En ocasiones se destinan muchos recursos, tanto humanos como económicos, a procesos que, aun siendo necesarios, no están relacionados con la actividad principal de la empresa. Mediante la externalización de estos procesos, la empresa y sus trabajadores pueden centrarse en su negocio y no destinar esfuerzos a tareas que no sean estratégicas para su actividad principal.

3. Control de costes

El outsourcing tecnológico permite sustituir las inversiones en infraestructuras y tecnología por la contratación de servicios con un precio fijo, por lo que es posible tener una previsión bastante aproximada del coste de los mismos.

4. Mejora de la calidad

La contratación de proveedores externos con conocimientos específicos en la materia de la que se trate asegura la calidad del servicio prestado.

5. Aumento de la productividad

Como el trabajo es desempeñado por una empresa especializada en la tarea especificada, se realiza de manera más rápida. Además, tampoco se pierde tiempo en seleccionar y formar a nuevo personal, ni en adquirir equipamiento, eliminándose el tiempo de inactividad excesivo. De esta manera, aumenta la productividad y es posible ofrecer un mejor servicio al cliente.

6. Incremento de la innovación y la competitividad

Al reducir costes y tiempo en la ejecución de determinadas tareas no esenciales para el negocio, la empresa cuenta con más recursos para destinar a la innovación, lo que le permite desarrollar nuevos proyectos que contribuyan a aumentar su competitividad.

7. Mayor flexibilidad

El outsourcing tecnológico permite contratar servicios en el momento en que se necesitan y por el tiempo que se necesitan, lo que aporta una gran flexibilidad a las empresas, que pueden reaccionar con mucha más rapidez.

8. Acceso a las últimas tecnologías

Contratar a una empresa de outsourcing permite acceder a la tecnología más novedosa en cualquier momento, sin tener que realizar grandes inversiones en equipamiento.

GDX Group es una consultora tecnológica que acompaña a las empresas y a las organizaciones públicas en su transformación digital. Para ello, ofrecemos una solución global que abarca todas las necesidades de las organizaciones a nivel de infraestructura tecnológica, tanto a través de los servicios gestionados IT y de impresión como de las soluciones de gestión documental y automatización de procesos.