Llevamos años oyendo hablar de la transformación digital, de que las empresas deben digitalizarse si no quieren desaparecer, de que los consumidores ya se han digitalizado… Ante este panorama casi alarmista, es fácil que los responsables de empresas de todos los tamaños se hayan lanzado a digitalizarse. Sin embargo, estos proyectos, a menudo, no dan el resultado esperado, o los beneficios de su implantación son solo parciales y no tan espectaculares como se había prometido.

¿Significa esto que debemos detener la digitalización de las empresas? En absoluto. Como hemos comentado, la sociedad se está digitalizando a un ritmo mucho más avanzado que el mundo laboral, por lo que este es un proceso que no tiene vuelta atrás. Sin embargo, digitalizarse es un proceso muy costoso y complejo, que debe abordarse con cautela. Repasemos a continuación los errores más comunes de las empresas al digitalizarse.

Errores que cometen las empresas al digitalizarse

1. Ignorar todas las posibilidades que ofrece la transformación digital

Muchas empresas, al iniciar su digitalización, simplemente crean un equivalente digital a sus procesos analógicos. De esta manera, pierden buena parte de las oportunidades que puede ofrecer, ya que no se trata solo de digitalizar documentos, sino de ofrecer nuevas soluciones y reconsiderar los procesos, para ver cómo las nuevas herramientas tecnológicas pueden mejorarlos. Emprender la transformación digital de una organización supone estar dispuesto a cambiar la forma en que esta funciona.

2. No tener en cuenta a los empleados

Habitualmente, la iniciativa de una empresa para digitalizarse parte de la dirección y, de ahí, debe extenderse por toda la organización. Está bien que sea así y es evidente que es necesario un cierto liderazgo a la hora de sacar adelante un proyecto de esta magnitud. No obstante, al final son los empleados quienes van a tener que cambiar su forma de trabajar y, en consecuencia, quienes realmente van a llevar a cabo la digitalización de la empresa. Por ello, es fundamental que comprendan la importancia del cambio que se va a llevar a cabo, cómo este cambio es primordial para la supervivencia de la entidad, y que reciban la formación que necesiten para poder llevarlo a cabo.

3. Plantear la digitalización como un proceso cerrado

La transformación digital requiere de una cultura del cambio permanente y, como tal, no puede darse por terminada. Se trata de un proyecto a medio y largo plazo, un estado perpetuo de adaptación y cambio, para seguir el ritmo de los avances tecnológicos. Por ello, como proceso complejo, debe afrontarse con calma, debe ser un proceso gradual, que empiece por algunas tareas y vaya avanzando poco a poco por toda la empresa, hasta convertirse en una auténtica revolución. Se trata de identificar pequeñas áreas de mejora y abordarlas al ritmo adecuado, dentro de los objetivos planteados.

4. Digitalizarse es caro

Es imposible generalizar sobre el coste de un proyecto de digitalización. Igual que cada empresa tiene su forma de trabajar y sus procesos, cada proyecto de transformación digital es diferente y tiene, por tanto, un coste diferente. Pero, además, se trata de proyectos que buscan optimizar los recursos de la empresa, por lo que, si están bien enfocados, facilitarán la reducción de gastos en un breve período de tiempo. Por ello, los costes de digitalizarse deben entenderse no como un gasto, sino como una inversión.

5. Es un proyecto del departamento de IT

Aunque en un principio la digitalización dependa del departamento de IT, es un error pensar que se trata de una transformación simplemente tecnológica. En realidad, como hemos comentado, es un proceso que afecta a toda la empresa: atención al cliente, administración, producción, comunicación, dirección, recursos humanos… Por supuesto, la tecnología es una parte importante de los procesos de digitalización, pero al final lo importante es la transformación cultural de la organización. La tecnología es un medio para conseguir digitalizarse, no el fin último de la transformación.

6. Olvidarse del cliente

A menudo, la digitalización se plantea como un proceso interno de la empresa. El objetivo último es utilizar las nuevas tecnologías para hacer más eficientes las tareas de la organización, consiguiendo reducir gastos y aumentar la productividad. Sin embargo, no hay que perder de vista que el destinatario final de todas las acciones que se realicen en la empresa para optimizar los procesos es el cliente. Un cliente que, no lo olvidemos, ya se ha digitalizado y se está acostumbrando a interactuar con las empresas desde cualquier lugar, en cualquier momento y de forma inmediata. Por lo tanto, cuando una empresa se plantea digitalizarse, lo primero que tiene que hacer es ponerse en el lugar de su cliente y pensar en cómo puede ayudarle.

7. Duplicar el trabajo

A veces sucede que una empresa digitaliza alguno de sus procesos, pero, por falta de confianza o por costumbre, sigue realizando los mismos procesos de manera analógica. Así, nos encontramos con digitalizaciones a medias y con documentos duplicados, que existen tanto en formato electrónico como en papel. De esta manera, la digitalización no solo no nos quita trabajo, sino que nos da más y, a la hora de analizar el retorno de la inversión, pensaremos que no ha merecido la pena. Por ello, es importante que la cultura de la digitalización esté bien implantada en la empresa, de manera que implique una transformación completa de la forma de trabajar.

Como hemos visto, la digitalización de una empresa es una tarea compleja y costosa. Por ello, es muy útil contar con asesoramiento especializado. En GDX Group somos expertos en diferentes tecnologías de transformación digital: gestión documental, automatización de procesos financieros, firma electrónica… Así, podemos ayudarte a elegir la solución que mejor puede ayudar a implantar la digitalización en tu empresa. Ponte en contacto con nosotros para conseguir un asesoramiento personalizado.