¿Qué es lo primero que haces cuando quieres conocer las empresas homologadas para ofrecer digitalización certificada de facturas? Seguramente, vas a la web de la Agencia Tributaria y buscas el listado. Aquí, en el campo del software de gestión documental, encontrarás un poco de todo....

Un gestor documental como DocuWare te permite gestionar tus documentos de forma más eficiente. Así, puedes acelerar tus procesos de trabajo de forma significativa. Pero ¿sabías cuánto tiempo puedes realmente ahorrar cuando aprovechas todo el potencial del gestor documental? Te lo explicamos en este artículo. Para...

Existen muchas tipologías documentales que sufren cambios desde su primera versión hasta que se alcanza la definitiva. Gestionar el control de cambios de un documento no es sencillo. Se complica aún más cuando diferentes personas deben intervenir en versionarlo. Disponer de un solo repositorio documental donde...

Cuando una empresa no ha abordado la digitalización de sus procesos es muy habitual encontrar al departamento de RR.HH. como uno de los principales cuellos de botella. No en vano este es uno de los departamentos donde más se realiza un el uso intensivo de...

El verano es un gran momento para realizar todas esas tareas que por falta de tiempo vamos posponiendo a lo largo del año. Una de esas típicas tareas es la organización de la documentación.  Entre las consultas que más recibimos está cómo agilizar las auditorías...

Una solución de gestión documental es un sistema que, a grandes rasgos, permite almacenar de forma centralizada documentos en formato digital y recuperarlos gracias a las búsquedas realizadas a partir de distintos criterios. Además, este tipo de soluciones, como veremos, incluyen muchas otras funcionalidades. Su...

Implementar un sistema de gestión documental o ECM (administración de contenido empresarial) puede ser muy beneficioso para los empleados de cualquier organización. Pero el éxito de la implementación depende de hacerlo siguiendo buenas prácticas. Te explicamos cuál es la mejor manera de implantar gestión documental...

Un 20% de los trabajadores se consideran a sí mismos expertos en tecnologías digitales desde el inicio de la pandemia, según un estudio de Gartner. Casi uno de cada cinco trabajadores en todo el mundo se considera a sí mismo experto en tecnología digital desde...

Una de las funcionalidades más interesantes del gestor documental DocuWare y la vez, más desconocidas, son los Formularios. El uso de formularios para agilizar la entrada de datos a nuestros sistemas puede tener múltiples aplicaciones. Desde autocompletar plantillas de documentos de la Administración hasta generar...

Muchas veces hablamos de las ventajas de trabajar con un sistema de gestión documental y de las funcionalidades que aporta en el proceso de transformación digital de cualquier empresa. Sabemos que los usuarios finales serán reacios a cambiar su forma de trabajo si no comprueban...

Como ya hemos comentado en ocasiones anteriores, la utilización de DocuWare aporta numerosas ventajas a sus usuarios. Entre ellas, encontramos el almacenamiento de la información en un repositorio único, el control de accesos, las búsquedas y archivados rápidos y sencillos, los flujos de trabajo automatizados…...

¿Conoces la diferencia entre autenticación y autorización? Un usuario puede tener permiso para acceder a un entorno, pero no necesariamente a todos los apartados del mismo. Con frecuencia surge la misma duda. Durante la toma de datos de un proyecto, los clientes se preguntan cómo...

MolcaWorld es una firma de servicios de consultoría estratégica, especializada en el diseño y la conceptualización de espacios corporativos. Su equipo destaca por la innovación y la creatividad que aplica a los proyectos. La empresa se fundó en Valencia en 1998 y, desde entonces, no ha...

Durante las últimas semanas, el equipo de DocuWare ha realizado una serie de eventos virtuales para mostrar las novedades de la última actualización a sus socios y colaboradores. Hemos podido comprobar que la nueva versión 7.4 incorporará muchas de las funcionalidades solicitadas por los desarrolladores...

El principal objetivo de iniciar la implantación de un gestor documental como DocuWare es eliminar el papel en las oficinas. Aunque la desaparición total del papel en una empresa sea algo difícil de conseguir, este tipo de soluciones ayudan a reducir su uso de forma...

La contabilidad es una de las piezas más importantes de cualquier empresa. El conocimiento de la situación económica y el control de la contabilidad son fundamentales para llevar a cabo una buena administración de la organización. Por eso, los directores administrativo-financieros se sienten frustrados cuando pierden...

Vivimos en una sociedad en continuo cambio debido a los avances tecnológicos, por lo que las compañías deben de estar a la altura y anticiparse a cualquier novedad. Por ejemplo, anticiparse a los rasgos del perfil de empleado de las nuevas generaciones que se irán...

Hace tiempo, hablábamos de los flujos de trabajo automatizados y de cómo pueden agilizar eficazmente un proceso como el de cuentas a pagar. Este caso es muy representativo ya que afecta a cualquier compañía, independientemente de la naturaleza de su negocio. No obstante, podemos automatizar...

El teletrabajo no es una modalidad nueva, pero la crisis del coronavirus, que confinó hace ya un año a millones de trabajadores en sus casas, ha hecho que muchos descubran este formato por primera vez. A bote pronto puede parecer sencillo adaptarse a esta forma...

En este blog hablamos a menudo de nuestra tecnologías favorita de ECM, el gestor documental DocuWare. Es una herramienta en constante evolución que, durante los últimos 30 años, ha crecido hasta convertirse en el gigante que es ahora mismo. Incorpora una cantidad tan ingente de...

La seguridad documental debe ser una cuestión de vital importancia tanto para empresas como para cualquier otro tipo de organización. Ya hemos comentado en otros artículos que la información de una entidad es uno de sus activos más valiosos. Sin ella, cualquier empresa tardaría tres...

Los contratos son esenciales para el día a día de cualquier negocio. Sin embargo, y especialmente si se gestionan en papel y de forma manual, son tareas que consumen mucho tiempo y son poco eficientes. Llevar a cabo la gestión de contratos con DocuWare, una...

El 21 de marzo no solo se celebra la llegada de la primavera, sino también el Día Europeo de los Archivos. Por eso desde GDX hemos querido echar por unos instantes la mirada atrás y revisar la Historia. Muchas cosas han tenido que pasar para...

Hace poco os dábamos algunos consejos para agilizar la gestión de correos electrónicos. Explicábamos que los gestores documentales, a menudo, incorporan diversas funcionalidades que agilizan el archivado de los documentos que recibimos a través del correo electrónico. Veíamos que se trata de herramientas que hay...

Comprobar el email es probablemente lo primero que haces por las mañanas en el trabajo, antes de empezar con otras tareas. Aunque todos sabemos que la bandeja de entrada no es el lugar más adecuado para almacenar información crítica, el hecho es que acabamos dejando...

Ya hemos comentado en artículos anteriores las numerosas ventajas de implantar un gestor documental: eliminación de riesgos, mejora de la búsqueda de documentos, flujos de trabajo más eficientes… Así pues, supongamos que ya estás convencido de que el gestor documental es la solución perfecta para...

La digitalización de documentos está teniendo un profundo impacto en el negocio de la impresión. Cada vez se imprime menos, esto es un hecho innegable. Poco a poco van quedando atrás los grandes pedidos de hardware y sus ingresos, generados por los consumibles y por...

La digitalización de documentos tiene muchos beneficios para las organizaciones, como ya hemos comentado en otros artículos: utilidad de los buscadores, impulso del trabajo en equipo, rapidez en las auditorías… Pero, además, entre las ventajas de la digitalización encontramos la eliminación de riesgos importantes para...

Un buscador es la herramienta que te permite recuperar un registro o documento en el menor tiempo y con la mayor precisión posibles. Se trata de un diálogo compuesto por una serie de campos o metadatos donde se acota en términos de búsqueda la información...

Un Sistema Integrado de Gestión Documental es un conjunto de herramientas que se utilizan para conseguir que las compañías funcionen de manera coordinada y eficiente. Por ello, es indispensable contar con un sistema que gestione toda la información de forma clara y precisa. Las soluciones...

Hace unos meses os hablábamos de opciones de herramientas para realizar trabajo en equipo. Por ejemplo, el chat empresarial Teams y otras herramientas colaborativas de Office 365: Exchange, Skype, Yammer y demás aplicaciones. Debido al confinamiento, muchas personas se han familiarizado con el trabajo a...

Ante un cambio de tal magnitud como la situación de pandemia que estamos viviendo, todos debemos adaptarnos, especialmente los negocios. La consultora Gartner ha resumido este proceso de adaptación en tres etapas: respuesta, recuperación y renovación. El objetivo final es rediseñar las estrategias de negocio,...

Durante los últimos años hemos ido desplazando al móvil o smartphone cada vez más tareas que antes realizábamos con el ordenador portátil o de escritorio. También, tareas que antes realizábamos de otras formas alternativas: pagar con tarjeta, comprar billetes de tren en la ventanilla de...

Aunque parezca evidente, los documentos son un elemento clave a la hora de garantizar el funcionamiento continuo de cualquier negocio. Por ello, la seguridad de los datos debería ser una prioridad para todas las organizaciones. Sin embargo, las brechas de seguridad, las pérdidas de documentos,...

Llevamos años inmersos en la revolución digital. Sin embargo, la tecnología aún convive con formas tradicionales de trabajar. Todavía hay personas que se encuentran más cómodas gestionando su información con documentación en papel y se resisten a hacer el cambio, aunque la digitalización implique optimizar...

Ya vimos en un post anterior qué es el ROI y la importancia que tiene en las operaciones e inversiones de tu empresa. Hoy vamos a ver algunas pautas para optimizar el ROI y sacar el máximo rendimiento a cada inversión que se realice en...

La automatización contable facilita los procesos que se llevan a cabo en los departamentos de contabilidad en las empresas. No solo ahorra tiempo, también proporciona el estado de las cuentas en tiempo real, agiliza la toma de decisiones y permite encontrar cualquier documento desde cualquier...

Está claro que un buen sistema para organizar y recuperar información y documentación ahorra mucho tiempo en el día a día. Pero, además, puede resultar determinante en un momento crítico, cuando localizar o no un documento concreto suponga una pérdida millonaria, como en el proceso...

Abordar el proyecto de transformación digital es una decisión significativa para cualquier compañía. El proceso de elegir con qué software abordarlo y qué consultora va a ser la encargada de llevarlo a cabo no es sencillo. En el mercado existen multitud de productos y fabricantes...

Las empresas están digitalizando progresivamente sus procesos para hacerlos más eficientes. Sin embargo, aunque el departamento de Recursos Humanos es uno de los que más papel maneja en una compañía, la automatizar procesos en RRHH no suele ser una de las prioridades.  Según un informe de AIIM, en la mayoría...

La aprobación, contabilización y archivo de tickets de los empleados, la gestión de gastos, son tareas engorrosas para cualquier empresa que, además, generan una gran cantidad de papel difícil de archivar por su formato irregular. Gastos de viaje, estancias en hoteles, reuniones con clientes, eventos deportivos,...

Acabo de terminar una llamada con un cliente y ha sido tan interesante que he decidido compartirla con vosotros. Aunque la conversación ha empezado con la gestión documental, hemos terminado hablando de integración entre sistemas. El cliente ha llegado a decirme, incluso, que no valía la...

En todas las compañías existen los flujos de trabajo, pero muy pocas conocen la necesidad de estandarizarlos en procedimientos de trabajo u operativos, que son los documentos donde se detalla la manera en que los procesos se deben desarrollar, a fin de conseguir una calidad...

Durante los últimos meses, la crisis del coronavirus ha desplazado a otro gran tema que preocupa a la sociedad y que ha generado mucha polémica y ríos de tinta: hablamos de la tecnología de telefonía móvil 5G, o lo que es lo mismo, la quinta...

En el contexto actual de crisis, causada por la pandemia de la Covid-19, son muchas las empresas que se han tenido que adaptar rápidamente para intentar mantener la productividad de sus empleados. La solución está en la tecnología, pero no en cualquier tipo de tecnología...

Cada vez más empresas utilizan la firma biométrica, una tecnología que te identifica en función de los rasgos físicos de tu escritura para una mayor seguridad en el acceso. A continuación te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas biométricos aplicados a la...

Cuando nos planteamos acelerar procesos u optimizar la gestión de nuestras empresas nos encontramos con que no siempre tenemos a todos los empleados o departamentos dispuestos a cambiar su forma de trabajar o apoyando las mejoras. Es lógico. Cualquier cambio que queramos implementar genera siempre...

Un estudio internacional realizado por International Data Corporation (IDC) muestra cómo los desafíos de la gestión de documentos representan una pérdida del 21% de la productividad en las organizaciones. Un gestor documental o sistema de gestión documental es un software que aborda esos desafíos, actuando...

Una oficina sin papeles es, evidentemente, sinónimo de una oficina más moderna y más ecológica. Sin embargo, en ocasiones es difícil para los trabajadores de una empresa cambiar de golpe su forma de trabajar. En este artículo vamos a enumerar todos los beneficios de la...

Inicia la transformación digital en tu empresa, paso a paso La transformación digital consiste en la integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa. Pero la transformación digital en las empresas implica mucho más. Se trata de un cambio de perspectiva que...

La consultoría tecnológica tiene como objetivo aconsejar a las empresas sobre cómo usar las tecnologías de la información para conseguir sus objetivos de negocio. Adicionalmente, proporcionan e implementan estos productos y servicios, desde infraestructura IT, como equipos cliente, servidores o dispositivos de impresión, hasta soluciones...

El iBPMS es una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas (procesos) de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o en toda la organización, incluso aquellos que impliquen agentes externos, como clientes...

Laiex es una empresa del sector químico que se creó en 1970, dedicada a la fabricación de compuestos de SBR para la industria de las moquetas en los sectores de automóvil y textil. En el año 2000 amplió su porfolio de productos en el campo...

Si tienes tu propio negocio, seguro que ya eres consciente de la gran cantidad de documentación que implica el funcionamiento de una empresa. La digitalización certificada es la mejor opción para garantizar que tus facturas estén archivadas correctamente, cumplan con todos los requisitos legales y...

Si tienes una pequeña empresa, seguro que ya sabes lo importante que resulta potenciar su crecimiento y desarrollo en todo lo posible, sobre todo con el objetivo de no quedarte atrás en la lucha por los clientes frente a las grandes empresas. El uso de...

AIMPLAS es un centro tecnológico con 30 años de experiencia en el sector del plástico. Aporta soluciones a las empresas en toda la cadena de valor del sector, desde los fabricantes de materia prima a los transformadores y usuarios finales. Su misión es doble: por...

La transformación digital se ha convertido en una constante en todos los ámbitos de nuestra vida, así que, por supuesto, ha alcanzado también a las empresas y a sus departamentos de Recursos Humanos. El cambio en la manera de relacionarse y de trabajar tiene que...

Conseguir una oficina sostenible no es un trabajo sencillo, puesto que implica tener en cuenta muchos y variados factores, ser cuidadoso, constante y convencer e implicar al conjunto de profesionales y colaboradores. Pero el esfuerzo dedicado a lograr una oficina sostenible, responsable y respetuosa con el...

De un modo general, el control de documentos puede definirse como un circuito de trabajo o procedimiento puesto en marcha por una organización con el fin de asegurar la disponibilidad de cualquier información en el momento que se requiera. Para poder funcionar con eficiencia, evitando pérdidas...

En todas las empresas, y también en otros tipos de organizaciones, se maneja diariamente una gran cantidad de información: datos de clientes y proveedores, de facturación, de expedientes, ofertas y presupuestos, albaranes… Podríamos afirmar que los datos son los activos más importantes en una entidad....

La gran cantidad de información que se genera y consulta hoy en día en todo tipo de formatos ha creado un problema colateral para las organizaciones: cómo disponerla para que sea fácilmente identificada, consultada y compartida por todas las personas interesadas. Una de las posibles...

DocuWare es una solución de software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, que permite a las organizaciones digitalizar y optimizar los procesos que impulsan el núcleo principal de su negocio. Gracias a esta automatización se eliminan muchas tareas manuales tediosas, que absorben...

En las empresas se maneja cada día una cantidad creciente de documentos, que consumen tiempo y recursos. Además, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resultan útiles para las organizaciones. Por ello, se hacen necesarias soluciones con las...

La digitalización hace a las empresas más eficientes y a los empleados más felices La digitalización ha invadido todas las parcelas de nuestra vida. Sin embargo, el ámbito laboral se le está resistiendo un poco más. Mientras abrazamos de manera entusiasta cualquier nueva tecnología que venga...

Conocemos las ventajas de un gestor documental, pero ¿nos va a ahorrar dinero? En este blog hemos hablado en varias ocasiones (aquí, aquí y aquí) de los beneficios que puede aportar a las organizaciones un gestor documental. Vamos a repasar algunos de ellos: Toda la información...

Beneficios de la indexación automática de datos Además de muchas otras funcionalidades, como el almacenamiento de todos los documentos en un repositorio único, la digitalización certificada de facturas o los flujos automatizados de trabajo, la solución de gestión documental DocuWare indexa los datos automáticamente. De esta...

La firma digital permite trabajar íntegramente con documentos electrónicos La digitalización alcanza poco a poco todos los ámbitos de la vida, incluido el laboral. Una de sus consecuencias más destacadas es la eliminación del papel en las oficinas, con el fin de hacer los procesos más...

La automatización permite un servicio más rápido y eficiente Aunque parezca una contradicción, la automatización de las oficinas mejora la calidad de la interacción entre las personas: los empleados y los clientes. ¿Cómo es posible? Es muy sencillo: utilizando flujos de trabajo digitales y disponiendo de...

El albarán electrónico, la clave para hacer más eficiente el proceso de entrega y facturación de productos El objetivo final de la transformación digital es que la actividad a nivel laboral sea más eficiente, ganando en velocidad y reduciendo costes. Para ello, una de las principales...

El uso de la factura electrónica será obligatorio a partir de abril para trabajar con las Administraciones Públicas La Unión Europea quiere impulsar el uso de la factura electrónica en un formato único y común a todos los países miembros. Por ello, a partir del próximo...

2019, el año para la consolidación de la digitalización Con el comienzo del nuevo año es momento de plantearse nuevos proyectos y objetivos. En el ámbito empresarial, el impulso de la digitalización se perfila como una de las tareas pendientes para muchas organizaciones. Una buena manera...

Gestión documental preconfigurada con DocuWare Kinetic En todas las empresas hay procesos de negocio que consisten en gestionar documentos. Aunque en cada organización estos procesos funcionan de manera diferente, todos tienen características similares. Para responder a estas necesidades comunes, DocuWare lanza Kinetic Solutions, un software preconfigurado,...

Una empresa más eficiente con servicios gestionados de impresión y gestión documental Cualquier empresa, para el desarrollo de su actividad, necesita llevar a cabo procesos que implican gestión de documentos en papel: pedidos, facturas, albaranes, ofertas, expedientes… Se trata de procesos que consumen muchos recursos y...

¿Cifrar los datos para cumplir con el GDPR? Qué es el cifrado de datos El cifrado de los datos es una práctica que consiste en codificar los datos para modificar su formato original y que no sea posible leerlos. La información solo podrá leerse cuando se dispone...

Optimizar el archivo gracias a los beneficios de la digitalización Si trabajamos en un entorno en el que casi toda la documentación se gestiona en papel, pensar en digitalizar todo el archivo seguro que nos parece una tarea hercúlea. Y, de hecho, lo es. Escanear y...