La importancia de los informes de datos en las pyme aporta un valor añadido a las empresas. Los informes de un ERP (Enterprie Resource Planning) ya sean financieros, comerciales o de producción, definen bien la situación global de una empresa. Según explican muchos expertos, los datos...
Está claro que dejar de usar papel reduce la huella de carbono en tu empresa, el impacto en los bosques y disminuye la cantidad de desechos que se vierten en los vertederos. También reduce el uso de energía, por lo tanto, minimiza la huella de...
Sin duda, el Departamento de Contabilidad y Finanzas es uno de los que maneja mayor cantidad de información en cualquier compañía. Además, también genera procesos clave que aseguran la continuidad del negocio. Se trata de tipos documentales como facturas de compra y de venta, albaranes,...
¿Qué es lo primero que haces cuando quieres conocer las empresas homologadas para ofrecer digitalización certificada de facturas? Seguramente, vas a la web de la Agencia Tributaria y buscas el listado. Aquí, en el campo del software de gestión documental, encontrarás un poco de todo....
La confianza es la base de cualquier cooperación o intercambio de bienes e información, ya sea una transacción personal, oficial o de negocios. En contratos y otros acuerdos, el símbolo de esta confianza y lo que los hace vinculantes es, precisamente, la firma de una...
Un gestor documental como DocuWare te permite gestionar tus documentos de forma más eficiente. Así, puedes acelerar tus procesos de trabajo de forma significativa. Pero ¿sabías cuánto tiempo puedes realmente ahorrar cuando aprovechas todo el potencial del gestor documental? Te lo explicamos en este artículo. Para...
Existen muchas tipologías documentales que sufren cambios desde su primera versión hasta que se alcanza la definitiva. Gestionar el control de cambios de un documento no es sencillo. Se complica aún más cuando diferentes personas deben intervenir en versionarlo. Disponer de un solo repositorio documental donde...
Cuando una empresa no ha abordado la digitalización de sus procesos es muy habitual encontrar al departamento de RR.HH. como uno de los principales cuellos de botella. No en vano este es uno de los departamentos donde más se realiza un el uso intensivo de...
El verano es un gran momento para realizar todas esas tareas que por falta de tiempo vamos posponiendo a lo largo del año. Una de esas típicas tareas es la organización de la documentación. Entre las consultas que más recibimos está cómo agilizar las auditorías...
Una solución de gestión documental es un sistema que, a grandes rasgos, permite almacenar de forma centralizada documentos en formato digital y recuperarlos gracias a las búsquedas realizadas a partir de distintos criterios. Además, este tipo de soluciones, como veremos, incluyen muchas otras funcionalidades. Su...
Implementar un sistema de gestión documental o ECM (administración de contenido empresarial) puede ser muy beneficioso para los empleados de cualquier organización. Pero el éxito de la implementación depende de hacerlo siguiendo buenas prácticas. Te explicamos cuál es la mejor manera de implantar gestión documental...
Un 20% de los trabajadores se consideran a sí mismos expertos en tecnologías digitales desde el inicio de la pandemia, según un estudio de Gartner. Casi uno de cada cinco trabajadores en todo el mundo se considera a sí mismo experto en tecnología digital desde...
Una de las funcionalidades más interesantes del gestor documental DocuWare y la vez, más desconocidas, son los Formularios. El uso de formularios para agilizar la entrada de datos a nuestros sistemas puede tener múltiples aplicaciones. Desde autocompletar plantillas de documentos de la Administración hasta generar...
Las vacaciones suelen ser uno de los momentos más esperados del año. Sin embargo, unos días antes de la vuelta aparece el miedo a abrir la bandeja de entrada y encontrar cientos de emails sin leer. También empezamos a pensar en todas las tareas que...
¿Qué haces después de que un cliente realice una compra? ¿Lo dejas ir sin más, o refuerzas la relación con acciones de posventa? Si dejas que el cliente simplemente se vaya, debes saber que eso puede ser un gran error. La relación con el cliente...
Muchas veces hablamos de las ventajas de trabajar con un sistema de gestión documental y de las funcionalidades que aporta en el proceso de transformación digital de cualquier empresa. Sabemos que los usuarios finales serán reacios a cambiar su forma de trabajo si no comprueban...
Como ya hemos comentado en ocasiones anteriores, la utilización de DocuWare aporta numerosas ventajas a sus usuarios. Entre ellas, encontramos el almacenamiento de la información en un repositorio único, el control de accesos, las búsquedas y archivados rápidos y sencillos, los flujos de trabajo automatizados…...
Como ninguna otra cosa en el siglo XXI, la Covid-19 nos ha demostrado que el trabajo remoto no es solo una opción de mercado sino una necesidad. Las empresas se han dado cuenta de que existe una brecha en la forma en que colaboraban y...
¿Conoces la diferencia entre autenticación y autorización? Un usuario puede tener permiso para acceder a un entorno, pero no necesariamente a todos los apartados del mismo. Con frecuencia surge la misma duda. Durante la toma de datos de un proyecto, los clientes se preguntan cómo...
MolcaWorld es una firma de servicios de consultoría estratégica, especializada en el diseño y la conceptualización de espacios corporativos. Su equipo destaca por la innovación y la creatividad que aplica a los proyectos. La empresa se fundó en Valencia en 1998 y, desde entonces, no ha...
La gestión documental es el control eficaz y sistemático de los documentos y del archivo de cualquier empresa, independientemente de su tamaño, a lo largo de todo su ciclo de vida. Este abarca desde la recepción o creación del documento hasta su eliminación final, después...
Durante las últimas semanas, el equipo de DocuWare ha realizado una serie de eventos virtuales para mostrar las novedades de la última actualización a sus socios y colaboradores. Hemos podido comprobar que la nueva versión 7.4 incorporará muchas de las funcionalidades solicitadas por los desarrolladores...
El principal objetivo de iniciar la implantación de un gestor documental como DocuWare es eliminar el papel en las oficinas. Aunque la desaparición total del papel en una empresa sea algo difícil de conseguir, este tipo de soluciones ayudan a reducir su uso de forma...
La contabilidad es una de las piezas más importantes de cualquier empresa. El conocimiento de la situación económica y el control de la contabilidad son fundamentales para llevar a cabo una buena administración de la organización. Por eso, los directores administrativo-financieros se sienten frustrados cuando pierden...
Vivimos en una sociedad en continuo cambio debido a los avances tecnológicos, por lo que las compañías deben de estar a la altura y anticiparse a cualquier novedad. Por ejemplo, anticiparse a los rasgos del perfil de empleado de las nuevas generaciones que se irán...
Hace tiempo, hablábamos de los flujos de trabajo automatizados y de cómo pueden agilizar eficazmente un proceso como el de cuentas a pagar. Este caso es muy representativo ya que afecta a cualquier compañía, independientemente de la naturaleza de su negocio. No obstante, podemos automatizar...
El teletrabajo no es una modalidad nueva, pero la crisis del coronavirus, que confinó hace ya un año a millones de trabajadores en sus casas, ha hecho que muchos descubran este formato por primera vez. A bote pronto puede parecer sencillo adaptarse a esta forma...
La gestión de los pagos es un aspecto clave en el día a día de cualquier empresa. Por eso, es fundamental que se lleve a cabo de manera eficiente, para acelerar el proceso de facturación de la organización. Además, la facilidad y la rapidez en...
En este blog hablamos a menudo de nuestra tecnologías favorita de ECM, el gestor documental DocuWare. Es una herramienta en constante evolución que, durante los últimos 30 años, ha crecido hasta convertirse en el gigante que es ahora mismo. Incorpora una cantidad tan ingente de...
La seguridad documental debe ser una cuestión de vital importancia tanto para empresas como para cualquier otro tipo de organización. Ya hemos comentado en otros artículos que la información de una entidad es uno de sus activos más valiosos. Sin ella, cualquier empresa tardaría tres...
Los contratos son esenciales para el día a día de cualquier negocio. Sin embargo, y especialmente si se gestionan en papel y de forma manual, son tareas que consumen mucho tiempo y son poco eficientes. Llevar a cabo la gestión de contratos con DocuWare, una...
El 21 de marzo no solo se celebra la llegada de la primavera, sino también el Día Europeo de los Archivos. Por eso desde GDX hemos querido echar por unos instantes la mirada atrás y revisar la Historia. Muchas cosas han tenido que pasar para...
Hace poco os dábamos algunos consejos para agilizar la gestión de correos electrónicos. Explicábamos que los gestores documentales, a menudo, incorporan diversas funcionalidades que agilizan el archivado de los documentos que recibimos a través del correo electrónico. Veíamos que se trata de herramientas que hay...
Imagina que acabas de empezar a trabajar. Estás en tu mesa y te llega por email una nueva propuesta de la reunión que tuviste ayer con ese nuevo proveedor. Al poco tiempo, te dejan en la mesa los últimos albaranes de la mercancía que acaba...
Comprobar el email es probablemente lo primero que haces por las mañanas en el trabajo, antes de empezar con otras tareas. Aunque todos sabemos que la bandeja de entrada no es el lugar más adecuado para almacenar información crítica, el hecho es que acabamos dejando...
En la era de la omnipresencia de la tecnología, el camino natural en las empresas para abordar la transformación digital pasa por implementar sistemas que combinen tanto DMS (Document Management System) como BPMS (Business Process Management System). Ambos sistemas se basan en la digitalización, la...
Ya hemos comentado en artículos anteriores las numerosas ventajas de implantar un gestor documental: eliminación de riesgos, mejora de la búsqueda de documentos, flujos de trabajo más eficientes… Así pues, supongamos que ya estás convencido de que el gestor documental es la solución perfecta para...
Agilizar, agilizar y agilizar. Esta es una palabra que se repite constantemente cuando hablamos de aumentar la productividad en la empresa. Toda herramienta que nos ayude a ganar unos valiosos segundos en tareas que repetimos miles de veces al año va a ser bienvenida. Lo...
La digitalización de documentos está teniendo un profundo impacto en el negocio de la impresión. Cada vez se imprime menos, esto es un hecho innegable. Poco a poco van quedando atrás los grandes pedidos de hardware y sus ingresos, generados por los consumibles y por...
La digitalización de documentos tiene muchos beneficios para las organizaciones, como ya hemos comentado en otros artículos: utilidad de los buscadores, impulso del trabajo en equipo, rapidez en las auditorías… Pero, además, entre las ventajas de la digitalización encontramos la eliminación de riesgos importantes para...
Un buscador es la herramienta que te permite recuperar un registro o documento en el menor tiempo y con la mayor precisión posibles. Se trata de un diálogo compuesto por una serie de campos o metadatos donde se acota en términos de búsqueda la información...
Un Sistema Integrado de Gestión Documental es un conjunto de herramientas que se utilizan para conseguir que las compañías funcionen de manera coordinada y eficiente. Por ello, es indispensable contar con un sistema que gestione toda la información de forma clara y precisa. Las soluciones...
Hace unos meses os hablábamos de opciones de herramientas para realizar trabajo en equipo. Por ejemplo, el chat empresarial Teams y otras herramientas colaborativas de Office 365: Exchange, Skype, Yammer y demás aplicaciones. Debido al confinamiento, muchas personas se han familiarizado con el trabajo a...
Ante un cambio de tal magnitud como la situación de pandemia que estamos viviendo, todos debemos adaptarnos, especialmente los negocios. La consultora Gartner ha resumido este proceso de adaptación en tres etapas: respuesta, recuperación y renovación. El objetivo final es rediseñar las estrategias de negocio,...
Durante los últimos años hemos ido desplazando al móvil o smartphone cada vez más tareas que antes realizábamos con el ordenador portátil o de escritorio. También, tareas que antes realizábamos de otras formas alternativas: pagar con tarjeta, comprar billetes de tren en la ventanilla de...
Aunque parezca evidente, los documentos son un elemento clave a la hora de garantizar el funcionamiento continuo de cualquier negocio. Por ello, la seguridad de los datos debería ser una prioridad para todas las organizaciones. Sin embargo, las brechas de seguridad, las pérdidas de documentos,...
Llevamos años inmersos en la revolución digital. Sin embargo, la tecnología aún convive con formas tradicionales de trabajar. Todavía hay personas que se encuentran más cómodas gestionando su información con documentación en papel y se resisten a hacer el cambio, aunque la digitalización implique optimizar...
Ya vimos en un post anterior qué es el ROI y la importancia que tiene en las operaciones e inversiones de tu empresa. Hoy vamos a ver algunas pautas para optimizar el ROI y sacar el máximo rendimiento a cada inversión que se realice en...
La automatización contable facilita los procesos que se llevan a cabo en los departamentos de contabilidad en las empresas. No solo ahorra tiempo, también proporciona el estado de las cuentas en tiempo real, agiliza la toma de decisiones y permite encontrar cualquier documento desde cualquier...
Está claro que un buen sistema para organizar y recuperar información y documentación ahorra mucho tiempo en el día a día. Pero, además, puede resultar determinante en un momento crítico, cuando localizar o no un documento concreto suponga una pérdida millonaria, como en el proceso...
Casi todos los ámbitos de gestión están sufriendo cambios profundos en el contexto de la digitalización. En este sentido, el sector de los recursos humanos ha visto un nuevo amanecer desde la entrada en escena de los programas para la gestión documental y la administración...
Abordar el proyecto de transformación digital es una decisión significativa para cualquier compañía. El proceso de elegir con qué software abordarlo y qué consultora va a ser la encargada de llevarlo a cabo no es sencillo. En el mercado existen multitud de productos y fabricantes...
Las empresas están digitalizando progresivamente sus procesos para hacerlos más eficientes. Sin embargo, aunque el departamento de Recursos Humanos es uno de los que más papel maneja en una compañía, la automatizar procesos en RRHH no suele ser una de las prioridades. Según un informe de AIIM, en la mayoría...
La aprobación, contabilización y archivo de tickets de los empleados, la gestión de gastos, son tareas engorrosas para cualquier empresa que, además, generan una gran cantidad de papel difícil de archivar por su formato irregular. Gastos de viaje, estancias en hoteles, reuniones con clientes, eventos deportivos,...
Acabo de terminar una llamada con un cliente y ha sido tan interesante que he decidido compartirla con vosotros. Aunque la conversación ha empezado con la gestión documental, hemos terminado hablando de integración entre sistemas. El cliente ha llegado a decirme, incluso, que no valía la...
En todas las compañías existen los flujos de trabajo, pero muy pocas conocen la necesidad de estandarizarlos en procedimientos de trabajo u operativos, que son los documentos donde se detalla la manera en que los procesos se deben desarrollar, a fin de conseguir una calidad...
El proceso de gestión documental de una empresa debe estar completamente sistematizado, pues la gran cantidad de datos que se almacenan actualmente implica un tratamiento exhaustivo. Sin medios que automaticen el proceso sería imposible llevarlo a cabo de forma ordenada y que, además, cumpliera con...
Una de las tareas que más ralentiza los procesos en las empresas es la introducción manual de datos en los sistemas informáticos. Se trata de una labor lenta, repetitiva, poco motivadora para los empleados y, además, con una alta probabilidad de que se produzcan errores....
Durante los últimos meses, la crisis del coronavirus ha desplazado a otro gran tema que preocupa a la sociedad y que ha generado mucha polémica y ríos de tinta: hablamos de la tecnología de telefonía móvil 5G, o lo que es lo mismo, la quinta...
En el contexto actual de crisis, causada por la pandemia de la Covid-19, son muchas las empresas que se han tenido que adaptar rápidamente para intentar mantener la productividad de sus empleados. La solución está en la tecnología, pero no en cualquier tipo de tecnología...
Cada vez más empresas utilizan la firma biométrica, una tecnología que te identifica en función de los rasgos físicos de tu escritura para una mayor seguridad en el acceso. A continuación te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas biométricos aplicados a la...
Cuando nos planteamos acelerar procesos u optimizar la gestión de nuestras empresas nos encontramos con que no siempre tenemos a todos los empleados o departamentos dispuestos a cambiar su forma de trabajar o apoyando las mejoras. Es lógico. Cualquier cambio que queramos implementar genera siempre...
La transformación digital es el gran reto que el siglo XXI plantea a las empresas. Este proceso tiene que implementarse en todos los aspectos que rigen la actividad de un negocio. Uno de los conceptos fundamentales que no debes olvidar es el de oficina sin...
Un estudio internacional realizado por International Data Corporation (IDC) muestra cómo los desafíos de la gestión de documentos representan una pérdida del 21% de la productividad en las organizaciones. Un gestor documental o sistema de gestión documental es un software que aborda esos desafíos, actuando...
Una oficina sin papeles es, evidentemente, sinónimo de una oficina más moderna y más ecológica. Sin embargo, en ocasiones es difícil para los trabajadores de una empresa cambiar de golpe su forma de trabajar. En este artículo vamos a enumerar todos los beneficios de la...
Inicia la transformación digital en tu empresa, paso a paso La transformación digital consiste en la integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa. Pero la transformación digital en las empresas implica mucho más. Se trata de un cambio de perspectiva que...
La consultoría tecnológica tiene como objetivo aconsejar a las empresas sobre cómo usar las tecnologías de la información para conseguir sus objetivos de negocio. Adicionalmente, proporcionan e implementan estos productos y servicios, desde infraestructura IT, como equipos cliente, servidores o dispositivos de impresión, hasta soluciones...
El iBPMS es una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas (procesos) de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o en toda la organización, incluso aquellos que impliquen agentes externos, como clientes...
iBPMS es un software que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar procesos automatizados de cualquier tipo. Estos procesos pueden afectar a un departamento o a toda la organización e incluso pueden involucrar a agentes externos a la entidad, como clientes o proveedores. Esta...
En las últimas semanas la mayoría de los españoles nos hemos visto obligados por las circunstancias a convertirnos en expertos en teletrabajo. Así, estamos ya más que acostumbrados a trabajar de forma remota con documentos en formato digital. Sin embargo, con mayor o menor frecuencia...
Son muchas las empresas que, en los últimos años, han ido mejorando y optimizando sus procesos, con la implementación de soluciones de firma electrónica, pero no únicamente para firmar documentación legal, sino también para reducir al mínimo la necesidad de imprimir papel, uno de los...
Laiex es una empresa del sector químico que se creó en 1970, dedicada a la fabricación de compuestos de SBR para la industria de las moquetas en los sectores de automóvil y textil. En el año 2000 amplió su porfolio de productos en el campo...
Si tienes tu propio negocio, seguro que ya eres consciente de la gran cantidad de documentación que implica el funcionamiento de una empresa. La digitalización certificada es la mejor opción para garantizar que tus facturas estén archivadas correctamente, cumplan con todos los requisitos legales y...
El uso de la factura electrónica se ha hecho cada vez más común en los últimos años, gracias a que las nuevas tecnologías han hecho posible la implantación de la administración electrónica tanto a nivel estatal como privado. Conocer sus características te ayudará a saber...
Si tienes una pequeña empresa, seguro que ya sabes lo importante que resulta potenciar su crecimiento y desarrollo en todo lo posible, sobre todo con el objetivo de no quedarte atrás en la lucha por los clientes frente a las grandes empresas. El uso de...
El Grupo Santalucía aglutina diversas empresas del sector asegurador, financiero y de servicios. Con una experiencia de casi 100 años, el Grupo ha ido adaptando su modelo de negocio a las nuevas realidades de cada época, para ofrecer a sus clientes una oferta integral en...
AIMPLAS es un centro tecnológico con 30 años de experiencia en el sector del plástico. Aporta soluciones a las empresas en toda la cadena de valor del sector, desde los fabricantes de materia prima a los transformadores y usuarios finales. Su misión es doble: por...
La transformación digital se ha convertido en una constante en todos los ámbitos de nuestra vida, así que, por supuesto, ha alcanzado también a las empresas y a sus departamentos de Recursos Humanos. El cambio en la manera de relacionarse y de trabajar tiene que...
Conseguir una oficina sostenible no es un trabajo sencillo, puesto que implica tener en cuenta muchos y variados factores, ser cuidadoso, constante y convencer e implicar al conjunto de profesionales y colaboradores. Pero el esfuerzo dedicado a lograr una oficina sostenible, responsable y respetuosa con el...
¿Qué es Microsoft 365? Microsoft 365 es una plataforma que engloba, en una sola herramienta o suite informática, desde el sistema operativo a los programas fundamentales de ofimática, pasando también por un eficaz sistema de seguridad. Es, por lo tanto, una herramienta más amplia que el Office...
De un modo general, el control de documentos puede definirse como un circuito de trabajo o procedimiento puesto en marcha por una organización con el fin de asegurar la disponibilidad de cualquier información en el momento que se requiera. Para poder funcionar con eficiencia, evitando pérdidas...
En todas las empresas, y también en otros tipos de organizaciones, se maneja diariamente una gran cantidad de información: datos de clientes y proveedores, de facturación, de expedientes, ofertas y presupuestos, albaranes… Podríamos afirmar que los datos son los activos más importantes en una entidad....
La gran cantidad de información que se genera y consulta hoy en día en todo tipo de formatos ha creado un problema colateral para las organizaciones: cómo disponerla para que sea fácilmente identificada, consultada y compartida por todas las personas interesadas. Una de las posibles...
DocuWare es una solución de software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, que permite a las organizaciones digitalizar y optimizar los procesos que impulsan el núcleo principal de su negocio. Gracias a esta automatización se eliminan muchas tareas manuales tediosas, que absorben...
En las empresas se maneja cada día una cantidad creciente de documentos, que consumen tiempo y recursos. Además, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resultan útiles para las organizaciones. Por ello, se hacen necesarias soluciones con las...
Haciendo un gran esfuerzo de síntesis, la digitalización de documentos puede definirse como las acciones encaminadas a pasar la documentación física de una empresa a formato digital. Dicho de otro modo, cambiar el papel por archivos en pdf, word, excel y otros formatos electrónicos. En...
Siete problemas comunes que puede resolver la gestión documental en contabilidad Hoy en día todavía hay organizaciones que o bien carecen de un sistema digital en sus departamentos de contabilidad o bien no utilizan todo el potencial de su solución de gestión documental. Sin embargo, para...
La digitalización hace a las empresas más eficientes y a los empleados más felices La digitalización ha invadido todas las parcelas de nuestra vida. Sin embargo, el ámbito laboral se le está resistiendo un poco más. Mientras abrazamos de manera entusiasta cualquier nueva tecnología que venga...
Conocemos las ventajas de un gestor documental, pero ¿nos va a ahorrar dinero? En este blog hemos hablado en varias ocasiones (aquí, aquí y aquí) de los beneficios que puede aportar a las organizaciones un gestor documental. Vamos a repasar algunos de ellos: Toda la información...
Beneficios de la indexación automática de datos Además de muchas otras funcionalidades, como el almacenamiento de todos los documentos en un repositorio único, la digitalización certificada de facturas o los flujos automatizados de trabajo, la solución de gestión documental DocuWare indexa los datos automáticamente. De esta...
Cómo hacer que la información se convierta en datos útiles Probablemente, la información que posee una organización sea uno de sus mayores activos, ya se trate de datos personales de clientes o de facturas y albaranes. A estas alturas, el valor de los datos es incuestionable....
La firma digital permite trabajar íntegramente con documentos electrónicos La digitalización alcanza poco a poco todos los ámbitos de la vida, incluido el laboral. Una de sus consecuencias más destacadas es la eliminación del papel en las oficinas, con el fin de hacer los procesos más...