La importancia de los informes de datos en las pyme aporta un valor añadido a las empresas. Los informes de un ERP (Enterprie Resource Planning) ya sean financieros, comerciales o de producción, definen bien la situación global de una empresa. Según explican muchos expertos, los datos...
Sin duda, el Departamento de Contabilidad y Finanzas es uno de los que maneja mayor cantidad de información en cualquier compañía. Además, también genera procesos clave que aseguran la continuidad del negocio. Se trata de tipos documentales como facturas de compra y de venta, albaranes,...
¿Qué es lo primero que haces cuando quieres conocer las empresas homologadas para ofrecer digitalización certificada de facturas? Seguramente, vas a la web de la Agencia Tributaria y buscas el listado. Aquí, en el campo del software de gestión documental, encontrarás un poco de todo....
La confianza es la base de cualquier cooperación o intercambio de bienes e información, ya sea una transacción personal, oficial o de negocios. En contratos y otros acuerdos, el símbolo de esta confianza y lo que los hace vinculantes es, precisamente, la firma de una...
Un gestor documental como DocuWare te permite gestionar tus documentos de forma más eficiente. Así, puedes acelerar tus procesos de trabajo de forma significativa. Pero ¿sabías cuánto tiempo puedes realmente ahorrar cuando aprovechas todo el potencial del gestor documental? Te lo explicamos en este artículo. Para...
Existen muchas tipologías documentales que sufren cambios desde su primera versión hasta que se alcanza la definitiva. Gestionar el control de cambios de un documento no es sencillo. Se complica aún más cuando diferentes personas deben intervenir en versionarlo. Disponer de un solo repositorio documental donde...
Cuando una empresa no ha abordado la digitalización de sus procesos es muy habitual encontrar al departamento de RR.HH. como uno de los principales cuellos de botella. No en vano este es uno de los departamentos donde más se realiza un el uso intensivo de...
El verano es un gran momento para realizar todas esas tareas que por falta de tiempo vamos posponiendo a lo largo del año. Una de esas típicas tareas es la organización de la documentación. Entre las consultas que más recibimos está cómo agilizar las auditorías...
Una solución de gestión documental es un sistema que, a grandes rasgos, permite almacenar de forma centralizada documentos en formato digital y recuperarlos gracias a las búsquedas realizadas a partir de distintos criterios. Además, este tipo de soluciones, como veremos, incluyen muchas otras funcionalidades. Su...
Implementar un sistema de gestión documental o ECM (administración de contenido empresarial) puede ser muy beneficioso para los empleados de cualquier organización. Pero el éxito de la implementación depende de hacerlo siguiendo buenas prácticas. Te explicamos cuál es la mejor manera de implantar gestión documental...
Un 20% de los trabajadores se consideran a sí mismos expertos en tecnologías digitales desde el inicio de la pandemia, según un estudio de Gartner. Casi uno de cada cinco trabajadores en todo el mundo se considera a sí mismo experto en tecnología digital desde...
Una de las funcionalidades más interesantes del gestor documental DocuWare y la vez, más desconocidas, son los Formularios. El uso de formularios para agilizar la entrada de datos a nuestros sistemas puede tener múltiples aplicaciones. Desde autocompletar plantillas de documentos de la Administración hasta generar...
Las vacaciones suelen ser uno de los momentos más esperados del año. Sin embargo, unos días antes de la vuelta aparece el miedo a abrir la bandeja de entrada y encontrar cientos de emails sin leer. También empezamos a pensar en todas las tareas que...
¿Qué haces después de que un cliente realice una compra? ¿Lo dejas ir sin más, o refuerzas la relación con acciones de posventa? Si dejas que el cliente simplemente se vaya, debes saber que eso puede ser un gran error. La relación con el cliente...
Muchas veces hablamos de las ventajas de trabajar con un sistema de gestión documental y de las funcionalidades que aporta en el proceso de transformación digital de cualquier empresa. Sabemos que los usuarios finales serán reacios a cambiar su forma de trabajo si no comprueban...
Como ya hemos comentado en ocasiones anteriores, la utilización de DocuWare aporta numerosas ventajas a sus usuarios. Entre ellas, encontramos el almacenamiento de la información en un repositorio único, el control de accesos, las búsquedas y archivados rápidos y sencillos, los flujos de trabajo automatizados…...
Como ninguna otra cosa en el siglo XXI, la Covid-19 nos ha demostrado que el trabajo remoto no es solo una opción de mercado sino una necesidad. Las empresas se han dado cuenta de que existe una brecha en la forma en que colaboraban y...
MolcaWorld es una firma de servicios de consultoría estratégica, especializada en el diseño y la conceptualización de espacios corporativos. Su equipo destaca por la innovación y la creatividad que aplica a los proyectos. La empresa se fundó en Valencia en 1998 y, desde entonces, no ha...
La gestión documental es el control eficaz y sistemático de los documentos y del archivo de cualquier empresa, independientemente de su tamaño, a lo largo de todo su ciclo de vida. Este abarca desde la recepción o creación del documento hasta su eliminación final, después...
Durante las últimas semanas, el equipo de DocuWare ha realizado una serie de eventos virtuales para mostrar las novedades de la última actualización a sus socios y colaboradores. Hemos podido comprobar que la nueva versión 7.4 incorporará muchas de las funcionalidades solicitadas por los desarrolladores...
El principal objetivo de iniciar la implantación de un gestor documental como DocuWare es eliminar el papel en las oficinas. Aunque la desaparición total del papel en una empresa sea algo difícil de conseguir, este tipo de soluciones ayudan a reducir su uso de forma...
La contabilidad es una de las piezas más importantes de cualquier empresa. El conocimiento de la situación económica y el control de la contabilidad son fundamentales para llevar a cabo una buena administración de la organización. Por eso, los directores administrativo-financieros se sienten frustrados cuando pierden...
Hace tiempo, hablábamos de los flujos de trabajo automatizados y de cómo pueden agilizar eficazmente un proceso como el de cuentas a pagar. Este caso es muy representativo ya que afecta a cualquier compañía, independientemente de la naturaleza de su negocio. No obstante, podemos automatizar...
La gestión de los pagos es un aspecto clave en el día a día de cualquier empresa. Por eso, es fundamental que se lleve a cabo de manera eficiente, para acelerar el proceso de facturación de la organización. Además, la facilidad y la rapidez en...
En este blog hablamos a menudo de nuestra tecnologías favorita de ECM, el gestor documental DocuWare. Es una herramienta en constante evolución que, durante los últimos 30 años, ha crecido hasta convertirse en el gigante que es ahora mismo. Incorpora una cantidad tan ingente de...
La seguridad documental debe ser una cuestión de vital importancia tanto para empresas como para cualquier otro tipo de organización. Ya hemos comentado en otros artículos que la información de una entidad es uno de sus activos más valiosos. Sin ella, cualquier empresa tardaría tres...
Los contratos son esenciales para el día a día de cualquier negocio. Sin embargo, y especialmente si se gestionan en papel y de forma manual, son tareas que consumen mucho tiempo y son poco eficientes. Llevar a cabo la gestión de contratos con DocuWare, una...
El 21 de marzo no solo se celebra la llegada de la primavera, sino también el Día Europeo de los Archivos. Por eso desde GDX hemos querido echar por unos instantes la mirada atrás y revisar la Historia. Muchas cosas han tenido que pasar para...
Implementar un nuevo software puede ser una tarea ardua para cualquier empresa. Sin embargo, hay que enfocarse en los beneficios que este software va a aportar y apoyarse en un partner experimentado que nos ofrezca las suficientes garantías para acompañarnos en este proceso. A continuación,...
Hace poco os dábamos algunos consejos para agilizar la gestión de correos electrónicos. Explicábamos que los gestores documentales, a menudo, incorporan diversas funcionalidades que agilizan el archivado de los documentos que recibimos a través del correo electrónico. Veíamos que se trata de herramientas que hay...
Imagina que acabas de empezar a trabajar. Estás en tu mesa y te llega por email una nueva propuesta de la reunión que tuviste ayer con ese nuevo proveedor. Al poco tiempo, te dejan en la mesa los últimos albaranes de la mercancía que acaba...
Comprobar el email es probablemente lo primero que haces por las mañanas en el trabajo, antes de empezar con otras tareas. Aunque todos sabemos que la bandeja de entrada no es el lugar más adecuado para almacenar información crítica, el hecho es que acabamos dejando...
Vamos a imaginar que tu compañía ya hace tiempo que inició su transformación digital. Que los procedimientos internos más importantes ya están completamente automatizados y que apenas quedan dos o tres archivadores con documentación en papel en la oficina. Os habéis olvidado de introducir manualmente...
En la era de la omnipresencia de la tecnología, el camino natural en las empresas para abordar la transformación digital pasa por implementar sistemas que combinen tanto DMS (Document Management System) como BPMS (Business Process Management System). Ambos sistemas se basan en la digitalización, la...
Ya hemos comentado en artículos anteriores las numerosas ventajas de implantar un gestor documental: eliminación de riesgos, mejora de la búsqueda de documentos, flujos de trabajo más eficientes… Así pues, supongamos que ya estás convencido de que el gestor documental es la solución perfecta para...
La digitalización de documentos tiene muchos beneficios para las organizaciones, como ya hemos comentado en otros artículos: utilidad de los buscadores, impulso del trabajo en equipo, rapidez en las auditorías… Pero, además, entre las ventajas de la digitalización encontramos la eliminación de riesgos importantes para...
Un buscador es la herramienta que te permite recuperar un registro o documento en el menor tiempo y con la mayor precisión posibles. Se trata de un diálogo compuesto por una serie de campos o metadatos donde se acota en términos de búsqueda la información...
Un Sistema Integrado de Gestión Documental es un conjunto de herramientas que se utilizan para conseguir que las compañías funcionen de manera coordinada y eficiente. Por ello, es indispensable contar con un sistema que gestione toda la información de forma clara y precisa. Las soluciones...
Hace unos meses os hablábamos de opciones de herramientas para realizar trabajo en equipo. Por ejemplo, el chat empresarial Teams y otras herramientas colaborativas de Office 365: Exchange, Skype, Yammer y demás aplicaciones. Debido al confinamiento, muchas personas se han familiarizado con el trabajo a...
Ante un cambio de tal magnitud como la situación de pandemia que estamos viviendo, todos debemos adaptarnos, especialmente los negocios. La consultora Gartner ha resumido este proceso de adaptación en tres etapas: respuesta, recuperación y renovación. El objetivo final es rediseñar las estrategias de negocio,...
Aunque parezca evidente, los documentos son un elemento clave a la hora de garantizar el funcionamiento continuo de cualquier negocio. Por ello, la seguridad de los datos debería ser una prioridad para todas las organizaciones. Sin embargo, las brechas de seguridad, las pérdidas de documentos,...
Ya vimos en un post anterior qué es el ROI y la importancia que tiene en las operaciones e inversiones de tu empresa. Hoy vamos a ver algunas pautas para optimizar el ROI y sacar el máximo rendimiento a cada inversión que se realice en...
A estas alturas, queda claro que automatizar los procesos es clave para que las organizaciones sigan siendo competitivas. Las empresas que no hayan iniciado su transformación digital ya se están quedando atrás y las que ya han empezado, tienen que seguir revisando y automatizando sus...
Está claro que un buen sistema para organizar y recuperar información y documentación ahorra mucho tiempo en el día a día. Pero, además, puede resultar determinante en un momento crítico, cuando localizar o no un documento concreto suponga una pérdida millonaria, como en el proceso...
Casi todos los ámbitos de gestión están sufriendo cambios profundos en el contexto de la digitalización. En este sentido, el sector de los recursos humanos ha visto un nuevo amanecer desde la entrada en escena de los programas para la gestión documental y la administración...
No sé si también te pasa a ti, pero cada vez que escucho la palabra auditoría empiezo a sentirme incómodo. Es como si me viniera un sheriff a la empresa a controlarme y confirmar que estoy cumpliendo con la ley. Y muchas veces es exactamente...
Abordar el proyecto de transformación digital es una decisión significativa para cualquier compañía. El proceso de elegir con qué software abordarlo y qué consultora va a ser la encargada de llevarlo a cabo no es sencillo. En el mercado existen multitud de productos y fabricantes...
Las empresas están digitalizando progresivamente sus procesos para hacerlos más eficientes. Sin embargo, aunque el departamento de Recursos Humanos es uno de los que más papel maneja en una compañía, la automatizar procesos en RRHH no suele ser una de las prioridades. Según un informe de AIIM, en la mayoría...
En la actualidad, la transformación digital de la empresa es un reto prioritario para todas aquellas organizaciones que desean mejorar sus índices de productividad. Gracias a este proceso troncal, puedes ejecutar tus procesos de negocio de forma más eficiente, perfeccionar los canales de comunicación e...
Acabo de terminar una llamada con un cliente y ha sido tan interesante que he decidido compartirla con vosotros. Aunque la conversación ha empezado con la gestión documental, hemos terminado hablando de integración entre sistemas. El cliente ha llegado a decirme, incluso, que no valía la...
El proceso de gestión documental de una empresa debe estar completamente sistematizado, pues la gran cantidad de datos que se almacenan actualmente implica un tratamiento exhaustivo. Sin medios que automaticen el proceso sería imposible llevarlo a cabo de forma ordenada y que, además, cumpliera con...
Una de las tareas que más ralentiza los procesos en las empresas es la introducción manual de datos en los sistemas informáticos. Se trata de una labor lenta, repetitiva, poco motivadora para los empleados y, además, con una alta probabilidad de que se produzcan errores....
En el contexto actual de crisis, causada por la pandemia de la Covid-19, son muchas las empresas que se han tenido que adaptar rápidamente para intentar mantener la productividad de sus empleados. La solución está en la tecnología, pero no en cualquier tipo de tecnología...
La transformación digital es el gran reto que el siglo XXI plantea a las empresas. Este proceso tiene que implementarse en todos los aspectos que rigen la actividad de un negocio. Uno de los conceptos fundamentales que no debes olvidar es el de oficina sin...
Un estudio internacional realizado por International Data Corporation (IDC) muestra cómo los desafíos de la gestión de documentos representan una pérdida del 21% de la productividad en las organizaciones. Un gestor documental o sistema de gestión documental es un software que aborda esos desafíos, actuando...
Una oficina sin papeles es, evidentemente, sinónimo de una oficina más moderna y más ecológica. Sin embargo, en ocasiones es difícil para los trabajadores de una empresa cambiar de golpe su forma de trabajar. En este artículo vamos a enumerar todos los beneficios de la...
Transformación digital gracias a la integración de aplicaciones Como hemos comentado en otras ocasiones, emprender la transformación digital de una organización no equivale a implantar un software. Se trata de una transformación profunda que debe llevarse a cabo, de manera paulatina, en todos los procesos de...
En las últimas semanas la mayoría de los españoles nos hemos visto obligados por las circunstancias a convertirnos en expertos en teletrabajo. Así, estamos ya más que acostumbrados a trabajar de forma remota con documentos en formato digital. Sin embargo, con mayor o menor frecuencia...
Son muchas las empresas que, en los últimos años, han ido mejorando y optimizando sus procesos, con la implementación de soluciones de firma electrónica, pero no únicamente para firmar documentación legal, sino también para reducir al mínimo la necesidad de imprimir papel, uno de los...
¿Sabes qué es una empresa automatizada? ¿Quieres saber cómo conseguir una compañía de este tipo? A día de hoy se ha vuelto imprescindible automatizar todos los procesos,tanto en las grandes empresas como en las pequeñas y medianas, con software de última generación especializado en gestión...
Si tienes tu propio negocio, seguro que ya eres consciente de la gran cantidad de documentación que implica el funcionamiento de una empresa. La digitalización certificada es la mejor opción para garantizar que tus facturas estén archivadas correctamente, cumplan con todos los requisitos legales y...
El Grupo Santalucía aglutina diversas empresas del sector asegurador, financiero y de servicios. Con una experiencia de casi 100 años, el Grupo ha ido adaptando su modelo de negocio a las nuevas realidades de cada época, para ofrecer a sus clientes una oferta integral en...
En GDX Group sabemos que el tiempo es un aspecto fundamental en la vida de las personas. Por una parte, conocer el tiempo del que disponemos puede suponer una liberación para nuestras agendas, pero por otra, la falta de tiempo puede generar emociones negativas...
AIMPLAS es un centro tecnológico con 30 años de experiencia en el sector del plástico. Aporta soluciones a las empresas en toda la cadena de valor del sector, desde los fabricantes de materia prima a los transformadores y usuarios finales. Su misión es doble: por...
La transformación digital se ha convertido en una constante en todos los ámbitos de nuestra vida, así que, por supuesto, ha alcanzado también a las empresas y a sus departamentos de Recursos Humanos. El cambio en la manera de relacionarse y de trabajar tiene que...
Conseguir una oficina sostenible no es un trabajo sencillo, puesto que implica tener en cuenta muchos y variados factores, ser cuidadoso, constante y convencer e implicar al conjunto de profesionales y colaboradores. Pero el esfuerzo dedicado a lograr una oficina sostenible, responsable y respetuosa con el...
De un modo general, el control de documentos puede definirse como un circuito de trabajo o procedimiento puesto en marcha por una organización con el fin de asegurar la disponibilidad de cualquier información en el momento que se requiera. Para poder funcionar con eficiencia, evitando pérdidas...
En todas las empresas, y también en otros tipos de organizaciones, se maneja diariamente una gran cantidad de información: datos de clientes y proveedores, de facturación, de expedientes, ofertas y presupuestos, albaranes… Podríamos afirmar que los datos son los activos más importantes en una entidad....
DocuWare es una solución de software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, que permite a las organizaciones digitalizar y optimizar los procesos que impulsan el núcleo principal de su negocio. Gracias a esta automatización se eliminan muchas tareas manuales tediosas, que absorben...
En las empresas se maneja cada día una cantidad creciente de documentos, que consumen tiempo y recursos. Además, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resultan útiles para las organizaciones. Por ello, se hacen necesarias soluciones con las...
Haciendo un gran esfuerzo de síntesis, la digitalización de documentos puede definirse como las acciones encaminadas a pasar la documentación física de una empresa a formato digital. Dicho de otro modo, cambiar el papel por archivos en pdf, word, excel y otros formatos electrónicos. En...
Siete problemas comunes que puede resolver la gestión documental en contabilidad Hoy en día todavía hay organizaciones que o bien carecen de un sistema digital en sus departamentos de contabilidad o bien no utilizan todo el potencial de su solución de gestión documental. Sin embargo, para...
La digitalización hace a las empresas más eficientes y a los empleados más felices La digitalización ha invadido todas las parcelas de nuestra vida. Sin embargo, el ámbito laboral se le está resistiendo un poco más. Mientras abrazamos de manera entusiasta cualquier nueva tecnología que venga...
Conocemos las ventajas de un gestor documental, pero ¿nos va a ahorrar dinero? En este blog hemos hablado en varias ocasiones (aquí, aquí y aquí) de los beneficios que puede aportar a las organizaciones un gestor documental. Vamos a repasar algunos de ellos: Toda la información...
Beneficios de la indexación automática de datos Además de muchas otras funcionalidades, como el almacenamiento de todos los documentos en un repositorio único, la digitalización certificada de facturas o los flujos automatizados de trabajo, la solución de gestión documental DocuWare indexa los datos automáticamente. De esta...
Cómo hacer que la información se convierta en datos útiles Probablemente, la información que posee una organización sea uno de sus mayores activos, ya se trate de datos personales de clientes o de facturas y albaranes. A estas alturas, el valor de los datos es incuestionable....
La firma digital permite trabajar íntegramente con documentos electrónicos La digitalización alcanza poco a poco todos los ámbitos de la vida, incluido el laboral. Una de sus consecuencias más destacadas es la eliminación del papel en las oficinas, con el fin de hacer los procesos más...
La automatización permite un servicio más rápido y eficiente Aunque parezca una contradicción, la automatización de las oficinas mejora la calidad de la interacción entre las personas: los empleados y los clientes. ¿Cómo es posible? Es muy sencillo: utilizando flujos de trabajo digitales y disponiendo de...
El uso de la factura electrónica será obligatorio a partir de abril para trabajar con las Administraciones Públicas La Unión Europea quiere impulsar el uso de la factura electrónica en un formato único y común a todos los países miembros. Por ello, a partir del próximo...
2019, el año para la consolidación de la digitalización Con el comienzo del nuevo año es momento de plantearse nuevos proyectos y objetivos. En el ámbito empresarial, el impulso de la digitalización se perfila como una de las tareas pendientes para muchas organizaciones. Una buena manera...
Flujos de trabajo digitales para agilizar el departamento de administración Validar los detalles de las facturas de proveedores para contabilizarlas es una de las muchas tareas rutinarias que se realizan diariamente en el departamento de administración. Sin embargo, con un flujo de trabajo digital para procesar...
Gestión documental preconfigurada con DocuWare Kinetic En todas las empresas hay procesos de negocio que consisten en gestionar documentos. Aunque en cada organización estos procesos funcionan de manera diferente, todos tienen características similares. Para responder a estas necesidades comunes, DocuWare lanza Kinetic Solutions, un software preconfigurado,...
Una empresa más eficiente con servicios gestionados de impresión y gestión documental Cualquier empresa, para el desarrollo de su actividad, necesita llevar a cabo procesos que implican gestión de documentos en papel: pedidos, facturas, albaranes, ofertas, expedientes… Se trata de procesos que consumen muchos recursos y...
La firma electrónica confiere validez legal al documento digitalizado La digitalización está invadiendo poco a poco el mundo: empezó por nuestra vida personal con el auge de los smartphones y alcanza ya los entornos laborales. Una de sus principales bazas es que permite sustituir todos los...
Cómo hacer más eficiente la gestión de facturas gracias a la automatización La gestión de la facturación es un proceso fundamental en cualquier tipo de empresa. Se trata de tareas que tradicionalmente requieren mucho tiempo y esfuerzo y que, además, pueden repercutir directamente en la cuenta...
¿Cifrar los datos para cumplir con el GDPR? Qué es el cifrado de datos El cifrado de los datos es una práctica que consiste en codificar los datos para modificar su formato original y que no sea posible leerlos. La información solo podrá leerse cuando se dispone...
Optimizar el archivo gracias a los beneficios de la digitalización Si trabajamos en un entorno en el que casi toda la documentación se gestiona en papel, pensar en digitalizar todo el archivo seguro que nos parece una tarea hercúlea. Y, de hecho, lo es. Escanear y...
Las oficinas deben ponerse al día en tecnologías de movilidad Cuando a mediados de los 80 se lanzaron los primeros teléfonos móviles, que pesaban cerca de 1 kg. y solo tenían autonomía para una hora de conversación u ocho horas en espera, todos pensamos que eran...
Aunque la digitalización es una prioridad, su implantación en las empresas todavía no es generalizada Hace solo unos días conocíamos la noticia de la apertura de la tienda Amazon Go en Seattle, un establecimiento en el que no existe línea de cajas y que funciona mediante...
Cómo la gestión documental puede ayudar a mantener la privacidad de los datos personales Según un estudio del Identify Theft Resource Center, las brechas de seguridad aumentaron en un 40% entre 2015 y 2016, lo que supuso un coste medio de 4 millones de dólares en...
La ponencia de GDX Group ha abordado la digitalización de procesos GDX Group, representada por su director, Vicente Ruiz, ha participado en la Jornada Temática Habilitadores Industria 4.0 que se ha celebrado el 11 de diciembre en la Ciudad Administrativa 9 de Octubre de Valencia. El...
Cómo afecta a las empresas el Reglamento europeo de Protección de Datos El próximo mes de mayo entrará en vigor la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos, cuyo proyecto ya ha sido aprobado por el Consejo de Ministros y que está basada en el Reglamento...
Desmontando tópicos sobre la automatización de procesos de negocio En los medios de comunicación proliferan algunas ideas sobre el rol que la automatización, el machine learning y la tecnología juegan en la creación o destrucción de empleo que generan mucha controversia, pero que aportan poca claridad. A...
La digitalización de documentos, combinada con otras herramientas como un gestor documental, puede facilitar todo tipo de tareas administrativas. Habitualmente, se habla de su utilidad para los departamentos de Compras, Ventas o Contabilidad, fundamentalmente para el procesamiento de facturas y otros documentos comerciales. Sin embargo,...
La cuestión de establecer una facturación electrónica estandarizada en Europa ha sido largamente estudiada. Los países de la UE y la Comisión Europea han decidido introducir un estándar europeo para e-facturación en respuesta a la diversidad de formatos de factura electrónica utilizados. Esta diversidad genera...